Bir gıda üreticisi fuara birkaç ürün grubuyla gidebilir. Satış ekibi ithalatçı görüşmelerini planlarken üretim ekibi numuneleri, satın alma ekibi ise stant ve taşıma tekliflerini hazırlar. Fuar desteği araştırmasını bu işlerin yanında yürütün. Katılım biçimini, etkinliği ve stant alanını destek dosyasına bağlarken numunelerin hangi görüşmelerde kullanılacağını da planlayın. Böylece stant büyüklüğünü ve götürülecek ürün miktarını satış hedefleriyle ilişkilendirebilirsiniz.
Yurt dışında fuara katılmak için devlet desteği araştırmasına başlamadan önce katılım sözleşmesindeki etkinliği, ülkeyi, şehri ve tarih aralığını doğrulayın. İlgili fuar kaydını Hibe Raporu listesinden bulabilir ve planladığınız stant alanıyla bir ön hesap inceleyebilirsiniz. İşletme bütçenizde numune, taşıma ve tanıtım için ayrılan tutarları da görünür tutun. Fuar listesi ve hesaplayıcı
Ürün listesini görüşme hedeflerine göre daraltın
Örnek bir şirketin üç ürün ailesi olsun. Birincisi perakendeye uygun küçük ambalaj, ikincisi toplu alıma yönelik büyük ambalaj, üçüncüsü ise başka markalar adına üretilebilen ürünlerden oluşsun. Bu üç aileyi aynı ziyaretçiye aynı sırayla göstermek gerekmeyebilir. İthalatçının talep ettiği dağıtım bölgesi, perakendecinin raf düzeni veya gıda hizmeti alıcısının kullanım miktarı farklı sorular doğurabilir. Görüşme notunda müşterinin ihtiyacına hangi ürünün cevap verdiğini yazın.
Şirketin fuar dosyasında ürün tanımı, ambalaj çeşidi ve üretici bilgisi birbiriyle eşleşsin. Satış kataloğundaki ticari adın üretim ekibinin kullandığı ürün koduyla ilişkisini gösterin. Bir numune üzerinde farklı bir marka varsa hangi ürün ve iş ilişkisine ait olduğunu dosya sorumlusuna açıklayın. Görüşmede kullanılacak son ürün listesini tarihli biçimde stant ekibiyle paylaşın.
Numune miktarını tahmini görüşme sayısından çıkarın
Kurgusal bir örnekte şirketin önceden planladığı 12 alıcı görüşmesi olduğunu varsayalım. Her görüşmeye iki numune ayrıldığında 24 numune gerekir. Fuarda oluşabilecek sekiz ek görüşmeye de ikişer numune ayırmak isterseniz toplam plan 40 numuneye ulaşır. Her ürün ailesinin ihtiyacı aynı olmayabilir. Toplantı listesini ürün ailelerine göre okuyarak bu 40 numunenin kaçının hangi üründen oluşacağını belirleyin.
Tadım, sergileme ve alıcıya teslim için ayrılan ürünleri kendi kullanım amacıyla kaydedin. Aynı numunenin hem gün boyunca sergilenmesi hem de ilk görüşmede müşteriye verilmesi planlanmışsa fuar günü eksik kalabilir. Ürünün taşınması, saklanması veya etkinlikte dağıtılması için organizatör ve ilgili yetkili kaynaklardan geçerli koşulları öğrenin. Taşıma planında ürünün gerçek ihtiyaçlarını, tarihini ve sorumlusunu gösterin.
| Plan kalemi | Örnek miktar | Kayıt dayanağı |
|---|---|---|
| Önceden randevulu görüşmeler | 12 görüşme | Satış ekibinin güncel takvimi |
| Bu görüşmeler için numune | 24 adet | Görüşme başına iki numune varsayımı |
| Beklenen ek görüşmeler | 8 görüşme | Şirketin fuar içi planı |
| Ek görüşmelere ayrılan numune | 16 adet | Görüşme başına iki numune varsayımı |
| Toplam planlanan numune | 40 adet | Ürün ailesi bazında dağıtım tablosu |
Sayımı yaparken numune paketinin içeriğini de yazın. Aynı kutu içinde iki farklı ürün bulunuyorsa satış ekibi bunu iki ürün örneği, taşıma ekibi tek paket olarak kaydedebilir. Bütçe tablosuna hangi birimin kullanıldığını ekleyin. Sevk listesini hazırlayan kişi, görüşme planındaki miktarın kaç koli veya paket olarak taşınacağını bu açıklamadan görebilsin.
Stant alanını görüşme ve ürün akışına göre test edin
“20 m² stant için ne kadar destek alırım?” diye araştıran bir şirket, aynı alanın görüşme masası, ürün sergisi ve depolama ihtiyacına yetip yetmediğini de değerlendirmeli. Kurgusal şirkette randevulu görüşmeler aynı anda yapılacaksa tek masa yeterli olmayabilir. Sergilenecek ürün sayısı arttığında ürün başına ayrılacak yer değişir. Organizatörün alan planını alıp şirketinizin gerçekten kullanacağı yerleşimi bu plana göre inceleyin.
“Fuar metrekare desteği ne kadar?” sorusunu araştırırken sözleşmede ve katılım kayıtlarında yer alan alanı kullanın. Stant alanında değişiklik yapılırsa yeni kaydın hangi sözleşmeye veya yazılı teyide dayandığını not edin. Yurt dışı fuar desteği hesaplama sonucunu bütçeye eklerken kullanılan etkinlik ve alan bilgisini tarihli saklayın. Hibe Raporu üzerindeki ön hesap, şirketin hangi varsayımlarla çalıştığını daha sonra incelemesine yardımcı olur. Fuar desteği ön hesabı
“Fuar nakliye gideri destek kapsamında mı?” sorusu ortaya çıktığında taşıma teklifinin hangi ürünü ve hangi hizmeti kapsadığını yazın. Gıda numunesinin sevkiyle stant ekipmanının taşıması aynı teklifte bulunabilir. Şirket içi maliyet tablosunda bu hizmetleri kendi kapsamıyla gösterin. Her giderin destek dosyasında nasıl değerlendirileceğini ilgili etkinlik, katılım türü ve güncel düzenleme üzerinden inceleyin.
Döneme bağlı kayıtları Food Africa Cairo örneğiyle kontrol edin
Food Africa Cairo fuar desteği araştırırken önce hangi dönemin incelendiğini belirleyin. Organizatörün duyurusunda 2026 etkinliği 7–10 Aralık tarihlerinde Kahire’deki Egypt International Exhibition Center’da gösterilir. Bu tarih ve yer bilgisi etkinliği tanımlar. Şirketinizin katılım biçimi için bakılacak destek kaydını, Bakanlığın ilgili dönem listelerinde ve kendi sözleşmenizde ayrıca karşılaştırın. Food Africa organizatör bilgileri
Aralık 2026 yurt dışı fuar desteği araştırmasına başlıyorsanız Bakanlığın 2026 ve 2027 için ayrı yayımladığı listelerden doğru yılı seçin. 2026 fuar teşvikleri başlığıyla ulaştığınız bir yazıda yer alan tarih, organizatör veya hesap bilgisi daha eski olabilir. Fuarın tam adını ve yerini kaydedin, bireysel katılım ile organizasyon kayıtlarını katılım biçiminize göre inceleyin. Ticaret Bakanlığı desteklenen yurt dışı fuarlar listesi üzerinden kullandığınız dosyanın tarihini de araştırma notuna ekleyin. Ticaret Bakanlığı yurt dışı fuar listeleri
Aralık 2026 fuar desteği veya Aralık 2026 fuar hibesi gibi dönemli ifadelerle ulaştığınız sonuçları sonraki yıllara taşımadan önce etkinlik tarihini, katılım kaydını ve resmî liste sürümünü tekrar kontrol edin. Aynı marka adıyla düzenlenen sonraki etkinlikte organizatör, tarih aralığı veya sergi alanı değişebilir. Şirket içi şablonda yıl bilgisi ayrı bir alan olarak bulunursa eski örneğin yanlışlıkla yeni dosyaya geçmesi önlenir.
Randevu saatlerini stant ekibinin kapasitesiyle eşleştirin
Planlanan 12 randevunun yarısı bir güne yığılmış olabilir. Satış ekibi görüşme süresini, iki randevu arasındaki hazırlığı ve numuneyi teslim edecek kişinin görevini birlikte hesaplasın. Altı görüşmenin her biri 25 dakika sürüyor ve beş arada 10’ar dakika ayrılıyorsa toplam süre 200 dakikadır. Bu sürenin hangi saat aralığında karşılanabileceğini stant takviminizde görün. Teslimat, ekip değişimi veya eşzamanlı toplantı için gerekli alanı da planlayın.
Bir görüşmenin yeri değiştiğinde sadece alıcının randevusunu güncellemek yeterli olmayabilir. Numuneyi hazırlayan çalışan, görüşmenin yeni saatini ve hangi ürünün isteneceğini bilsin. Örneğin ilk toplantı ertelenirse ona ayrılan iki numuneyi başka ziyaretçiye vermeden önce toplantının yeni durumunu kontrol edin. Fuar sabahı ekipte herkesin kullanabileceği güncel bir toplantı listesi bulunsun.
Günün sonunda planlanan ve gerçekleşen görüşmeleri karşılaştırın. İptal edilen toplantılar ve sonradan eklenen görüşmeler için kısa bir not bırakın. Hangi ürün ailesinin beklenenden fazla ilgi gördüğü, ertesi gün için numunelerin ve görüşme saatlerinin yeniden düzenlenmesini sağlayabilir. Sonraki fuar bütçesi hazırlanırken ekip bu verileri kullanarak stant alanına ve görüşme süresine ilişkin varsayımlarını güncelleyebilir.
Görüşmenin çıktısını satış ekibiyle izleyin
Bir alıcı numune aldıysa görüşme notuna ürün adı, ilgi duyduğu miktar ve beklenen sonraki adımı yazın. Örneğin iki görüşmede aynı ürün sorulmuş olabilir ve alıcıların istediği ambalaj biçimleri farklı olabilir. Satış ekibi her iki isteği kendi kaydıyla izlesin. Numune teslimiyle fiyat teklifi aşamasını açıklayan tarihleri saklayın. Fuar dönüşünde hangi müşteriye hangi belge veya teklifin hazırlanacağı görülebilsin.
Fuar destek başvurusu için hazırlanan katılım dosyasında ise etkinlik, stant ve ödeme kayıtları doğru belgelerle ilişkilendirilsin. Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar araştırmasını kendi katılım türünüz üzerinden yapın. İki çalışmanın ortak noktası etkinliğin kimliğidir. Satış toplantısı tablosu ticari ilerlemeyi, başvuru dosyası ise ilgili destek incelemesinin dayanaklarını gösterir. Her iki dosyaya da etkinliğin doğru dönemini yazın.
Fuardan önce son onay toplantısını yapın
Son toplantıda ürün listesi, numune sayımı, görüşme takvimi, stant yerleşimi ve katılım sözleşmesini açın. Her dosyanın son sürümünü kimin doğruladığı belli olsun. Organizatör bilgi güncellerse hangi çalışmanın yeniden inceleneceğini not edin. Örneğin stant küçülmüşse görüşme düzeni ve destek ön hesabı etkilenebilir. Numune çeşidi değişmişse taşıma listesi ve satış kataloğunun güncellenmesi gerekebilir.
Fuar teşvik danışmanlığı görüşmesine etkinlik kaydınızı, stant sözleşmenizi ve açık kalan belge sorularını birlikte getirin. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti kapsamında hangi kayıtları şirketin, hangilerini organizatörün sağlayacağını konuşabilirsiniz. Hibe Raporu ile çalışmaya, katılım türünün doğrulanması ve dosyanız için gerekli ilk belgelerin bulunmasıyla başlayabilirsiniz. Fuar katılımı ve destek dosyası hizmetleri
Son kutuyu tattırmak mı, alıcıya kapalı vermek mi?
Bir üreticinin standında son gün tek bir tanıtım kutusu kalmış olsun. Satış sorumlusu kutuyu açıp altı kişiye tattırmak, ithalatçı ise kendi satın alma kuruluna kapalı örnek götürmek istiyor. Önceden iki amaç için ayrı adet ayırdıysanız saha ekibi bu kararı alıcının yanında vermek zorunda kalmaz. Lojistik toplantısında “fuar nakliye gideri destek kapsamında mı” sorusundan önce gidecek kutuları tadım, kapalı teslim ve sergileme olarak sayın. Dönüşte tadımın kaç kişiye ulaştığını ve hangi kapalı örneğin kurula iletildiğini ayrı izleyebilirsiniz.
