KOSGEB başvuru öncesi harcama için bütün programlara uygulanabilecek tek bir cevap yoktur. İş Geliştirme Desteğinde satın alma ve ödeme zamanını, resmî proje başlangıcıyla birlikte incelemek gerekir. Başvuruyu sisteme göndermek, giderin destek kapsamına alındığı anlamına gelmez. HibeRaporu ile başvuru dosyanızı hazırlarken teklifleri, mevcut ödemeleri ve planlanan alımları ayrı değerlendiriyor; hangi kalemin ayrıca incelenmesi gerektiğini belirleyerek süreci birlikte yönetiyoruz.
Başvuru, taahhütname ve proje başlangıcı aynı tarih mi?
İş Geliştirme Desteğinde proje başlangıcı, desteklemeye ilişkin ilk kurul kararının evrak kaydına alındığı tarihtir. Güncel Girişimci Destek Programı Yönergesinin 8'inci maddesi bu tarihi tanımlar. Başvuru ve sistemde onaylanan taahhütnameyi proje başlangıcı yerine kullanmayın.
Şirket içi satın alma planında ayrı satırlar açın: başvuru onayı, kurul kararı ve evrak kaydı, sipariş, teslim, fatura, ödeme. Sadece “destek başvurusu yapıldı” notuyla satın alma birimine talimat vermek, bu ayrımları görünmez bırakır.
KOSGEB proje başlangıç tarihi gider kontrolünün temel kayıtlarından biridir. Tarihi tahmin ederek yazmak yerine sistemdeki resmî kaydı dosyanıza alın. Karar ve bildirim arasında anlaşılmayan bir durum varsa, ödeme planını kesinleştirmeden ilgili uygulama biriminden açıklama isteyin.
KOSGEB onay öncesi makine alımı neden risklidir?
İş Geliştirme Desteğinin makine giderleri için proje süresi içinde satın alma koşulu bulunur. KOSGEB'in resmî açıklaması, giderin başvurudaki teknik özellikler ve kurul kararıyla uyumuna da dikkat çeker. Bu nedenle sonradan başvuru yapmak, önceden tamamlanmış bir alımı kendiliğinden uygun hâle getirmez.
KOSGEB onay öncesi makine alımı planında yalnız indirim veya teslim süresine bakmayın. Destek alınamazsa şirket bu alımı kendi kaynaklarıyla sürdürebiliyor mu? Sipariş bağlayıcı mı? Tedarikçinin istediği avans hangi tarihte ödenecek? Bu soruları satın alma onayına ekleyin.
Hazırlık için fiyat ve teknik bilgi toplamakla kesin satın alma işlemini aynı kabul etmeyin. Teklifin kapsamını öğrenebilirsiniz; bağlayıcı sipariş veya ödeme aşamasında ise başvurunun hangi noktada olduğunu ayrıca kontrol edin. Projenin genel kuruluşu için KOSGEB iş geliştirme projesi rehberimizden yararlanabilirsiniz.
Başlangıçtan önce avans ödenirse bütün alım mı dışarıda kalır?
Güncel yönergenin 35'inci maddesine göre proje başlangıcından önce yapılan ödemelere ilişkin tutarlar destek hesabı dışında tutulur; hesapta başlangıçtan sonraki ödemeler dikkate alınır. Bu, avansın zamanlama sorununu sonradan ödeme yaparak giderebileceğiniz anlamına gelmez. Aynı şekilde her durumda alımın tamamının reddedileceği sonucu da çıkarılmamalıdır.
Temsili olarak, diğer şartları sağlayan ve proje döneminde alınan bir makinenin bedelinin bir bölümünün başlangıçtan önce avans olarak ödendiğini düşünün. Erken ödenen bölüm ile sonradan ödenen bölüm ayrı incelenir. Sonraki ödeme için de giderin kapsamı, teknik uygunluğu ve diğer koşullar değerlendirilir; burada bir destek tutarı veya kabul garantisi hesaplamıyoruz.
Bu ayrım, erken ödemeyi tavsiye etmek için değildir. Mevcut bir avans varsa durumu gizlemeden, dekontu ve hangi alıma ait olduğunu açıklayan kayıtları birlikte sunabilmek içindir. Özel gider hükümlerini de kontrol edin; örneğin yönergede proje süresi içinde düzenlenen fuarlar için ödeme tarihi bakımından özel hüküm bulunur.
KOSGEB fatura tarihi uygunluğu nasıl kontrol edilir?
Fatura tarihini tek başına okumayın. Hangi mal veya hizmetin ne zaman alındığını, ödeme kaydının hangi borcu kapattığını ve giderin onaylı projeyle ilişkisini birlikte inceleyin. Bir tarihin uygun görünmesi, diğer koşulları karşılamayan işlemi otomatik olarak destek kapsamına sokmaz.
Ödeme Belgeleri Tablosunun gider türüne karşılık gelen satırını açın. Makine, yazılım, hizmet ve personel için gereken kanıtlar aynı değildir. Şirketiniz adına düzenlenen belgelerle ödeme belgelerini eşleştirirken ürün adı, tutar ve işlem bağlantısının açıklanabilir olmasına dikkat edin.
KOSGEB fatura tarihi uygunluğu kontrolünde bir belge eksikse, önce eksikliğin niteliğini belirleyin. Gerçek işlemi sonradan olmuş gibi anlatmak yerine mevcut kronolojiyi koruyun. Hangi belgenin tamamlanabileceğini ve hangi işlemin ayrıca değerlendirilmesi gerektiğini dosyada açıkça belirtin.
Siparişten ödeme talebine kadar bir kontrol sırası kurun
Aşağıdaki sıra şirket içi hazırlık önerisidir; programın resmî işlemlerinin yerine geçmez. Özellikle satın alma, muhasebe ve başvuruyu takip eden kişinin aynı kayıt üzerinden çalışmasını sağlar.
- Programı belirleyin: Destek adını ve geçerli yönergeyi kaydedin. Başka bir KOSGEB programının zamanlama kuralını aktarmayın.
- Başlangıcı doğrulayın: Resmî proje başlangıcıyla alım planını karşılaştırın; başvuru tarihini otomatik başlangıç saymayın.
- Gideri eşleştirin: Teklifin teknik kapsamını projedeki ihtiyaç ve kurulun uygun gördüğü kalemle karşılaştırın.
- Ödemeleri ayırın: Avans, kalan bedel ve farklı tarihlerdeki transferleri tek toplam içinde kaybetmeyin.
- Gerçekleşmeyi belgeleyin: Teslim veya hizmet kayıtlarıyla faturanın aynı işlemi anlattığını kontrol edin.
- Talebi hazırlayın: Güncel form ve ekleriyle başvurun; gideri sisteme kaydetmeyi ödeme onayıyla karıştırmayın.
Resmî Ödeme Talep Formu, giderlerin gerçekleştirilmesi, ödeme durumunun beyanı ve ispatlayıcı belgelerin korunmasını birlikte içerir. Dolayısıyla dosyanın hazırlığı yalnız faturaları tek klasöre koymakla tamamlanmaz.
Hâlihazırda harcama yaptıysanız nasıl ilerlemelisiniz?
Önce elinizdeki belgeleri tarih sırasına dizin. Teklif, sipariş, sözleşme, avans dekontu, teslim, fatura ve kalan ödeme için ayrı kayıt oluşturun. Henüz gerçekleşmeyen alımları geçmiş harcamalardan ayırın. Ardından hangi programın hangi giderini talep etmeyi düşündüğünüzü netleştirin.
HibeRaporu ekibi bu kayıtları başvuru planınızla karşılaştırır; eksik belge kontrolünü, dosya hazırlığını, gerekli açıklamaları ve süreç takibini birlikte yürütür. Alım planınızı HibeRaporu ile değerlendirin. Amaç, gerçekleşmiş bir harcamaya sonradan uygunluk sözü vermek değil, mevcut durumu doğru açıklamak ve sonraki adımları programın gerçek koşullarına göre planlamaktır.