SGK teşvik raporu okuma işlemine toplam tasarruftan değil, aynı çalışanın aynı işyeri ve dönemdeki kayıtlarını eşleştirerek başlayın. Rapordaki prim günü, prime esas kazanç ve teşvik bilgisi bordro ile bildirime uyuyor mu? Ardından onaylı tahakkuku ve ödeme durumunu inceleyin. Potansiyel uygunluk, beyan edilen indirim ve gerçekleşen avantajı ayrı izleyin.
HibeRaporu şirket ve istihdam belgelerinizi birlikte inceler; eksikleri belirler, uygun desteklerin dosya hazırlığı ve başvuru takibini ekibinizle yürütür. Teşvik kontrol dosyanızı birlikte değerlendirelim. Bordro sorumlunuz ve mali müşavirinizle paylaşılacak farkları çalışan ve dönem bazında açıklığa kavuşturalım.
Önce hangi raporu karşılaştırdığınızı belirleyin
Raporun kim tarafından, hangi veriden ve ne zaman üretildiğini kaydedin. Yazılımın öneri listesiyle SGK tahakkukunu aynı belge gibi okumayın. SGK’nın Potansiyel Teşvik Sorgulama duyurusu, sorgulamanın çalışan bakımından olası teşvik kapsamını gösterdiğini açıklar. Eski duyurudaki kodları güncel teşvik listesi olarak kullanmayın.
Karşılaştırmada üç durumu ayrı adlandırın: önerilen uygulama, bildirime yansıyan uygulama ve tahakkuk/ödeme kaydıyla doğrulanan sonuç. Henüz gönderilmemiş bordro taslağına dayanarak “bu tutar kazanıldı” demeyin. Genel koşullardan başlamak için SGK teşvik uygunluğu rehberimizi inceleyebilirsiniz; bu yazı kayıtlar arasındaki mutabakata odaklanır.
İşyeri, dönem ve personeli aynı kayıtta buluşturun
Şirket unvanı tek başına yeterli eşleştirme bilgisi değildir. İki şubenin aynı ayını veya aynı çalışanın farklı dönemlerini yanlışlıkla karşılaştırabilirsiniz. Çalışma dosyasını ilgili işyeri sicili ve hizmet dönemiyle sınırlandırın; birden fazla sicil varsa ayrı toplamlar oluşturun.
Personeli yalnız ad soyadla eşleştirmeyin. Yetkili çalışma ortamında kimlik ve personel kaydını doğrulayın; paylaşılacak fark raporunda gereksiz kişisel bilgileri çoğaltmadan iç personel kodu kullanın. Aynı kişinin birden fazla satırı bulunuyorsa hemen mükerrer saymayın; satırların hangi belge ve uygulamaya ait olduğunu araştırın.
Kullanılan bordro sürümünü ve raporun alınma zamanını da yazın. Bordro sonradan değiştiğinde eski raporun güncel sonuçla örtüşmemesi mümkündür. Karşılaştırmaya başlamadan önce iki tarafın aynı son kayıtları kullandığını belirleyin.
Bordro teşvik mutabakatında gün ve kazancı ayırın
GİB’in Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi kılavuzunda belge mahiyeti, belge türü, düzenlemeye esas kanun numarası ve prim günü ayrı alanlardır. Erişilebilir kılavuz eski sürüm olduğundan alanların anlamını açıklamak için kullanın; tarihli menü, oran veya vergi uygulamalarını bugüne taşımayın.
Prim ödeme gününü puantaj, işe giriş/çıkış ve eksik gün kayıtlarıyla karşılaştırın. Farkın sebebini bulmadan günü yükselterek rapora uydurmayın. İstirahat veya izin bulunan ayda yalnız “işyerine geldiği gün” bilgisinden hareketle sonuç üretmeyin; ücret ve bildirim durumunu bordro sorumlusu değerlendirsin.
SGK’nın prime esas kazanç açıklamaları, ücret ve diğer ödemelerin prime etkisini ayrı ele alır. Bu nedenle çalışana ödenen net ücreti prime esas kazanç yerine koymayın. Rapordaki matrahın bordrodaki SGK matrahıyla ilişkisini kontrol edin; ek ödeme veya istisna varsa dayanağını mali müşavirinize doğrulatın.
Personel bazlı teşvik raporu için bir kontrol kaydı oluşturun
Her fark için şu alanları kullanabilirsiniz: işyeri ve dönem, iç personel kodu, rapordaki değer, bordro/bildirimdeki değer, dayanak belge, farkın açıklaması ve işlem sorumlusu. Bu, şirket içi hazırlık önerisidir; zorunlu bir resmî form değildir.
Aşağıdaki SGK teşvik kontrol tablosu tamamen temsilidir; gerçek kişiye ait veri veya müşteri sonucu içermez.
| Kayıt | Görülen fark | İlk kontrol |
|---|---|---|
| P-01 | Raporda 30, bordroda 22 prim günü | Puantaj ve kullanılan sürüm |
| P-02 | Matrahlar farklı | Ek ödeme ve SGK matrahı |
| P-03 | Önerilen teşvik bildirimde yok | Koşullar ve son onaylı kayıt |
P-01 için bordronun son sürüm, raporun ise önceki taslak üzerinden üretildiğinin anlaşıldığını varsayalım. İlk işlem raporu güncel verilerle yeniden değerlendirmektir. Sekiz günlük farkı doğrudan “kaybedilmiş teşvik” olarak parasallaştırmak doğru bir kontrol yaklaşımı olmaz.
Kanun numarasından onaylı tahakkuka ilerleyin
Önerilen teşvikin hangi kanun numarasıyla ilişkilendirildiğini ve bildirilen kayıtta ne bulunduğunu karşılaştırın. Aynı numaranın görülmesi tek başına bütün şartların sağlandığını kanıtlamaz. SGK’nın güncel teşvik sayfasındaki ilgili uygulamayı esas alın; bildirim, ödeme, borç ve çalışan koşulları desteğe göre değişebilir.
GİB kılavuzu birden fazla SGK tahakkuku ve hizmet dökümünün oluşabildiğini de açıklar. Yalnız ilk fişi veya vergi tahakkukunu alarak SGK toplamını tamamlanmış saymayın. İlgili dönem ve sicile ait onaylı kayıtların bütününü inceleyin; ek ve iptal işlemleri varsa son geçerli duruma nasıl ulaşıldığını açıklayın.
Toplam farkı doğrudan tasarruf olarak yazmayın
İki ayın ödenecek primlerini çıkarmak, çalışan sayısı, gün veya kazanç değişmişse teşvik etkisini tek başına göstermez. Karşılaştırmanın hangi aynı verilere dayandığını belirtin. Bir indirim başlangıç hesabında zaten dikkate alınmışsa onu ikinci kez ek avantaj olarak toplamayın.
SGK’nın İşveren Sistemi açıklamasında tahakkuk ve tahsilat hareketleri ayrı izlenebilir. Ödeme belgesini doğru sicil ve borç dönemiyle eşleştirin; yalnız banka çıkışına bakarak bütün teşvik koşullarının tamamlandığını varsaymayın.
Sonuç notunda açıklanamayan farkı, sorumlusunu ve beklenen belgeyi gösterin. HibeRaporu bu hazırlığı ekibinizle yürütür, belge eksiklerini ve başvuru takip adımlarını netleştirir. İstihdam desteklerinizi birlikte inceleyelim. Beyan ve düzeltme işlemlerini yetkili mali sorumlunuzla doğrulayarak ilerleyin; analiz raporu resmî onay veya kesin tasarruf garantisi değildir.