Organizatörün dövizli faturası ile bankadan çıkan tutar ilk bakışta birbirini karşılamayabilir. Ödeme taksitli yapılmış, banka ayrıca ücret kesmiş veya organizatöre ulaşan net tutar farklı görünmüş olabilir. Farkın nedenini belge üzerinden açıklamak, başvuru hazırlanırken aynı işlemi tekrar araştırmayı azaltır.
“stant bedeli dekontu” kontrolünde yalnız toplam tutara bakmak yerine fatura, transfer ve organizatör hesabını bir arada inceleyin. Hibe Raporu ile fuar dosyası görüşmesine ödeme belgelerinizin yanında açık mutabakat sorularını da getirebilirsiniz. Yazıdaki yöntem farklı para birimleriyle çalışan işletmeler için şirket içi kontrol önerisidir.
Her faturaya bir ödeme hareketi listesi hazırlayın
Fatura numarası, düzenleme tarihi, para birimi ve toplam bedeli tablonun başlangıcına yazın. Sonra bu faturaya ilişkin transferleri tarih sırasıyla ekleyin. Bir transferin açıklamasında yalnız fuar adı bulunuyorsa organizatörden hangi fatura veya siparişe işlendiğini gösteren hesabı isteyin.
“stant bedeli dekontu” birden fazla taksite bölündüğünde her taksitin fatura borcuna etkisini gösterin. Ön ödeme, ara ödeme ve bakiye birbirini tamamlayabilir. Aynı ödeme belgesini iki farklı fuarın dosyasına eklediyseniz hangi payın hangi işlemi karşıladığını yeniden kontrol edin.
“fuar faturası başka şirket adına” sorusu bu aşamada ortaya çıkıyorsa ödeme mutabakatına şirket kimliğini de ekleyin. Faturanın, katılım kaydının ve ödeme yapan tarafın unvanlarını birlikte okuyun. Grup şirketleri arasındaki ticari ilişkiyi ilgili belgelerle açıklamak için muhasebe ve başvuru biriminden dosyanıza özgü değerlendirme alın.
Banka masrafını asıl ödemeden görünür biçimde ayırın
Banka hesabından çıkan toplam tutar, satıcıya gönderilen bedel ile işlem ücretinin toplamını içeriyor olabilir. Hesap hareketinde bu bileşenlerin nasıl gösterildiğini inceleyin. İşlem ücretinin ayrı dekontu varsa onu ilgili transferin yanına koyun. Böylece bir farkı açıklarken aynı masrafı yeniden toplama ihtimali azalır.
Temsili bir örnekte fatura bedeli 5.000 avro, organizatöre gönderilen tutar 5.000 avro ve bankanın işlem ücreti 35 avro olsun. Banka çıkışı toplam 5.035 avro görünebilir. Bu rakamlar yalnız mutabakat örneğidir. Destek tutarı hesabına hangi unsurun dahil olacağı güncel programa göre ayrıca incelenir.
“fuar hibe hesaplama” çalışmasına geçerken işletmenin toplam katılım bütçesiyle resmî destek hesabında esas alınacak veriyi kendi başlıklarında tutun. “stant metrekare desteği” araştırmasında kullanılan alan bilgisiyle banka hesabındaki çıkışı doğrudan aynı ölçü olarak kullanmayın. Her hesap satırının kaynağını açık yazın.
Kur bilgisini hesap amacına göre kaydedin
İşletmenin kendi muhasebe kaydı, bütçe karşılaştırması ve destek hesaplaması farklı tarihlerle çalışabilir. Hangi kurun hangi amaçla kullanıldığını tablonun başlığında belirtin. Bankanın uyguladığı kurla yapılan iç bütçe hesabını resmî destek hesabının yöntemi olarak sunmadan önce ilgili metni okuyun.
“fuar destek üst limiti” araştırılırken yıl ve destek türü bilgisiyle resmî kaynağın tarihini birlikte saklayın. Eski bir hesap tablosunda kalan limiti yeni fuara otomatik taşımayın. Hibe Raporu ana sayfasındaki fuar desteği ön hesabını kullanırken seçilen etkinlik ve stant alanını da kontrol edin.
“24 metrekare stant desteği” aramasıyla bulunan bir örneği kendi dosyanıza uyarlıyorsanız gerçek katılım alanını sözleşme ve organizatör kaydıyla eşleştirin. “stant bedeli dekontu” üzerinde alan bilgisinin bulunmaması durumunda bu ilişkiyi diğer belgelerden kurabilirsiniz. Kaynaklar arasındaki farkı ilgili tarafla açıklığa kavuşturun.
İade ve mahsup hareketlerini dosyada izleyin
Stant alanı küçültülmüşse organizatör kısmi iade veya sonraki hizmete mahsup önerebilir. İlgili yazışmayı, düzeltme belgesini ve gerçekleşen banka hareketini aynı dosya altında tutun. İlk faturanın tamamı ödenmiş görünürken daha sonra iade alınması net ticari harcamayı değiştirir.
“fuar desteği katılım belgesi” ile sözleşmedeki alan değişmişse değişikliğin hangi aşamada gerçekleştiğini kaydedin. Organizatörden güncel katılım kaydını isteyin. “fuar bitti destek alabilir miyim” sorusunu incelerken başvuru takvimini de eş zamanlı kontrol ederek belge araştırmasının son güne yığılmasını önleyin.
“fuar sonrası DYS evrak yükleme” hazırlığında fatura ve dekont dosyalarına birbirini bulmayı kolaylaştıran adlar verebilirsiniz. Resmî sistemin güncel belge ve dosya biçimi kurallarını izleyin. Yüklenen sürümle şirket arşivindeki sürümün aynı olduğunu göndermeden önce kontrol edin.
Açık kalan farkı soruya dönüştürün
Bir mutabakat satırı açıklanamıyorsa farkın tutarını, para birimini ve hangi belgelerde görüldüğünü yazın. Soruyu banka, organizatör veya muhasebe ekibinden uygun kişiye iletin. “Ödeme eksik” şeklinde genel bir not yerine hangi hareketin hangi faturayla ilişkilendirilemediğini belirtmek cevabı hızlandırabilir.
“hiberaporu.com” üzerinden fuar dosyası incelemesine geçerken bu soruları belgelerle paylaşın. Erteleme, iptal ve avans mahsup rehberi değişen katılım planları için tamamlayıcıdır. Hibe Raporu görüşmesinde hangi fuar ve katılım türünün inceleneceğini başlangıçta belirtin.
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Ticaret Bakanlığının Fuar Desteklerine İlişkin Genelgesi resmî kontrol kaynağıdır. Bu yazı şirket içi ödeme mutabakatı hazırlığını anlatır. Hangi giderin destek hesabına alınacağı ve kullanılacak kur kendi dosyanızın güncel kurallarıyla belirlenir.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Hibe Raporu, şirket belgeleriyle faaliyet ve harcama planınızı birlikte inceler. Dosya hazırlığı ve takip hizmetimizden bize ulaşabilir, mevcut hesabınızla Belgelerim alanına geçebilirsiniz. Program araştırmasını genişletmek için açık programlar kataloğunu inceleyin.
Banka masrafı daha sonra iade edilmişse
Organizatöre 2.000 birim gönderilen bir işlemde banka ayrıca 20 birim hizmet bedeli tahsil etsin. Bir hafta sonra bu ücretin 8 birimi banka tarafından geri verilirse fuar için hazırlanan iç nakit hesabında net masraf 12 birimdir. Organizatöre yapılan ödeme ise aynı kalır. Muhasebe stant bedeli dekontu ile ilk banka ücretini ve sonraki ücret iadesini aynı işlem referansına bağlayabilir. İadeyi organizatörün fiyat indirimi gibi işlemek, tedarikçi hesabında gerçekte bulunmayan bir bakiye doğurur.
