Bir makine teklifinin ucuz veya pahalı olduğuna karar vermekle destek başvurusuna uygun bir yatırım dosyası hazırlamak aynı çalışma değildir. Satın alma ekibi teslim ve ödeme koşullarına, üretim ekibi kapasiteye, yönetim ise yatırımın geri dönüşüne bakar. Makine alım hibesi araştırması bu bilgileri bir araya getirdiğinde anlam kazanır. İlk adım, alınacak ekipmanın işletmede hangi sorunu çözeceğini açıklamaktır.
Hibe Raporu'nun uygunluk ve dosya hazırlama hizmetleri için görüşmeye gelirken makine listesiyle birlikte mevcut üretim sürecinizi anlatan kısa bir not hazırlayın. Bu rehber, teklifleri değerlendirme dosyasına dönüştürmenize yardımcı olur.
Mevcut üretimdeki ihtiyacı ölçülebilir biçimde anlatın
Makineye neden ihtiyaç duyduğunuzu “kapasiteyi artıracağız” cümlesiyle bırakmayın. Hangi işlemde darboğaz oluştuğunu, bugün ne kadar üretim yapıldığını ve hedeflenen değişikliği açıklayın. Eldeki bilgi kesin değilse tahmin olduğunu belirtin. Bir teklifin katalog kapasitesini işletmenin gerçekleşmiş üretimi gibi sunmayın.
İmalatçı hibe destekleri araştırmasında makine ile proje amacı arasındaki bağ bu notla görünür olur. Üretim atölyesi hibeleri arayan küçük bir işletmede de aynı yaklaşım kullanılabilir. Ölçek değişse bile ekipmanın iş akışındaki yeri, mevcut ihtiyacı ve kullanım planı anlaşılır olmalıdır.
Tesisin tamamını ve ekipmanın yerini birlikte düşünün
Fabrika kurma hibesi araştıran bir yatırımcı yalnız makine bedellerini toplarsa tesis hazırlığını gözden kaçırabilir. Elektrik, yerleşim, depolama, iş güvenliği, personel ve devreye alma gibi konular için hangi hazırlıkların gerektiğini teknik ekiple değerlendirin. Bunların destek kapsamı seçilen programa göre ayrıca incelenmelidir.
Gıda üretim tesisi hibeleri için araştırma yapan işletme, üretimin aşamalarını ve hangi ekipmanın hangi aşamada kullanılacağını gösterebilir. Soğuk hava deposu hibesi gündemdeyse depolama ihtiyacıyla ürün akışını ilişkilendirin. Paketleme makinesi hibesi araştırmasında ise ürün özellikleri, mevcut paketleme işlemi ve yeni ekipmanın katkısı aynı teknik notta yer almalıdır.
Tarım makineleri hibesi için bulunan bir duyuruyu da üretim tesisindeki her ekipmana uygulamayın. Faaliyetin ve ekipmanın programdaki tanımlarla nasıl ilişkilendiğini inceleyin. Farklı yatırım türleri için ayrı destek araştırması gerekebilir.
Teklifleri aynı teknik özelliklerle karşılaştırın
En düşük toplam fiyatı seçmeden önce tekliflerin aynı işi tarif edip etmediğini kontrol edin. Kapasite, güç, otomasyon, ölçü, malzeme ve yardımcı ekipman farklılıklarını yazın. Bir teklifte dahil olan kurulumun diğerinde ayrı ücretlendirilmesi, toplam maliyet karşılaştırmasını değiştirebilir.
TKDK kapsamında bir yatırım araştırıyorsanız kurumun resmî sitesinden başvurunuza ait çağrı rehberine, uygun harcamalar listesine ve teklif alma kurallarına ulaşın. Teknik özelliklerin teklif ve kataloglarda nasıl açıklanacağını bu belgelerden kontrol edin. Eski bir çağrının ekipman listesini yeni başvurunun geçerli listesi olarak kullanmayın. Şirket içi karşılaştırmada ekipmanın işlevini, kapsamını ve teknik farklarını açıkça gösterin.
| Karşılaştırma konusu | Teklifte aranacak bilgi | Dosyada açıklanacak fark |
|---|---|---|
| İşlev | Yapılan işlem ve ürün | Yatırım amacına katkı |
| Kapasite | Birimiyle birlikte kapasite | İşletmenin hedefiyle ilişki |
| İçerik | Ana makine ve aksesuarlar | Dahil ve ayrı fiyatlanan parçalar |
| Teslim | Termin ve devreye alma | Proje takvimine etkisi |
| Ödeme | Avans ve bakiye planı | Kaynak ihtiyacının zamanı |
İkinci el ve yeni makineyi programına göre araştırın
İkinci el makineye hibe var mı sorusuna bütün destekler için tek cevap vermek doğru bir araştırma yöntemi olmaz. Örneğin TKDK'nin uygun olmayan harcamalar açıklaması ikinci el ekipmanı ayrıca ele alır. KOSGEB'in Girişimci Destek Programı sayfasında ise İş Geliştirme Desteği kapsamında yeni olmayan makineler için aranan koşullar açıklanır. Bu açıklamayı bütün KOSGEB programlarına genellemeyin. Aynı ekipman için hangi programı incelediğinizi baştan belirleyin.
Hibe ile alınan makine satılır mı sorusunu da yatırım yapılmadan önce dosyanıza ekleyin. Kullanım, izleme, devir ve değişiklikle ilgili yükümlülükler varsa bunların hangi kaynaktan doğrulanacağını belirleyin. Satın alma kararının sonrasındaki sorumlulukları görmek, yatırımın işletme açısından sürdürülebilirliğini değerlendirmenize yardımcı olur.
Harcama zamanını ve teklif sürümünü kaydedin
Hibe başvurusu için proforma alırken teklifin düzenlenme tarihini ve geçerlilik süresini kaydedin. Teknik tanım değişirse eski teklifin hangi gerekçeyle güncellendiğini yazın. Böylece proje dosyasındaki ekipmanla satın alma ekibinin son görüştüğü ürün arasında fark oluştuğunda bunu erken fark edebilirsiniz.
Hibe için kaç teklif gerekir sorusunu seçilen programın başvuru ve satın alma açıklamalarından kontrol edin. Şirket içinde karşılaştırma için topladığınız tekliflerle başvurunun gerektirdiği kayıtları birbirine karıştırmayın. Her ikisini de aynı teknik tanımı esas alarak hazırlamak tutarlılık sağlar.
Teknik dosyayı şirket profilinize bağlayın
Kurgusal bir paketleme atölyesinde iki teklifin aynı kapasiteyi sunduğunu, ancak birinin tartım ünitesini ayrıca fiyatladığını düşünelim. Karşılaştırmada yalnız ana makinenin toplamını kullanırsanız teklifler eşdeğer görünür. Teknik dosyada tartım, besleme ve kurulum kapsamını işaretleyerek bütün hattın hangi bedelle çalışır hâle geleceğini gösterin. Destek araştırmasında da teklifin hangi parçalarının incelemeye konu olduğunu bu kayıt üzerinden değerlendirin.
Makine listesi tek başına işletmenin hangi destekleri araştırması gerektiğini açıklamaz. Faaliyet, yatırım yeri, kuruluş bilgisi ve mali kapasite gibi verileri de hazırlayın. Hibe uygunluk analizi için görüşmeye geldiğinizde bu bilgiler, ekipman ihtiyacını şirketin bütünü içinde değerlendirmeyi sağlar.
HibeRaporu program kataloğunda seçenekleri inceleyebilir, panelde şirket bilgilerinizi düzenleyebilirsiniz. İlk görüşmeye karşılaştırılabilir teklifler ve üretim ihtiyacınızı anlatan kısa bir dosyayla gelin. Makine yatırımının hangi koşullarla araştırılacağını ve hangi belgenin eksik kaldığını birlikte belirleyelim.
