Fuara gönderilen ürün, makine veya sergileme malzemeleri farklı taşıma kayıtları oluşturabilir. Şirket bütçesinde nakliye ayrı bir satırdır. Destek incelemesinde bu giderin nasıl ele alınacağı ise katılımın kapsamı ve hesap yöntemiyle birlikte okunmalıdır. Fuar nakliye gideri destek kapsamında mı sorusuna yaklaşırken önce ticari taşıma hizmetini ve araştırılan destek yapısını açıklayın.
Hibe Raporu fuar ön hesabı ve dosya incelemesi için katılım bilgilerinizi hazırlamanıza yardımcı olur. Bu rehber, lojistik ekibinden gelen kayıtları muhasebe ve başvuru dosyasıyla eşleştirmek için kullanılabilir. Taşıma ve gümrük işlemlerinin teknik koşullarını ilgili yetkili uzmanlarla kendi sevkiyatınız üzerinden değerlendirin.
Önce neyin ve hangi amaçla taşındığını yazın
Sevkiyatta sergilenecek ürün, çalışan ekipman, numune veya stant malzemesi bulunabilir. Her kalemin katılım planındaki işlevini açıklayın. Gönderilen ürünlerin listesiyle fuarda gösterilecek ürünlerin planı birbiriyle ilişkilendirilebilsin. Hangi şirketin gönderici ve hangi tarafın hizmet alıcısı olduğu dosyada açıkça görülsün.
Kurgusal bir üreticinin iki makine modeli ve tanıtım malzemesi gönderdiğini düşünelim. Taşıma faturası tek toplam içeriyor olabilir. Sevkiyat listesindeki kalemler, taşıma hizmetinin hangi katılımla ilgili olduğunu açıklamaya yardımcı olur. Fuar adı, ülke ve tarih gibi ortak bilgiler bu kayıtları aynı dosyaya bağlar.
Ticari giderle destek hesabındaki birimin ilişkisini okuyun
5973 sayılı Kararın yurt dışı fuar desteğe esas tutarı tanımı, yer kirası, nakliye, ulaşım ve standa ilişkin giderlerle bağlantılı metrekare bazlı destek bedelini ele alır. Bu nedenle hesapta kullanılan birimin neyi temsil ettiğini belirlemek önemlidir. Nakliye faturasının toplamına ayrıca hangi işlemin uygulanacağı, ilgili destek yöntemi üzerinden araştırılmalıdır.
Yurt dışı fuar desteği hesaplama ekranında destek birimi kullanıldığında hesabın hangi gider mantığına dayandığını okuyun. Ticari bütçenizde nakliyeyi ayrı izlemeniz mümkündür. Destek hesabında ise aynı giderin hangi kapsamda değerlendirildiğini güncel düzenlemeden kontrol edin. Böylece bütçe toplamıyla destek tahmininin ilişkisi daha anlaşılır olur.
Hizmetin paket içinde karşılanma durumunu kaydedin
Organizatör teklifinde bazı taşıma hizmetleri paket içinde sunulmuş olabilir. Şirketinizin ayrıca aldığı hizmetler de bulunabilir. Teklifin hangi taşıma aşamasını içerdiğini, hangi ek hizmetin ayrı fiyatlandığını işaretleyin. Çıkış, yerel teslim, geri dönüş veya depolama gibi aşamaların sorumlusu belli olsun.
İncelenen Fuar Desteklerine İlişkin Genelgede, bazı giderlerin bedelsiz karşılanması halinde desteğe esas tutarın belirlenmesine ilişkin hüküm de bulunur. Katılımınızda böyle bir durum varsa bunu danışmanlık görüşmesinde paylaşın. Hangi ticari hizmetin kim tarafından karşılandığı dosyanın doğru açıklanmasına katkı sağlar.
| Kayıt grubu | Dosyada tutulacak bilgi | Eşleştirme amacı |
|---|---|---|
| Sevkiyat | Gönderilen ürün ve malzemeler | Katılım planıyla ilişki |
| Hizmet teklifi | Taşıma aşamaları ve kapsam | Dahil olan hizmetler |
| Fatura | Hizmet alıcısı, açıklama ve bedel | Ticari giderin kimliği |
| Ödeme | Tarih, taraf ve banka kaydı | Faturayla ödeme bağlantısı |
| Katılım | Fuar, edisyon ve şirket | Bütün kayıtların ortak dosyası |
Gidiş ve dönüş kayıtlarını aynı olay sırasına bağlayın
Fuar dönüşünde teslim veya depolama hizmeti başka tarihte faturalandırılabilir. Kayıtları yalnız ödeme gününe göre dağıtmak yerine etkinlik referansıyla da izleyin. Birden fazla fuarın taşımaları aynı tedarikçiden alınmışsa her hizmetin hangi katılıma ait olduğu anlaşılabilsin.
Kurgusal örnekte nakliye firmasının bir faturasında iki ayrı etkinliğe ilişkin hizmet yer alıyor olsun. Dosya sorumlusu, hizmet açıklamasının ve tutar ayrımının nasıl belgeleneceğini tedarikçiyle görüşebilir. Şirket içi tahmini dağılım ile tedarikçinin düzenlediği asıl kayıt ayrı tutulmalıdır. Başvuruya esas açıklamanın hangi belgeye dayandığı yazılı olsun.
Değişiklikleri bütçe ve katılım dosyasına birlikte işleyin
Sevkiyat miktarı veya güzergâh değişirse yeni teklifin önceki kayıtla farkını açıklayın. Eklenen hizmet, değişen teslim veya iade gibi olaylar ayrı satırlarda görülsün. Fuar iptali ve stant avansı gibi başka bir değişiklik de gündemdeyse taşıma hizmetiyle ticari sözleşmenin ilişkisini ayrıca değerlendirin.
Fuar gider desteği araştırmasında bu değişikliklerin nasıl ele alınacağını güncel kapsam üzerinden inceleyin. Fuar masraflarını geri alma hedefiyle yaptığınız ilk bütçenin hangi varsayımlara dayandığını saklayın. Sonraki gerçekleşmeyle karşılaştırma yapabilmek için eski hesabın da açıklaması bulunmalıdır.
Görüşmeye sevkiyat özetini ekleyin
Şirket içi son kontrolde lojistik ve muhasebe sorumlusu aynı listeyi birlikte okuyabilir. Lojistik ekibi hangi ürünün ne zaman taşındığını, muhasebe ise hangi hizmetin ne zaman ödendiğini açıklasın. İki anlatımın ortak etkinlik referansında birleşmesi, dosyadaki açık noktaları daha görünür hâle getirir. Eksik açıklama için tedarikçiden ne isteneceğini bu karşılaştırmadan sonra belirleyin.
Taşıma hizmeti için alınmış ilk teklifin yanına son faturayı da ekleyin. İlave hizmet varsa değişikliğin hangi yazışma veya siparişle oluştuğunu kaydedin. Bu olay sırası, ön bütçeyle gerçekleşen gider arasındaki farkı yönetim toplantısında anlatmanıza yardımcı olur. Farkın kaynağı teknik kapsam, zaman veya ek hizmet olabilir.
Fuar nakliye gideri destek kapsamında mı sorusunu ekibimizle değerlendirirken etkinlik kaydı, taşıma kapsamı, fatura ve ödeme durumunu birlikte paylaşın. HibeRaporu hizmetleri üzerinden dosyanızı görüşebilir, panelinizde şirket belgelerini düzenleyebilirsiniz. İlk adım olarak hangi hizmetin hangi katılımla ilişkili olduğunu gösteren sevkiyat özetini hazırlayın. Bu kayıt, sonraki belge kontrolünün somut başlangıcı olur.
Fuar dönüşünde kasalar başka depoya giderse
Bir fuardan çıkan makine kasaları şirket merkezine dönmek yerine bir sonraki gösterim için bölge deposuna taşınsın. Nakliye firması buna tek sefer numarası vermiş olabilir. Örnekte fuar gider desteği araştıran işletme, depoya ulaşan makinenin seri numarasını sevk kaydına bağlayıp orada ne kadar kaldığını izleyebilir. Sonraki müşteri gösterimine giden taşıma için ayrı bir hareket numarası açın. Böylece aylık lojistik faturasında aynı kasa görünse bile hangi taşımanın fuardan çıkışa, hangisinin yeni satış faaliyetine ait olduğu belirlenebilir.
Taşıma faturası kilogramı hangi ağırlıktan hesaplıyor?
Örneğin numunenin net ağırlığı 80 kg, kasalı ağırlığı 105 kg, taşıyıcının fiyatlandırdığı ağırlık ise 140 kg olabilir. Sevk evrakında 105, faturada 140 görmeniz tek başına fazla tahsilat göstermez. Teklifte ölçüye göre hesaplanan bir ağırlık kullanılıp kullanılmadığını sorun. Kasa ölçülerini, tartım kaydını ve fiyatlandırma esasını yan yana koyun. “fuar nakliye gideri destek kapsamında mı” sorusuyla hazırlanan bir fuar desteği başvurusu için ticari bedelin nasıl oluştuğunu açıklamakla giderin kapsamını doğrulamak ayrı işlemlerdir.
