KOSGEB yazılım desteği için yalnız faturanın bulunması yeterli değildir. Satın alınan kullanım hakkını, yazılımın projedeki görevini ve ödemenin hangi işleme ait olduğunu birlikte inceleyin. Bu rehber, Girişimci Destek Programının İş Geliştirme Desteği kapsamındaki yazılım giderlerine odaklanır. Lisans, bulut aboneliği, eğitim ve uyarlama hizmetlerini tek bir gider gibi değerlendirmek yerine belgelerdeki kapsamlarını ayırın.
Hibe Raporu, şirketinizin belgeleriyle proje bütçesini karşılaştırır; eksikleri belirlemenize, dosyayı hazırlamanıza ve başvuru takibine yardımcı olur. İlk adım için yazılım giderlerinizin uygunluğunu birlikte değerlendirebiliriz.
Hangi yazılım gideri hangi destek kapsamında incelenir?
7 Kasım 2026 tarihinde kontrol edilen Girişimci Destek Programı Yönergesinin 11'inci maddesi, desteklenen projeyle ilgili ve proje süresi içinde satın alınan yazılımın lisans bedelini, buluttan erişim hakkını ve zaman sınırlı lisans kullanımını kapsar. Bu hüküm, bütün yazılım aboneliklerinin koşulsuz kabul edildiği anlamına gelmez.
Resmî program sayfasında İş Geliştirme Desteği geri ödemeli olarak tanımlanır. “Yazılım hibesi” aramasıyla ulaştığınız her ürünü geri ödemesiz destek gibi bütçelemeyin. Şirket uygunluğu, proje kararı ve gider kapsamı ayrıca değerlendirilir.
KOBİ Dijital Dönüşüm Programındaki finansman yapısı farklıdır; o yatırım için dijital dönüşüm ve otomasyon rehberini kullanın. İhracat amaçlı lisans giderleri ise başka kurum ve program koşullarına bağlı olabilir. Bu yazıdaki belge listesini o başvurulara doğrudan taşımayın.
Lisans sözleşmesinde kullanım hakkını nasıl tanımlarsınız?
Teknik ekibinizden ürün adının yanında satın alınan paketi açıklamasını isteyin. Örneğin stok yönetimi modülüyle bütün işletme kaynaklarını kapsayan bir paket aynı şey değildir. Kullanıcı sayısı, şube veya cihaz kapsamı, erişim süresi ve kullanılacak modüller teklif ile sipariş kaydında izlenebilsin.
Süresiz lisansla yıllık aboneliği aynı sütunda belirsiz bırakmayın. Fatura tarihi, ödeme tarihi ve kullanım başlangıcı farklı olabilir. Otomatik yenileme ya da plan değişikliği varsa önceki dönemin belgesiyle yeni dönemin hakkını karıştırmayın. İşletmeye ait abonelik hesabıyla satın alan şirket arasındaki bağlantıyı da kontrol edin.
Bu bilgiler şirket içi incelemeyi kolaylaştırır; her biri ayrı zorunlu KOSGEB eki demek değildir. Kullanım hakkını açıklamak için lisans sözleşmesi, sipariş teyidi veya tedarikçi açıklamasından yararlanabilirsiniz. Destek dosyasına parola, lisans anahtarı ya da erişim sırrı koymak yerine gerekli kapsam bilgisini paylaşın.
Teklif, proje bütçesi ve kurul kararı nasıl eşleştirilir?
İş Geliştirme Proje Başvuru Formunun 4'üncü bölümü; giderin miktarını, KDV hariç tahmini bedelini, teknik özelliklerini ve faaliyetle ilişkisini ayrı alanlarda ister. Piyasa fiyat araştırması, teknik içerik ve fiyatı gösteren teklif, proforma, tedarikçi internet sayfası veya e-posta gibi kaynaklarla yapılabilir. Dayanaklar destek sürecinde saklanır; form, bu fiyat araştırması belgelerinin başvuruya eklenmesini istemez.
Kurul Karar Formunda uygun bulunan giderin özellikleri, miktarı ve desteklemeye esas tutarı yer alır. Bu nedenle ilk teklifin toplamını otomatik ödeme hakkı kabul etmeyin. Satın alınan paketle onaylanan kapsamı karşılaştırın; farklılık varsa gerekçesini ve uygulanacak işlemi ilgili birimle netleştirin.
Kendi kontrol listenizde “üretim planlama yazılımı” yerine hangi faaliyetin hangi veriyi işleyeceğini yazın. İhtiyacın anlatımıyla maliyet hesabı aynı alımı tarif etsin. Genel proje ve bütçe düzeni için KOSGEB İş Geliştirme rehberimize bakabilirsiniz.
Yazılım faturası ve ödeme dosyasında neler kontrol edilir?
Güncel Ödeme Belgeleri Tablosunun yazılım satırında talep formu, varsa İşletme Değerlendirme Raporu, işletme adına yazılım faturası veya eşdeğer belge, ödeme kanıtı, teminat ve borç durumuna ilişkin kayıtlar bulunur. Varsa değerlendirme raporu Findeks'ten indirilen orijinal PDF olarak eklenir. Vergi borcu bilgisi uygulama biriminden sağlanır; SGK borç bilgisi de veri paylaşımıyla alınabiliyorsa ayrıca belge istenmez.
Aşağıdaki tablo, Hibe Raporu tarafından hazırlanmış bir dosya kontrol önerisidir; resmî evrak listesi veya destek kararı değildir.
| Karşılaştırılacak kayıt | Kontrol sorusu |
|---|---|
| Teklif ve kullanım hakkı | Paket, modül, kullanıcı sayısı ve süre aynı mı? |
| Proje ve kurul kararı | Satın alınan kapsam, uygun bulunan giderle örtüşüyor mu? |
| Fatura ve şirket bilgisi | Alıcı işletme ve yazılım gideri açıkça tanımlanmış mı? |
| Fatura ve ödeme kaydı | Tutarın hangi fatura veya taksite ait olduğu izlenebiliyor mu? |
| İade ve yenileme kayıtları | Önceki işlemle yeni dönem ya da düzeltme karışmış mı? |
Birden fazla fatura tek ödemeyle kapatılmışsa eşleştirme tablosu hazırlayın. Aynı faturaya ait taksitleri de ayrı satırlarda izleyin. Şirket içi çizelgenin banka kaydının yerine geçtiğini düşünmeyin; çizelge, gerçek belgeler arasındaki bağlantıyı açıklar. Eksik bilgi varsa belgeyi düzenleyen tarafla gerçek duruma uygun açıklama veya düzeltme sürecini yürütün.
Eğitim ve uyarlama bedeli lisansa eklenebilir mi?
Yazılım tedarikçisi lisansla birlikte eğitim, kurulum veya danışmanlık sunabilir. Paketin tek fiyatla satılması, bütün bedelin lisans gideri sayılacağını göstermez. Hizmetin içeriğini ve ücret dağılımını tedarikçiden açıklamasını isteyin; belgesiz bir yüzdeyle tutar bölmeyin.
Yönergenin 12'nci maddesinde eğitim ve danışmanlık ayrı hizmet alımı türleridir; hizmet sağlayıcı koşulları da bulunur. Yazılım eğitimini veya işletmeye uyarlama danışmanlığını bu koşullar ve kurul kararıyla ayrıca değerlendirin. “Lisansla birlikte alındı” açıklaması tek başına uygunluk gerekçesi değildir.
Temsili hesap: Abonelik bütçesi ile destek tutarını ayırın
Tamamen temsili bir teklifte 10 kullanıcı için aylık kişi başı 500 TL ve 12 aylık kullanım varsayalım. KDV hariç lisans bütçesi 10 × 500 × 12 = 60.000 TL olur. Aynı teklif ayrıca 10.000 TL eğitim içeriyorsa toplam satın alma bütçesi 70.000 TL'dir; tamamını lisans satırına yazmayın.
Bu rakamlar piyasa fiyatı, resmî tarife veya alınacak destek tutarı değildir. Eğitim uygunluğu ayrıca incelenir; lisans süresinin projeyle ilişkisi ve kabul edilen gider tutarı doğrulanmalıdır. Örneğin kullanıcı sayısı sekize düşerse önce gerçek teklif ve kullanım kaydını güncelleyin. İlk bütçeyi gerçekleşen alımın kanıtı olarak kullanmayın.
Belgeleri Hibe Raporu ile nasıl hazırlarsınız?
Şirketinizde satın alma sorumlusu teklifi ve siparişi, teknik ekip kullanım kapsamını, muhasebe ise fatura ve ödeme kaydını bir araya getirebilir. Aynı gider için ortak bir işlem adı kullanın; eksik belgeyi, sorumlusunu ve açıklanması gereken farkı tek listede tutun.
Belgelerim bölümüne erişmek için giriş gerekir. Belgelerinizi yükleyebilir ve okuma durumunu takip edebilirsiniz. İşlem günlüğü belge okuma ve analiz adımlarını gösterir; resmî uygunluk veya ödeme onayı değildir. Burada otomatik ve kesin KOSGEB tutarı hesaplandığını varsaymayın.
Oturum açmadan dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden başlayabilirsiniz. Hibe Raporu ekibi lisans, fatura ve ödeme dosyanızı birlikte değerlendirir; başvuruya hazırlıkta eksikleri tamamlamanıza yardımcı olur. Nihai destek kararı yetkili kurumun değerlendirmesine bağlıdır.