Bir ihracat şirketi, Türkiye’deki üreticiyle yaptığı anlaşma kapsamında ürünleri yurt dışında pazarlamak için stant açabilir. Fuara kaydolan şirket, ürünleri üreten şirket ve ambalajda adı görünen marka sahibi farklı olabilir. Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar araştırmasına bu üç rolü belirleyerek başlayın. Dosyayı inceleyecek kişi, etkinliğe hangi işletmenin katıldığını ve stantta gösterilen ürünlerin üreticiyle nasıl ilişkilendirildiğini belgelerden anlayabilmelidir.
Yurt dışında fuara katılmak için devlet desteği araştırırken fuarın listede bulunması ve şirketin katılım biçimi ayrı kontrol adımlarıdır. Hibe Raporu fuar listesinden etkinliğin tam adını ve dönemini bulun. Katılım sözleşmenizde aynı fuarın yer aldığını kontrol edin. Ardından üretici ve marka ilişkisini açıklayan dosyayı, seçtiğiniz katılım biçimine göre hazırlayın. Fuar listesi ve ön hesap
Şirketleri satış ve üretim rollerine göre tanımlayın
Kurgusal örneğimizde bir dış ticaret şirketi, iki üreticiden temin ettiği ambalaj ürünlerini aynı fuarda sergilemek istiyor. Birinci üretici karton kutu, ikinci üretici koruyucu iç ambalaj üretiyor. Stant sözleşmesini dış ticaret şirketi imzalayacak. Katalogda ise sergilenen ürünlerin yanında her üreticinin markası bulunacak. İlk toplantıda satış, teknik ekip ve muhasebe, her ürünün hangi sözleşmeye ve üretici kaydına dayandığını yazabilir.
Sadece faturada satıcı unvanının bulunması, ürünün hangi işletme tarafından üretildiğini dosyanızda açıklamaya yetmeyebilir. Tedarik zincirinde ara satıcı varsa bunu tabloya ekleyin. Üreticinin verdiği belgenin hangi ürünü ve hangi dönemi açıkladığı belli olsun. Örnekteki kutu ile iç ambalaj aynı katalogda bulunabilir. Her ürünün hangi üreticiye ait olduğunun belge üzerinden takip edilmesi, fuar katılım desteği araştırmasını somutlaştırır.
| Dosyada izlenen rol | Örnek kayıt | Açıklığa kavuşturulacak konu |
|---|---|---|
| Fuar katılımcısı | Stant ve katılım sözleşmesi | Başvurunun hangi işletmeye ait olduğu |
| Üretici | Üretime veya faaliyete ilişkin kayıt | Sergilenen ürünle üretim ilişkisinin dayanağı |
| Pazarlamacı | Üreticiyle yapılan sözleşme | Pazarlama ilişkisinin kapsamı |
| Marka sahibi | Ticari ilişkiyi gösteren kayıt | Marka kullanımının hangi ürüne dayandığı |
| Organizatör | Fatura ve katılım belgeleri | Etkinlik ve stant bilgilerinin eşleşmesi |
Tabloyu hazırlarken şirketlerin tam ticaret unvanlarını kullanın. Kısa marka adlarını da kendi sütununda saklayabilirsiniz. İki üreticinin aynı ana markayla çalışması mümkündür. Bu durumda markayı tek başına belge eşleştirme ölçütü yapmak yerine ürün grubunu, tedarik ilişkisini ve şirket unvanını birlikte kaydedin.
Pazarlama sözleşmesinde hangi ürünlerin yer aldığını inceleyin
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 41. maddesi pazarlamacı katılımcıların üreticiyle kurduğu sözleşme ilişkisini ele alır. Genelge’nin EK-1 bölümünde pazarlamacı katılımcı için sözleşme ve üreticiye ilişkin belge hükümleri bulunur. “Yurt dışı fuar desteği kimler alabilir?” sorusunu araştırırken kendi katılımınıza karşılık gelen bölümü açın ve hangi kayıtların isteneceğini oradan belirleyin. Fuar genelgesi, madde 41 ve EK-1
Şirket içi kontrol için ilk adım, pazarlama sözleşmesinin taraflarını ticaret kayıtlarındaki unvanlarla karşılaştırmaktır. Sonra sözleşmenin hangi ürün grubunu kapsadığını ve hangi tarihte düzenlendiğini görün. Bir anlaşma yalnız kutuları kapsıyorsa sergilenmesi planlanan iç ambalajın hangi ilişkiye dayandığını ayrıca açıklayın. Bir ürün sonradan sergi listesine eklendiyse hem ürün tablosunu hem de dayanak belge listesini güncelleyin.
Bireysel fuar katılım desteği araştırması yapan şirket, görüşmeye hangi üreticiden hangi belgeyi alacağını gösteren bir listeyle gelebilir. Milli katılım fuar desteği incelemesinde de organizatörün sağlayacağı katılım kayıtları ile şirketin hazırlayacağı üretim ve pazarlama belgeleri farklı sorumlulara düşebilir. Her iki durumda da pazarlama ekibi belge hazırlığını, stant tasarımı onaya gitmeden önce başlatabilir.
Markanın stantta nerede ve nasıl görüneceğini belirleyin
Stant tasarımı başlamadan ürün etiketi, duvar görseli, katalog ve fuarın çevrimiçi katılımcı kaydını birlikte inceleyin. Her görselin şirketi ve ürünü nasıl tanıttığını kaydedin. Örneğin yabancı bir perakendeci için özel markalı üretim yapan şirket, ürün ambalajında müşterinin markasını göstermek isteyebilir. Aynı markanın stant üzerindeki büyük bir başlığa alınması katılımcının kimliği konusunda farklı bir görünüm yaratabilir.
Genelge’nin 43. maddesi belirli dış ticaret ve üretim ilişkilerinde yabancı şirket veya zincir mağaza marka ve logolarının kullanımına ilişkin koşulları açıklar. İlgili ilişkinin DYS üzerinden belgelenmesi ve stant görünümünün yabancı katılımcı izlenimi oluşturmaması bu değerlendirmede yer alır. Tasarımınızda böyle bir kullanım varsa maddeyi ve belge eklerini, somut görsellerinizle birlikte inceleyin. Fuar genelgesi, madde 43
Şirketin tasarım onay tablosunda her marka için kullanım yeri ve dayanak ilişki yazabilir. Örneğin ürün ambalajı, katalog içi ürün fotoğrafı ve stant arka duvarı üç ayrı satırda izlenebilir. Her satıra tasarımın hangi sürümünde kullanıldığını ekleyin. Bir marka görseli son anda değişirse dosya sorumlusu hangi belge ve ürün kayıtlarının yeniden gözden geçirileceğini görebilsin.
Üretim belgesini ürün ve tarih üzerinden okuyun
Üretici tarafından paylaşılan kaydın, stantta sergilemeyi planladığınız ürün grubuyla ilişkisini açıklayın. Aynı şirket birden fazla tesiste farklı ürünler yapabilir. Dosyadaki üretim belgesi yalnız belirli bir tesise aitse ürün tablosunda bunu belirtin. Ürünler satın alma sisteminde kısa bir kodla izleniyorsa katalogdaki ticari adla bu kodun nasıl eşleştiğini de yazın.
Fuar teşvikleri araştırması sırasında üreticiyle yapılan sözleşmenin yeni sürümü geldiyse eski evrakla birlikte karışmasını önleyin. Belgede görülen unvanın veya ürün listesinde yapılan değişikliğin nedenini kısa bir notla kaydedin. Fuara götürülecek ürünlerin son listesini de stant ekibine verin. Bir değişiklik fuar sırasında yapılırsa hangi ürünün ne zaman eklendiği ve belge sorumlusuna ne zaman bildirildiği anlaşılabilsin.
Birden fazla ürünün tek ürün ailesi altında tanıtılması da mümkündür. Örneğimizde dış ticaret şirketi, kutu ve iç ambalajı tek bir paketleme çözümü olarak sunabilir. Pazarlama dili bu ürünleri tek çözümde birleştirirken başvuru dosyasındaki dayanaklar kendi üreticileriyle ilişkilendirilmeye devam etsin. Eşleştirme tablosuna çözümün ticari adı ve her bileşenin ürün kodu birlikte yazıldığında bu fark kolayca izlenebilir.
Katalog ve ürün değişikliklerini ayrı bir kayıtla yönetin
Örnekteki dış ticaret şirketi, kutu ürününün katalog fotoğrafını fuardan bir hafta önce yenilemiş olsun. Eski fotoğrafta üreticinin logosu, yeni fotoğrafta müşterinin özel markası görünüyor. Aynı ürüne ait iki görsel şirket içinde farklı amaçlarla kullanılabilir. Hangi görselin fuar kataloğuna gideceğini, hangi ilişkinin marka kullanımını açıkladığını ve tasarımın hangi sayfasında yer aldığını kaydedin. Bu örnekte değişen şey ürünün üretim yeri değil, sergide görülecek marka kimliğidir.
Organizatöre gönderilen kısa katılımcı profili de kontrol edilsin. Üreticinin internet adresi, başvuruyu yapacak dış ticaret şirketinin iletişim alanına yanlışlıkla yazılmış olabilir. Katalog ekibi, organizatörün yayımlayacağı metinle şirketin katılım sözleşmesindeki bilgileri yan yana okusun. Bir düzeltme gönderilirse talep tarihini ve yayımlanan son metni saklayın. Dosya incelemesi sırasında hangi tanıtım metninin gerçekten kullanıldığı böylece görülebilir.
Ürünler etkinliğe yetişmediğinde yedek numune seçimi için de aynı tabloyu kullanın. Eldeki numuneyi stant ekibine göndermeden önce seri veya ürün kodunu, üreticisini ve üzerindeki markayı kontrol edin. Farklı üreticinin ürünü kullanılıyorsa satış ekibi pazarlama ilişkisini açıklayan kaydı güncellesin. Bu çalışma, değişiklikleri fuar sonrasına bırakmadan şirketin doğru kayda ulaşmasını sağlar.
Son tasarım onayında stant ekibine tek bir dosya verin. İçinde son ürün listesi, katalog sürümü, marka kullanım notu ve sorumlu kişinin iletişim bilgisi olsun. Bir görsel yerinde değişirse stant sorumlusu neyin değiştiğini ve kiminle doğruladığını yazsın. Yeni sürümün hangi belgeyle ilişkilendirildiğini de dosya sorumlusu tamamlasın.
Etkinlik kaydı ile hazırlık dosyasını fuardan önce karşılaştırın
Fuar metrekare desteği ne kadar araştırması için stant alanını kayıt üzerinden kontrol edin. Fuar standı birden çok ürün grubu içeriyorsa dosya sorumlusu bu grupların yerleşimini ve organizatör kayıtlarını birlikte görebilsin. Yerleşim planını değiştirdiğinizde son görselleri stant ekibiyle paylaşın. Şirketin fuarda nasıl tanıtıldığına ilişkin kayıtların etkinlik ve stant bilgisiyle eşleşmesine dikkat edin.
Fuar teşvik danışmanlığı görüşmesine katılım sözleşmesini, ürün ve üretici tablonuzu, mevcut pazarlama belgelerini ve tasarımın son sürümünü birlikte getirin. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti görüşmesinde açık kalan soruları ürün adıyla belirtin. “İkinci üreticinin iç ambalajı için hangi kayıt incelenecek?” gibi bir soru, genel bir belge listesi istemekten daha somut cevap sağlar.
DYS fuar destek başvurusu hazırlığı için hangi bilginin şirket, hangi bilginin üretici ve hangi bilginin organizatör tarafından sağlanacağını son bir kez kontrol edin. Açık işlerin yanına tarih ve sorumlu yazın. Hibe Raporu ile görüşme sırasında üretici ve marka ilişkisini tablo üzerinden açıklayabilirsiniz. Dosyanız tamamlandığında, stantta yer alan her ürünün hangi üretim ve pazarlama kaydına bağlandığı tek bakışta görülebilmelidir. Fuar başvuru dosyası ve takip hizmeti
