Şirketin elinde stant sözleşmesi, fatura ve banka kayıtları bulunabilir. Bir çalışan da organizatörden gelen katılım evrakını arşivlemiş olabilir. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti için görüşmeye geldiğinizde, mevcut belgelerin hangi etkinliğe ve hangi şirkete ait olduğunun anlaşılması ilk adımdır. Sonraki iş, belgeleri programın koşullarıyla karşılaştırmak, açıklama gereken farkları bulmak ve başvuruya esas kayıtları izlenebilir bir dosyaya bağlamaktır.
Yurt dışı fuar desteği başvuru danışmanlığı kapsamında beklentinizi açıkça tarif edin. Yalnız belgeleri kontrol ettirmek, başvuruya hazır dosya istemek ve başvuru sonrasındaki bildirimleri de takip ettirmek farklı iş yükleri oluşturur. Hibe Raporu, hizmet kapsamını seçilen program ve mevcut belgeler üzerinden belirlediğini açıklıyor. Görüşmede hangi işlerin yapılacağını ve size hangi dosya veya takip bilgisinin teslim edileceğini netleştirin. Hibe Raporu hizmet kapsamı
Mevcut belgelerin aynı katılımı anlattığını kontrol edin
Örnek bir şirket, yurt dışındaki fuar için 20 metrekarelik stant kiralamış olsun. İlk sözleşmede 24 metrekare yazıyor, daha sonra organizatör 20 metrekareyi doğrulayan bir değişiklik belgesi göndermiş. Faturada yalnız salon ve stant numarası var. Banka kaydında ise etkinlik adı kısaltılmış. Şirketin bütün belgeleri arşivde dursa bile bunların nasıl birlikte okunacağı henüz açıklanmamıştır.
Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar değerlendirilirken danışman, ilk sözleşmeyi son değişiklikle ve faturayla eşleştirebilir. Bir kaydın diğerini nasıl tamamladığını gösterir. Şirketin hangi stant alanıyla çalıştığını açıklayamıyorsa organizatörden hangi belge veya teyidin istendiğini belirler. Başvuru dosyasının ilk çıktısı, her evrakın hangi soruya cevap verdiğini gösteren kısa bir inceleme tablosu olabilir.
| Dosyada görülen kayıt | Örnek fark | Yapılacak inceleme |
|---|---|---|
| İlk stant sözleşmesi | 24 m² yazıyor | Son değişiklik kaydını bulma |
| Organizatör teyidi | 20 m² gösteriliyor | Etkinlik ve stant numarasını eşleştirme |
| Fatura | Alan bilgisi görünmüyor | Hangi katılımı ve bedeli açıkladığını doğrulama |
| Banka kaydı | Fuar adı kısaltılmış | Alıcı, tutar ve fatura ilişkisini açıklama |
| Katılım kaydı | Stant ve dönem bilgisi var | Dosyadaki diğer belgelerle karşılaştırma |
Danışmanlık görüşmesinde bu örneğe benzer bir fark varsa dosyanızı evrak adıyla değil, olayın sırasıyla anlatın. İlk alan ne zaman ayrıldı? Değişiklik ne zaman oldu? Ödeme hangi tutara göre yapıldı? Fuar stant alanı değişikliği sürecinde, şirketin hangi bilgiyi nereden aldığını açıklamak, tek başına evrak sayısından daha faydalıdır.
Katılım türünü ve hesap girdilerini doğrulayın
Fuar teşvik danışmanlığı araştırırken ilk görüşmede etkinliğin tam adı, şehir, dönem ve katılım biçimini paylaşın. Danışman, şirketin anlattığı etkinlikle destek araştırmasında kullanılan kaydın aynı olup olmadığını kontrol edebilir. Fuar listesinde aynı marka adıyla yer alan birden çok dönem varsa şirketin sözleşmesine uyan kaydı belirlemek gerekir. Hibe Raporu üzerinde ön hesabı açarken kullandığınız yıl ve alan bilgisini de inceleme notuna ekleyin. Fuar listesi ve ön hesap
“20 m² stant için ne kadar destek alırım?” sorusuna çalışırken, örnekteki son alan bilgisinin hangi belgeye dayandığını önce doğrulayın. Yurt dışı fuar desteği hesaplama ön sonucu bir planlama verisi olarak kaydedilebilir. Dosya hazırlığı, katılım koşullarının, belgelerin ve hesap girdilerinin birbiriyle ilişkilendirilmesini içerir. Hesap yapılırken kullanılan varsayımlar değişirse şirketin elindeki eski ekran görüntüsünü tarihli bir not olarak saklayın.
Bireysel fuar katılım desteği ve milli katılım fuar desteği için şirketin elindeki evraklar benzer isimler taşıyabilir. Hangi listenin ve hangi belge düzeninin kendi katılımınıza uygulanacağını doğrulayın. Organizatörün sağladığı kayıtlarla şirketin kendi banka veya ticaret belgelerini bir araya getirin. Fuar desteği için danışman firma seçerken bu doğrulama işinin teklif edilen hizmete dahil olup olmadığını sorun.
Başvuruya hazır dosyanın size nasıl teslim edileceğini belirleyin
Fuar destek başvurusu için danışmanlık görüşmesinde bir sonraki adımı açık biçimde konuşun. Dosya incelemesi sonunda bir belge kontrol tablosu mu hazırlanacak? Uygunluk soruları yazılı olarak açıklanacak mı? Başvuruya esas belgelerin son sürümü ve kayıt ilişkileri nasıl gösterilecek? Sorumlu çalışan bunları şirket arşivine nasıl ekleyecek? Teklifin kapsamı, şirketin sonunda alacağı somut çıktıyla anlaşılır.
DYS fuar destek başvurusu hazırlanırken şirketin yetkili kullanıcısı ve dosyayı hazırlayan danışman arasındaki iş bölümünü netleştirin. Başvurunun sistemde hangi aşamaya getirileceği, gönderim işleminin kimin yetkisinde olduğu ve gönderim kaydının şirketle nasıl paylaşılacağı görüşmede belirlenebilir. Hibe Raporu’nun hizmet sayfası, koşulları sağlayan işletmelerin resmî kanaldan kendileri de başvurabileceğini açıklıyor. Hibe Raporu başvuru danışmanlığı açıklaması
Evraklar birbiriyle uyumluysa hazırlık hangi çıktıyla biter?
İncelemede şirket, fuar, alan ve ödeme kayıtlarının birbirini açıkladığı görülebilir. Bu durumda danışmanlık çalışması, belgeleri kurumun güncel liste ve kurallarıyla karşılaştırıp son sürümü başvuru sahibine teslim etmeye odaklanır. İnceleme notunda başvurunun ait olduğu etkinlik, katılım biçimi ve belge tarihleri yer alabilir. Şirketin yetkili kullanıcısı, hangi belgelerin dosyaya esas alındığını ve gönderimden önce hangi bilgileri kendisinin doğrulayacağını bu nottan görebilir.
Örnek bir teslimde dört kayıt bulunabilir. İlk kayıt etkinlik ve şirket bilgilerini gösterir. İkinci kayıt, her evrakın hangi başvuru maddesine bağlandığını açıklar. Üçüncü kayıt, ön hesabın hangi girdilerle hazırlandığını gösterir. Son kayıt, gönderim öncesi şirketin kontrol edeceği son durumu ve görüşülmüş takip kapsamını içerir. Bu parçaların hangilerinin hizmet kapsamında teslim edileceğini, şirketin kendi ihtiyacına göre görüşün.
Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti tamamlandığında şirketin bütün evrakı yeniden toplaması gerekmeden güncel paketi açabilmesi önemlidir. Bir belgenin birden fazla sürümü varsa hangisinin esas alındığını gösterin. İki fuar için aynı organizatörden kayıt geldiyse her belgenin ait olduğu etkinliği işaretleyin. Başvuruyu şirketin kendisi gönderecekse dosyanın şirket içindeki son teslim tarihini de takvime yazın.
Örnekteki şirket, 20 metrekareyi doğrulayan belgeyi ve ilgili ödeme kaydını son kontrol tablosunda birlikte görebilir. Bu tablo üzerinden şirketin yetkili kullanıcısı, başvuru hazırlığında kullandığı bilgiyi bir kez daha kendi kayıtlarıyla karşılaştırabilir. Gönderim kaydı oluştuktan sonra numarası ve tarihi aynı tabloya eklenebilir. Takip de hizmete dahilse danışman sonraki bildirimi doğru dosyayla bu kayıt üzerinden eşleştirebilir.
Sonradan bir belge istenirse takip işini yazılı tanımlayın
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 38. maddesinde eksik ve ilave belgelerle ilgili bildirim ve iletim süreci DYS üzerinden düzenlenir. “DYS fuar başvurumda eksik belge var” dediğinizde ilk iş talebin hangi başvuru ve evraka ait olduğunu anlamaktır. Danışman takip hizmeti veriyorsa, bildirimin hangi maddesini kimin cevaplayacağını gösteren bir çalışma listesi hazırlayabilir. Fuar genelgesi, madde 38
Örnekte inceleme biriminin son alan değişikliğine ilişkin bir açıklama istediğini düşünelim. İlk sözleşmeyle değişiklik teyidi arasındaki bağlantıyı göstermek şirketin elindeki belgeyle mümkündür. Teyit metninde etkinliğin dönemi bulunmuyorsa organizatörle görüşecek kişiyi belirleyin. Gelen cevap, şirket arşivindeki ilgili dosyayla birlikte saklanmalıdır. Takip tablosuna talep, dayanak kayıt, cevap verecek kişi ve son durum bilgisi ekleyin.
Fuar desteği başvuru durumu sorgulama sürecinde hangi aralıklarla bilgi paylaşılacağını ve sonuç kaydının kim tarafından alınacağını da görüşün. Başvuru numarası, son bildirimin tarihi ve açık işlerin listesi şirketin kendi kayıtlarında bulunsun. İki fuarın dosyasını aynı kişi takip ediyorsa her bilgi doğru etkinlikle eşleşsin. Başvuru sorumlusu değiştiğinde bu kayıtlar devir için kullanılabilir.
Danışmanlık teklifini yapılacak iş ve teslim tarihiyle okuyun
DYS fuar başvurusu danışmanlık ücreti araştırmasında bir teklifin hangi işleri kapsadığını ve kapsamın hangi noktada sona erdiğini öğrenin. Bir teklif yalnız dosyanın ilk kontrolünü içerebilir. Başka bir teklif başvuruya hazırlık, bildirimlerin değerlendirilmesi ve sonuç kaydının paylaşılmasını da içerebilir. İlk görüşmede her iki hizmetin şirketin hangi ihtiyacını karşıladığını iş listesinde görün. Sonradan gelecek ilave taleplerin ücret ve teslim takvimini etkileyip etkilemeyeceğini de teklif üzerinden açıklığa kavuşturun.
Fuar desteği danışmanlık hizmetine başlarken şirketin mevcut evrakını tarihli bir listeyle teslim edin. Dosyada açıklama gerektiren konuları, örnekteki 24 ve 20 metrekare farkı gibi kısa cümlelerle yazın. Hangi kaydın şirketten, hangisinin organizatörden veya diğer taraftan beklendiğini gösterin. Hazırlık sonunda şirket, hangi belgelerin başvuruya esas alındığını ve açık kalan işi ne zaman kimin takip edeceğini görebilmelidir.
Yurt dışı fuar desteği için Hibe Raporu ile görüşürken etkinlik, katılım biçimi ve mevcut belge listenizi hazırlayın. Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti görüşmesinde bu bilgiler, dosyanın hangi aşamada olduğunu ve şirketin hangi desteğe ihtiyaç duyduğunu belirlemek için kullanılır. Görüşme sonunda teslim edilecek dosyanın içeriğini ve şirketinizde dosyayı teslim alacak kişiyi yazılı olarak kaydedin. Dosya hazırlığı ve süreç takibi
Çevrilmiş belgede hizmet adı kısaltılmışsa kim açıklayacak?
Yabancı dildeki faturada hem zemin kaplama hem kurulum işçiliği bulunduğunu, şirketin iç çevirisinde iki satırın yalnız “stand” olarak yazıldığını düşünün. Bir fuar destek dosyası hazırlama hizmeti için teslim kapsamı görüşülürken bu iki satırı örnek seçin. Danışmandan kaynak satırları hangi hizmete bağladığını göstermesini, eksik açıklama gerekiyorsa düzenleyene gidecek soruyu yazmasını isteyin. Çeviri ile asıl faturanın aynı gideri iki kez listelememesi için kontrol çizelgesinde her ikisini tek satır numarası altında ilişkilendirin.
Danışmandan örnek bir teslim satırı isteyin
Teklifleri karşılaştırmak için aynı anonim örneği kullanın: Stant bedeli tek faturada, ödeme iki banka hareketinde görünüyor. Danışmandan bu kayıtların son teslimde nasıl eşleştirileceğini tarif etmesini isteyin. Bir teklif sadece ekleri isimlendiriyor, diğeri hangi ödemenin hangi fatura bakiyesini kapattığını gösteriyorsa iki işin kapsamı farklıdır. Şirketiniz fuar desteği başvurusu için danışman arıyorsa tekliflerdeki fiyat farkını böylece teslim edilecek işle karşılaştırabilirsiniz. Talep edilen ek yazışmaların fiyata dahil olup olmadığını da yazılı sorun.
