İşbaşı eğitim devam çizelgesi, günlük katılımı belgeleyen kayıttır; haftalık sistem girişi ve program sonrası istihdam takibiyle birlikte yürütülmelidir. Katılımcının eğitime gelmesi, devamın sisteme işlendiği veya istihdam taahhüdünün tamamlandığı anlamına gelmez. HibeRaporu ile istihdam destekleri dosyanızı değerlendirirken şirket belgelerini, eksikleri, başvuru hazırlığını ve sonuç takibini ekibinizle birlikte planlıyoruz.
Uygulamada üç ayrı soruya cevap veren bir düzen kurun: Katılımcı bugün eğitimde miydi, bu durum Kurum kayıtlarına aktarıldı mı ve doğan istihdam yükümlülüğü hangi belgelerle tamamlanacak? Aynı dosyada tutulmaları, bu kayıtların tek işlem olduğu anlamına gelmez. Başvuru öncesindeki hazırlık için İŞKUR işveren programları rehberimizi ayrıca inceleyebilirsiniz.
Günlük devam kaydı nasıl tutulmalı?
Önce Kurumun belirlediği devam belgesini ve programın onaylı takvimini esas alın. İŞKUR’un güncel genelgesi, çizelgeyle takipte giriş ve çıkış imzalarının; elektronik takipte ise programın başlangıç ve bitiş saatlerine ilişkin kayıtların önemini açıklar. Katılımcının fiili durumu ile kayıt birbirini doğrulamalıdır. İŞKUR güncel genelge ve eklerine erişim
Şirket içi takip dosyanızda program numarası, katılımcı, tarih, planlanan saat, gerçekleşen katılım ve varsa izin belgesini ilişkilendirin. Bu yardımcı liste resmî devam çizelgesinin yerine geçmez. Bir kişinin işe giriş kartı kaydı ile programın eğitim kaydı arasında fark varsa nedeni araştırın; eğitimde bulunulmayan günü sırf listeyi tamamlamak için katılım gibi göstermeyin.
İşyeri eğitim sorumlusu ile kayıtları sisteme giren kişinin görevlerini önceden belirleyin. İzinli olduklarında kimin devralacağını da yazın. Böylece bilgi tek kişinin telefonunda veya kişisel not defterinde kalmaz.
Haftalık giriş ve aylık teslimi ayırın
İŞKUR yönetmeliğinin 46’ncı maddesi, devam durumlarının haftalık olarak en geç cumartesi saat 23.59’a kadar sisteme girilmesini işveren yükümlülüğü olarak düzenler. Güncel genelge ayrıca devam çizelgelerinin veya katılım kayıtlarının, mücbir sebepler hariç, izleyen ayın üçüncü iş gününe kadar il müdürlüğüne teslimini açıklar. İŞKUR aktif işgücü mevzuatı
İŞKUR programı işveren raporlama düzeninde iki ayrı tamamlanma alanı kullanın: “Haftalık giriş yapıldı” ve “Aylık belgeler teslim edildi.” Gönderim tarihi, işlem kaydı ve belge sürümünü saklayın. Sisteme giriş yapılmış olması aylık teslimi, dosyanın hazırlanmış olması da sisteme aktarımı kanıtlamaz. Son günü beklemeyen bir şirket içi kontrol zamanı belirlemek, eksik kayıtları düzeltmek için alan bırakır.
İzin, sağlık raporu ve ayrılma aynı durum değildir
İŞKUR, kabul edilebilir mazeret için programın onda birlik süresini aşmayan izin ile doktor raporuyla belgelenen en fazla beş günlük sağlık iznini ayrı açıklar. İzin kullanılması kişinin o gün eğitime devam etmiş olduğu anlamına gelmez. Rapor ve mazereti tarihleriyle kayıt altına alın. İŞKUR izin ve rapor açıklaması
İşbaşı eğitim katılımcı ayrılması söz konusu olduğunda son fiili katılımı, gerekçeyi ve Kuruma yapılan bildirimi birlikte saklayın. Güncel düzenlemede fesih kararının diğer tarafa aynı gün yazılı ve gerekçeli bildirilmesi, il müdürlüğüne en geç üç iş günü içinde iletilmesi ve uygunluk değerlendirmesi yer alır. Her devamsızlığı otomatik fesih veya her ayrılığı karşılıklı anlaşma olarak işaretlemeyin; uygulanacak işlem olayın niteliğine göre belirlenir. İŞKUR yönetmeliği ve uygulama belgeleri
İstihdam taahhüdü hangi katılımcı sayısından hesaplanır?
İŞKUR programı istihdam taahhüdü için program sonundaki kişi sayısını tek başına esas almayın. Güncel genelgede, sözleşmede öngörülen fiili dörtte birlik süreyi tamamlayan günü izleyen gün itibarıyla devam eden katılımcı sayısı üzerinden hesap açıklanır. İlgili hesaplarda kesirler yukarı tamamlanır. Programın bu aşamadan sonra erken sona ermesi, yükümlülüğün kendiliğinden sıfırlandığı anlamına gelmez. İŞKUR güncel genelgesi
Uygulanacak oranı ve istihdam süresini ayrıca kaydedin. İŞKUR’un işveren sayfası genel koşulla imalat için geçici farklı uygulamayı ayırır. Bu nedenle önceki programdan kalan oranı yeni dosyaya kopyalamayın. Sektörü, programın tabi olduğu düzenlemeyi ve sözleşmedeki taahhüdü kontrol edin. İŞKUR işbaşı eğitim programı koşulları
Temsili örnek: Son listedeki sayı neden yetmez?
Tamamen temsili bir programda, dörtte birlik süre sonrasındaki esas alınan tarihte on katılımcı bulunduğunu düşünelim. Bu dosyaya yüzde altmış istihdam taahhüdünün uygulandığını varsayalım. Kişi hesabı altıdır. Program sonunda yalnızca yedi kişi kaldığı için hesabı yedi üzerinden yeniden yapmak, belirlenmiş esas tarihle uyuşmaz.
Bu örnek yalnızca sayım tarihinin etkisini gösterir. Gerçek dosyada ayrılma nedeni, geçerli özel düzenleme, istihdam edilebilecek kişi ve işyeri koşulları ayrıca incelenir. Ayrılan kişinin yerine herhangi birini işe almak bütün yükümlülükleri otomatik tamamlamaz. Kurum değerlendirmesi olmadan dosyaya “taahhüt kapandı” yazmayın.
İstihdam dönemini tamamlanana kadar takip edin
İşe alınması gereken kişi sayısı ile çalıştırılması gereken süre farklı alanlardır. Takip dosyanızda işe başlama tarihi, kabul edilen istihdam süresi, ilgili SGK kayıtları, işten ayrılma ve varsa tamamlama işlemi için ayrı sütunlar açın. İşe giriş bildirgesi tek başına gerekli çalışma süresinin tamamlandığını göstermez.
Ayrıca yükümlülüğün tamamlanabileceği son süreyi kontrol edin. Bu süreyi, kişinin istihdam edilmesi gereken süreyle karıştırmayın. İstihdamın kanıtını Kuruma sunmadan önce kayıtları dönem bazında karşılaştırın; kısmi çalışma varsa prim günü ve kazanç kontrolünü de ayrı yapın.
Kapanış öncesinde şu beş soruyu cevaplayın:
- Günlük kayıtlar ile haftalık sistem girişi uyumlu mu?
- İzin, rapor ve ayrılma belgeleri dosyada mı?
- Taahhüde esas tarih ve kişi sayısı doğrulandı mı?
- Gerekli istihdam süresi ve son tamamlama tarihi izlendi mi?
- Teslim edilen belgeler ve Kurum yanıtları saklandı mı?
HibeRaporu’nun belge kontrolü ve danışmanlık desteği ile eksikleri belirleyip başvuru, revizyon ve takip sorumluluklarını netleştirebilirsiniz. Programın başlamasıyla sürecin bittiğini düşünmeyin; katılım ve istihdam kayıtlarını Kurumun güncel koşullarıyla birlikte izleyin.