İhracat Alacağı Gecikince Bildirim ve Tazminat Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Vadeli ihracat faturası ödenmediğinde satış ekibi müşteriden yeni bir tarih alabilir. Muhasebe ekibi ise kısmi ödemeyi, açık bakiyeyi ve fatura vadesini izler. Bu bilgilerin sigorta dosyasına geç aktarılması, alacağın açık kalmasından bağımsız olarak bildirim sürecini aksatabilir. İhracatçı için ilk iş, olayın tarihini ve tutarını aynı işlem kaydında doğrulamaktır.

Bir işletme kısa vadeli ihracat kredi sigortası kullanıyorsa poliçeyi, sevkiyat kaydını ve güncel banka yönlendirmelerini birlikte incelemelidir. Hibe Raporu üzerinden hazırlanacak finansman dosyasında da bekleyen alacağın gerçek nakit etkisini gösterin. Tahsilat ihtimaliyle gerçekleşmiş banka girişi, işletmenin ödeme kapasitesini farklı biçimde etkiler.

Fatura tutarından gerçek açık bakiyeye ulaşın

Aynı alıcıya birden fazla fatura kesilmiş olabilir. Gelen banka ödemesinin hangi faturaya ait olduğunu yalnız tutar benzerliğiyle belirlemeyin. Alıcının ödeme açıklaması, banka kaydı ve muhasebe dağılımı birlikte kontrol edilmelidir. Eşleştirme kesinleşmemişse takip tablosuna açık bir soru bırakın.

Örneğin varsayımsal olarak 40.000 avroluk bir faturaya 15.000 avro kısmi ödeme gelmiş olsun. Tahsilatın bu faturaya ait olduğu doğrulanmışsa şirketin takip tablosunda 25.000 avro açık bakiye görünür. Sonradan iade veya fiyat düzeltmesi olursa ilk belgeyi ve değişiklik kaydını birlikte saklayın. Açık bakiye, sigorta kapsamında ödenecek tazminatın hesabı olarak kullanılmaz.

Fatura vadesini alıcı limitinin geçerlilik tarihinden ayırın

Türk Eximbank kısa vadeli alacak sigortası açıklamasında, vadesi geçmiş alacak bildiriminin başlangıcını fatura vadesine bağlar. Alıcı limitinin başka bir tarihte sona ermesi bu takip tarihinin yerine geçmez. Şirket içi tabloda fatura vadesi, alıcı limiti ve varsa yazılı vade değişikliği üç ayrı bilgi olarak tutulabilir.

Alıcının ödeme için yeni bir gün önermesi durumunda satış ekibinin yazışmasını muhasebe ve finans ekibine aktarın. Bankanın kılavuzunda vade uzatımına ilişkin işlem yolu bulunur. İhracatçının iç tahsilat listesindeki tarihi değiştirmesi tek başına poliçe bakımından yeni bir vade oluşturmaz. İşleme uygulanacak usulü ilgili banka ve poliçe koşulları üzerinden doğrulayın.

Bildirim ve tazminat başvurusunu farklı tarihlerle takip edin

Türk Eximbank’ın ürün sayfasında fatura vadesinden itibaren vadesi geçmiş alacak bildirimi için 60 gün, ilgili koşullar oluştuğunda tazminat başvurusu için 90 gün belirtilir. Banka, vadesi geçmiş alacak bildirimiyle tazminat başvurusunu ayrı işlemler olarak açıklar. Somut sevkiyatın kapsamı, poliçe koşulları ve erken ödeme güçlüğü gibi durumlar için güncel yönlendirmeyi kontrol edin.

İç ekip, her iki işlem için sorumlu ve kontrol günü belirleyebilir. Kısa vadeli ihracat kredi sigortası dosyasında yalnız ekranı açmakla bildirimin tamamlandığı sonucuna varmayın. İşlem tarihi ve gönderim durumunu saklayın. Gecikme haberi satışa ulaştığında finansın bu bilgiyi dönem kapanışını beklemeden görmesini sağlayın.

Alıcının ticari itirazını ödeme gecikmesi kaydına ekleyin

Alıcı teslim edilen miktara, kaliteye veya faturadaki bedellere itiraz edebilir. Bu bilgi yalnız satış temsilcisinin yazışmasında kalırsa finans ekibi alacağı yanlış gerekçeyle izleyebilir. Sipariş, teslim kaydı, müşteri itirazı ve verilen yanıtı aynı dosyada birleştirin. Uyuşmazlığın poliçe değerlendirmesine etkisini bankadan öğrenin.

Alıcı ödeme yapmazsa Eximbank sigortası araştırması yapılırken işin hangi aşamada olduğunu netleştirin. Üretim devam ederken iptal edilen sipariş, sevk edilmiş malın ödenmemesi ve farklı vadeli tek işlem aynı sigorta sorusunu oluşturmaz. Sevk öncesi ihracat sigortası veya spesifik ihracat kredi sigortası inceleniyorsa ilgili ürünün kendi şartlarını kullanın.

Bekleyen tazminatla yeni sipariş finansmanını birlikte gözden geçirin

Bir tazminat başvurusunun açılmış olması, paranın hangi gün kasaya gireceğini kesinleştirmez. Yeni sipariş için alınacak malzeme ve ödenecek taksitleri gerçekleşmiş tahsilata göre planlayın. Eximbank reeskont kredisi veya sevk sonrası reeskont kredisi araştırması varsa ilgili ihracat belgesi, alacak yapısı ve güncel banka koşulları ayrıca incelenmelidir.

İşletme yeni bir sevkiyatı aynı alıcıya göndermeyi değerlendiriyorsa açık bakiye ve alıcı limitini birlikte kontrol etmelidir. İlk alacağın ödenmemesi, yeni siparişin finansmanını ve satış kararını etkileyebilir. Güncellenmiş iç nakit tablosunda mevcut açık alacak, yeni gider ve olası tahsilat tarihleri yan yana görülebilmelidir.

Hibe Raporu ile alacak ve finansman ihtiyacını görünür kılın

İhracat sözleşmesi, açık fatura listesi ve haftalık ödeme takvimini Hibe Raporu görüşmesine hazırlayın. Şirket için hibe teşvik taraması sırasında alacak sigortası, işletme kredisi ve yatırım finansmanı ihtiyaçlarını işlemin gerçek amacına göre açıklayın. İlgili seçenekleri HibeRaporu finansman kataloğunda inceleyebilirsiniz.

Devlet destekleri uygunluk analizi için üretim ve ihracat bilgilerinizi Hibe Raporu panelinde tanımlayın. Bu ön çalışma, geciken ihracat alacağının hangi belge ve kuruluş üzerinden inceleneceğini gösteren devlet destekleri raporu için dayanak oluşturabilir.