İhracat Siparişi İptal Edilirse Üretim Dönemindeki Risk Nasıl Yönetilir?

Uzun üretim süresi olan bir ihracat siparişinde risk, mal fabrikadan çıkmadan başlar. Alıcıya özel kalıp hazırlanmış, ithal parça sipariş edilmiş ve üretim hattında kapasite ayrılmış olabilir. Sipariş iptal edildiğinde kayıp yalnızca tahsil edilemeyen satış bedelinden oluşmaz. Başka müşteriye satılamayan yarı mamuller ve geri alınamayan tedarikçi avansları da işletmenin nakdini etkiler.

Bu nedenle ihracata hazırlık kredisi araştırmasına başlamadan önce siparişin hangi aşamada ve hangi nedenle aksayabileceğini yazın. Üretimin finansmanı, alıcı alacağının sigortalanması ve sözleşmenin iptal hükümleri farklı soruları yanıtlar. Hibe Raporu ile hazırlanacak ön çalışma, bu soruları aynı sipariş dosyasında görünür hâle getirebilir.

Üretim başlamadan oluşacak açık tutarı hesaplayın

Satış sözleşmesindeki toplam bedel, üretim döneminde taşınan riski tek başına göstermez. Tedarikçiye verilen avansları, tamamlanmış imalatı, iptal edilebilen siparişleri ve başka işte kullanılabilecek malzemeyi ayrı satırlarda izleyin. Her satıra son güncelleme tarihi ekleyin. Böylece ilk hafta hazırlanmış bir tahmin, üçüncü ayın gerçekleşmiş maliyetiyle karışmaz.

Tamamen varsayımsal bir makine siparişinde sözleşme bedeli beş milyon TL, o tarihe kadar yapılan harcama iki milyon TL olsun. Eldeki standart parçaların altı yüz bin TL'lik bölümü başka siparişlerde kullanılabiliyorsa yönetimin incelemesi gereken açık tutar değişir. Bu iç hesap sigorta tazminatı hesabı değildir. Hangi giderin poliçede değerlendirileceği sözleşme ve sigorta koşulları üzerinden ayrıca belirlenir.

Finansman ihtiyacını siparişin iptal riskinden ayrı hesaplayın

Bir sevk öncesi ihracat kredisi, üretim sürerken ortaya çıkan nakit ihtiyacını karşılamak için araştırılabilir. Ancak kredi kullanılması alıcının siparişi sürdüreceğine dair güvence sağlamaz. Yönetim tablosunda kredi borcunun taksitlerini, alıcı avansını ve iptal senaryosundaki nakit açığını farklı sütunlarda gösterin.

Özellikle ilk ihracat siparişim için kredi sorusuyla gelen işletmelerde üretim kapasitesi kadar tahsilat düzeninin de açıklanması gerekir. Alıcının avansı hangi tarihte yatıracağı, kalan bedelin hangi teslim aşamasında doğacağı ve döviz değişiminin maliyeti nasıl etkilediği yazılı olmalıdır. Kredi başvurusunda kullanılan sipariş tutarının sonradan değişmesi hâlinde finansman kuruluşuna verilecek bilgi de takip edilmelidir.

Üretim dönemindeki harcamayla sevk edilmiş alacağı ayırın

Türk Eximbank, sevk öncesi ihracat kredi sigortası ürününü satış sözleşmesine bağlı üretim dönemindeki belirli harcamaların ticari ve politik riskler karşısında değerlendirilmesi üzerinden tanımlar. Bu ürün araştırılırken şirketin kullandığı sevk öncesi ihracat sigortası ifadesinin hangi resmî ürüne karşılık geldiği netleştirilmelidir. Ürün adı benzerliği, bütün siparişlerin aynı kapsamda olduğu sonucunu doğurmaz.

Sevkiyat gerçekleştikten sonraki alacak için kısa vadeli ihracat kredi sigortası veya işlemin yapısına göre spesifik ihracat kredi sigortası araştırması gündeme gelebilir. Üretim dönemiyle sevk sonrası dönemin başlangıç ve bitişleri ilgili poliçelerden okunmalıdır. Aynı siparişin farklı aşamalarını tek bir genel “sigortalı” etiketiyle izlemek, hangi olayın hangi sözleşmeye bildirileceğini belirsizleştirir.

Sipariş iptali dosyasında hangi kayıtlar birlikte bulunmalı?

İç çalışma dosyasında imzalı sözleşme, teknik şartname sürümü, teslim planı, alıcının değişiklik talepleri ve maliyet kayıtları aynı işlem kimliğiyle bağlanabilir. Bu bir şirket içi düzenleme önerisidir. Kuruluşun istediği başvuru ve hasar belgeleri güncel ürün dokümanlarından ayrıca alınmalıdır.

Teknik revizyonu ticari değişiklikle birlikte değerlendirin

Alıcı ürünün rengini değiştirirken teslim süresi etkilenmeyebilir. Buna karşılık yeni bir kapasite talebi kalıbın, parça listesinin ve fiyatın değişmesine yol açabilir. Revizyonu kabul eden çalışan, ortaya çıkan ek maliyetin kim tarafından karşılanacağını ve eski parçaların kullanım durumunu kaydetmelidir. Sadece yeni teknik çizimi saklamak ticari yükümlülüğü açıklamaz.

Sözleşme tutarı, alıcı, teslim takvimi veya üretim kapsamı değişirse ilgili finansman ve sigorta kuruluşlarına hangi bildirimlerin gerektiğini kontrol edin. Eski onayın yeni durumu kapsadığını varsaymadan yazılı teyit arayın. Şirket içi değişiklik formu, kurum onayının alınması gereken işlemlerde onun yerine kullanılamaz.

Geciken ödeme ile ticari uyuşmazlığın kaydını farklı tutun

Finans ekibine yöneltilen alıcı ödeme yapmazsa Eximbank sigortası sorusunun cevabı, işlemin belgeleri ve poliçe kapsamıyla değerlendirilir. Ödenmemiş faturanın bulunması, her olayda aynı sonucun oluşacağını göstermez. Alıcının ödeme gecikmesiyle ürünün şartnameye uygun olmadığını ileri sürmesi farklı bilgi setleri gerektirir.

Teslim tutanağı, kabul testi ve itiraz yazışmalarını bu nedenle sipariş dosyasına bağlayın. Bildirimlerin takvimini ilgili sözleşmeden takip edin. Alıcıyla yeni vade üzerinde anlaşmadan önce bunun mevcut kredi ve sigorta ilişkisine etkisini sorun. Sonradan hazırlanmış bir açıklama yerine olay gerçekleşirken oluşmuş kayıtları korumak dosyanın anlaşılmasını kolaylaştırır.

Hibe Raporu ile siparişin finansman ve destek haritasını hazırlayın

Hibe Raporu panelinde üretim kapasitesi, ihracat siparişi ve finansman ihtiyacınızı birlikte tanımlayarak devlet destekleri uygunluk analizi hazırlığı yapabilirsiniz. Şirket için hibe teşvik taraması kapsamında yatırım ihtiyacıyla işletme sermayesi ihtiyacını ayrı belirtin. Bu ayrım, makine yatırımına yönelik bir seçeneğin kısa vadeli sipariş açığını kapatacağı varsayımını önler.

Finansman programları kataloğunda kredi ve sigorta seçeneklerini, ihracat programlarında ise pazara hazırlık giderlerini inceleyin. HibeRaporu üzerinden destek başvuru dosyası hazırlama görüşmesine gelirken son sözleşmeyi, maliyet tablosunu ve açık sorularınızı getirin. Hazırlanacak devlet destekleri raporu, hangi kurumdan hangi konuda teyit alınacağını izlemeyi kolaylaştırır.