Pazara giriş sertifika giderleri değerlendirilirken test raporunu, belgelendirme işlemini ve hizmeti veren kuruluşun yetkisini ayrı kontrol edin. Bir laboratuvar raporu ile sertifika aynı işlemi göstermeyebilir. İhracat test ve analiz desteğinde ise testin sonunda mutlaka sertifika alınması şart değildir. Sağlıklı hazırlık, hizmetin adından önce hangi ürün, ülke ve gereklilik için alındığını açıklamakla başlar. Bu rehber, 5973 sayılı Karar kapsamındaki pazara giriş belgesi desteğinde dosyanızı nasıl ayırabileceğinizi anlatır.
Test raporu ile sertifikayı aynı satıra yazmayın
Önce elinizdeki çıktıyı tanımlayın: Bir ürün numunesine ait ölçüm sonucu mu, belirli bir standarda ilişkin belge mi, yoksa bunları içeren hizmet paketi mi? Teklifin başlığını olduğu gibi dosya türü kabul etmek yerine teslim edilecek çıktıları listeleyin. Ürün kodu, test yöntemi, rapor numarası ve varsa bağlı sertifika numarası için ayrı alanlar açın.
Genelgenin 7. maddesi, pazara girişte zorunlu veya avantaj sağlayan test/analizleri kapsar. Testin sonunda sertifika düzenlenmemesi ya da sonuçta alınacak sertifikanın EK-1/B’de bulunmaması tek başına test giderini kapsam dışında bırakmaz. Ancak her şirket içi kalite kontrol harcamasını ihracat desteği saymak da doğru değildir; pazara giriş amacı açıklanmalıdır.
Sertifika için güncel listeyi, test için dayanağı bulun
Bakanlığın EK-1/B listesi, destek kapsamındaki belgeleri ve ilgili koşulları gösterir. Örneğin ATEX, BRC, FSSC 22000 ve bazı ISO belgeleri listede yer alır. Belgenin listedeki adıyla elinizdekinin kapsamını karşılaştırın. Listenin girişinde, yetkili kuruluş ve genelge koşullarının birlikte sağlanması gerektiği belirtilir; listede bir ad bulmak tek başına destek onayı değildir.
Test zorunluysa ilgili ülke mevzuatının bunu gösteren bölümü sunulur. Başka bir belgeyi almak için zorunlu testte ise mevzuat/standart veya belgeyi düzenleyen kuruluşun raporla belgeyi eşleştiren yazısı gerekir. Dosyanızda bu dayanağı raporun yanına koyun. Bir satış çalışanının “müşteri istiyor” notunu, mevzuat zorunluluğu kanıtı gibi sınıflandırmayın.
Akreditasyonun yalnız logosuna bakmayın
Ürün belgelendirme desteği evraklarını toplarken hizmet sağlayıcıdan belgenize ilişkin akreditasyon, onay veya yetkilendirme kanıtını isteyin. EK-1/A, desteğe konu belgeyle ilgili yetkiyi gösteren belge veya çıktıyı arar. Türkiye’deki resmî otoritelerin düzenlediği test/analiz raporlarında akreditasyon belgesi aranmadığını da belirtir.
Kontrol notunuzda kuruluşun ticari adını, belgeyi düzenleyen birimi, ilgili kapsamı ve kontrol tarihini yazın. Sertifikanın üzerindeki logoyu kaydetmekle yetinmeyin; kapsam ekinde aradığınız işlem var mı, rapordaki kuruluşla kayıt örtüşüyor mu, bunları karşılaştırın. Emin olmadığınız eşleştirmeyi “tamam” saymak yerine açıklama bekleyen iş olarak bırakın. Böylece eksikliği son gönderim aşamasında fark etme ihtimalini azaltırsınız.
EK-2 icmalini genel evrak muafiyeti sanmayın
EK-1/A’ya göre pazara girişte avantaj sağlayan test/analiz raporları ve tarım analizlerinde belirli belgelerin yerine EK-2 sunulabilir. Avantaj sağlayan testlerde, şirketin hazırlayıp YMM’ye onaylattığı veya akredite kuruluşun hazırladığı ayrıntılı icmal; sözleşme/fiyat listesi, pazara giriş belgesi, akreditasyon belgesi, fatura, ödeme belgeleri ve tercümeler yerine kullanılabilir. Bu kolaylık, başvurudaki bütün diğer koşulları kaldırmaz.
Resmî EK-2; talep eden firma, test tarihi, rapor numarası, test içeriği, test tutarı, fatura numarası ve tarihi, ödeme tarihi, kur ve tutar alanlarını birlikte ister. Formda yurt dışı alıcı talebine ilişkin beyan da bulunur. İmza ve kaşe bölümü vardır; EK-1/A, temsil yetkisine ve münferit/müşterek imzaya dikkat edilmesini ister.
Kendi çalışma listenizde bu alanları belge kaynaklarına bağlayın. Rapor numarasıyla faturayı bulabiliyor, ödeme tarihini kayıttan doğrulayabiliyor olmalısınız. Boş hücreyi tahminle doldurmayın. İcmali dolduran kişi ile veriyi sağlayan kişinin farklı olduğu durumlarda hangi satırın kimden teyit beklediğini belirtin.
Paket teklifin içindeki giderleri ayırın
Genelge kapsamında eğitim ve danışmanlık, yol ve konaklama ile tarım ürünlerine ilişkin muayene giderleri desteklenmez. Dolayısıyla “sertifika paketi” başlıklı bir toplamın bütününü uygun gider saymayın. Hizmet dökümünü, faturayı ve teslim edilen çıktıları yan yana koyun.
Örneğin kendi kontrol listenizde test, belge düzenleme, eğitim ve seyahat için ayrı satırlar oluşturabilirsiniz. Bu satırlar resmî başvuru formunun yerine geçmez; teklifin ne içerdiğini anlamanıza yardım eder. Açıklama eksikse hizmet sağlayıcıdan gerçek işleme uygun ayrıntı isteyin. Sonradan daha uygun görünsün diye giderin adını değiştirmek, eksik belgeyi tamamlamakla aynı şey değildir.
Temsili örnek: Tek ürün, iki farklı çıktı
Tamamen temsili bir üreticinin aynı ürünü için bir laboratuvar raporu ve ayrıca bir belgelendirme kuruluşundan sertifika aldığını düşünün. İlk kontrolde ikisini tek klasöre koymak kolaydır; sonraki kontrolde hangi faturanın hangi çıktıya ait olduğu belirsizleşebilir. Şu eşleştirmeyi yapın:
- Her çıktıya ayrı bir dosya numarası verin.
- Raporun hangi ürün ve test yöntemini gösterdiğini yazın.
- Sertifikanın kapsamını ve EK-1/B karşılığını kaydedin.
- İlgili kuruluşun yetki kanıtını doğru çıktıya bağlayın.
- Fatura ve ödeme referanslarını ilgili satıra ekleyin.
- Açıklama bekleyen noktaları sorumlusu ve kontrol tarihiyle işaretleyin.
Bu örnek gerçek müşteri sonucu veya destek hesabı değildir. İki çıktı bulunması iki ayrı destek hakkı doğurduğunu göstermez. Çalışmanın amacı aynı gideri iki kez yazmadan, farklı işlemlerin dayanaklarını görünür kılmaktır.
Gönderim ve takip planını dosyaya ekleyin
Pazara giriş belgesinde düzenlenme, denetim/gözetim giderinde rapor tarihinden başlayan altı aylık DYS başvuru süresi vardır. Bütün dosyalar için başlangıcı ödeme tarihi sanmayın; faaliyet türünü belirleyin. DYS kayıt ve yetkilendirme rehberinden erişim hazırlığını da kontrol edebilirsiniz.
HibeRaporu; şirket belgelerinin program koşullarıyla değerlendirilmesi, eksiklerin tamamlanması, dosya hazırlığı, birlikte başvuru ve sonuç takibinde danışmanlık sunar. İhracat desteği dosyanızı HibeRaporu ekibiyle değerlendirmek için bize ulaşabilirsiniz. Daha geniş faaliyet karşılaştırması için pazar araştırması, tanıtım ve marka giderleri rehberimize bakabilirsiniz. Düzenli dosya hazırlığı onay garantisi değildir; nihai karar yetkili kuruluşundur.