Fuarın yoğunluğu içinde satış görüşmeleri öncelik kazanır, katılım dosyası ise çoğu zaman dönüşe bırakılır. Oysa stant üzerindeki unvan, gerçekleşen alan veya sonradan değişen yerleşim gibi bilgileri etkinlik sırasında açıklığa kavuşturmak daha kolaydır. Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar araştırmasını seyahat öncesinde yapın ve görevleri ekibinize dağıtın. Böylece fuar bittiğinde eksik kayıtların nerede aranacağını bilirsiniz.
Yurt dışı fuar desteği dosyasına hazırlanırken katılımın tarihini, biçimini ve şirketini aynı çalışma notunda gösterin. Hibe Raporu fuar listesinde seçtiğiniz etkinliği sözleşmenizdeki tam ad ve dönemle karşılaştırabilirsiniz. Etkinlik boyunca tuttuğunuz kayıtlar da aynı fuarla ilişkilendirilsin. Fuar teşvikleri araştırmasının ilk adımı olan doğru etkinliği belirleme işi, dosyanın bütün parçalarında sürdürülmelidir. Fuarı bulun ve ön hesabı inceleyin
Stant sorumlusuna kısa bir kayıt görevi verin
Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti için çalıştığınız ekip evrak listesini açıklayabilir. Fuardaki gerçekleşmeyi gözleyen kişi ise çoğu zaman şirketinizin stant sorumlusudur. Bu kişinin hangi bilgileri teyit edeceğini önceden belirleyin. Şirket adı, stant numarası, katılım günleri ve alanla ilgili değişiklikler için kısa bir kayıt sayfası hazırlayın.
Kurgusal bir örnekte ilk sözleşmede B12 olan stant, fuara yakın tarihte C08 olarak değişsin. Satış ekibi yeni yeri bilir, muhasebenin elinde ise eski sözleşme bulunur. Stant sorumlusu değişiklik bildirimini tarihli saklarsa dönüşteki uyuşmazlık daha kolay açıklanır. Değişikliğin destek dosyası üzerindeki etkisi ilgili belgelerle incelenirken şirket içinde hangi olayın yaşandığı da açıkça görülür.
Fotoğrafları açıklayıcı bir kayıt düzeninde saklayın
Şirketinizin arşivi için stant fotoğrafı çekiyorsanız görüntünün hangi fuara ve hangi güne ait olduğunu kaydedin. Farklı dönemlerde benzer tasarım kullanılması, eski görselle yeni katılımın karışmasına yol açabilir. Genel görünümün yanında şirketin tanıtıldığı bölümü ve ürün sergileme düzenini açıklayan görüntüler tutabilirsiniz. Bunları dosya sorumlusunun anlayacağı adlarla saklayın.
Fotoğraftan tek başına kesin metrekare hesabı çıkarmaya çalışmayın. Alanla ilgili açıklamayı sözleşme, gerçekleşme kaydı ve ilgili resmî belgelerle birlikte değerlendirin. Fuar metrekare desteği ne kadar sorusu üzerinde çalışırken ön hesaba girdiğiniz alanın dayanağı açıklanabilir olsun. Fuar stant alanı değişikliği yaşandıysa eski ve yeni bilgiyi hangi kaydın açıkladığını ayrıca işaretleyin.
Resmî katılım kayıtlarındaki bilgileri dikkatle okuyun
Ticaret Bakanlığının Fuar Desteklerine İlişkin Genelgesi, ilgili katılımlarda gözlemci raporu ve katılımcı listesi tutanağına ilişkin düzenlemeler içerir. Tutanakta şirketinize ait bilgileri imzadan önce kontrol edin. Unvan veya alanla ilgili uyuşmazlığı mevcut kayıtlarıyla birlikte yetkili kişiye bildirin. İlgili işlemin dayanağına Bakanlığın yayımladığı genelgeden ulaşabilirsiniz. Resmî fuar genelgesi
Bireysel fuar katılım desteği ve milli katılım fuar desteği için evrak hazırlarken aynı belge akışını varsaymayın. Organizatörün sağladığı belgelerin neler olduğunu ve şirketinizden beklenen kayıtları katılım biçiminizle birlikte inceleyin. Fuar katılım desteği görüşmesine giderken imzalanan kaydın kopyasını veya erişim bilgisini dosya sorumlusuyla paylaşın.
| Fuarda izlenecek konu | Şirket içi kayıt | Dönüşte kullanım |
|---|---|---|
| Stant kimliği | Numara, salon ve unvan | Sözleşmeyle eşleştirme |
| Alan değişikliği | Tarihli bildirim ve açıklama | Hesap girdisini doğrulama |
| Katılım günleri | Ekip görev ve etkinlik notu | Katılım dosyasını açıklama |
| Resmî kayıt | İlgili belge ve erişim bilgisi | Başvuru incelemesine hazırlık |
| Bekleyen evrak | Sağlayacak kişi ve beklenen tarih | Dönüş sonrası görev takibi |
Ek hizmet taleplerini katılım bedeliyle karıştırmayın
Fuarda ek elektrik, baskı veya ekipman hizmeti talep edilmiş olabilir. Bu giderin kim tarafından istendiğini, hangi işletmeye fatura edildiğini ve hangi hizmeti kapsadığını kaydedin. Fuar gider desteği araştırmasında her ek ödemeyi kendiliğinden destek hesabına eklemeyin. Giderin programdaki yeri, ilgili düzenleme ve belgeler üzerinden incelenmelidir.
Fuar masraflarını geri alma beklentisiyle hazırladığınız şirket bütçesinde bu hizmetler ayrı satırlarda yer alsın. Organizatörün katılım faturasıyla başka tedarikçinin ek hizmet faturasını aynı ödeme gibi göstermeyin. Fuar geri ödeme araştırması için hazırlanan muhasebe dosyasında her kaydın kendi tarafı ve açıklaması bulunduğunda sonraki eşleştirme kolaylaşır.
Son günün ardından dosyayı bir sorumluya devredin
Fuara katıldım nasıl destek alırım sorusunun şirket içindeki ilk karşılığı, mevcut kayıtları bir araya getirmektir. Fuar bittikten sonra destek başvurusu hazırlığında stant ekibiyle muhasebenin elindeki belgeleri karşılaştırın. Katılım sırasında tespit edilmiş farkları da aynı görüşmede ele alın. Eksik evrakın kimden beklendiğini ve hangi işlem için gerektiğini yazın.
Devir toplantısında fuarın bitiş tarihini ve başvuru hazırlığının takvimini de açın. İki farklı fuara ait evrak aynı seyahat dosyasında bulunuyorsa kayıtları etkinlik bazında ayırın. Her dosyanın sorumlusu, o etkinliğe ait belgelerin hangi aşamada olduğunu görebilsin. Organizatörden beklenen son evraklar için mevcut yazışmanın tarihini ve takip edecek kişiyi görev tablosuna ekleyin.
HibeRaporu ile yurt dışı fuar desteği başvuru danışmanlığı görüşmesine etkinlik kaydı, sözleşme, ödeme belgeleri ve açık işler tablonuzla başlayabilirsiniz. Fuar teşvik danışmanlığı sürecinin ilk toplantısı, hangi kayıtların hazır olduğunu ve hangi bilgilerin açıklanacağını belirleyen somut bir çalışma olsun. Böylece fuardaki gözlemler, dosya hazırlığında kullanılabilecek düzenli bilgilere dönüşür. Fuar dosyanız için hizmet kapsamı
Vardiya değişiminde hangi numune alıcıda kaldı?
Stantta çalışan sabah ekibi, alıcıya iki farklı kaplama örneği versin. Öğleden sonra aynı alıcı üçüncü renk için geri geldiğinde yeni ekip yalnız “numune verildi” notunu görüyorsa ilk iki numuneyi yeniden gönderebilir. Standın çalışma defterine teslim edilen örneğin kısa kodunu, kime bırakıldığını ve sonraki adımı yazın. Alıcı üçüncü örneği yalnız görmek istediyse bunu sevk talebi olarak kaydetmeyin. Böylece fuar bittikten sonra destek başvurusu için ayrılan katılım evrakı da müşteri takibindeki numune hareketleriyle karışmaz.
Son gün söküme geçildiğinde hangi kaydı kapatırsınız?
Kurulumda teslim aldığınız ekran ve aydınlatmalar sökümde ayrı firmalara dönebilir. Örneğin dört ekranın üçü kiralama firmasına teslim edilmiş, biri organizatör deposunda kalmışsa tek satırlık “teslim edildi” kaydı depozitoyu açıklamaz. Ekipman kodunu, teslim alanı ve kalan işin sorumlusunu yazın. Bu teslim fişlerini fuar katılım desteği dosyanızda katılımı gösteren kayıtlarla karıştırmadan saklarsanız, fuar desteği başvurusu sırasında hizmet faturasının neden sonradan düzeltildiğini de izleyebilirsiniz.
