Bir şirket aynı yıl hem bireysel katılımla yurt dışı fuara gidebilir hem de bir organizatörün düzenlediği başka bir katılımda yer alabilir. Ekip her iki dosyanın da aynı birimde incelendiğini varsayarsa gönderim ve takip kayıtları karışabilir. DYS fuar destek başvurusu için önce fuarın katılım biçimini ve şirketin ilgili kayıtlarını doğrulayın. Gönderim tamamlandığında dosyanın ulaştığı birimi, başvuruya ait sistem kaydı üzerinden izleyin.
Hibe Raporu fuar listesinde etkinliği araştırırken etkinlik adı, ülke, şehir ve dönem bilgisini kendi sözleşmenizle karşılaştırabilirsiniz. Aynı fuarın farklı dönemlerine ait kayıtlardan birini seçmek, destek hesabı ve başvuru hazırlığı üzerinde etkili olabilir. Sözleşmenizdeki katılım bilgileriyle çalışmaya başlayın. Fuar listesi ve hesaplayıcı
İnceleme birimini araştırmadan önce katılım biçimini kesinleştirin
İlk kontrol, ilgili etkinlikte şirketin nasıl yer aldığıdır. Organizatörle yapılan sözleşmeyi, etkinlik kayıtlarını ve varsa katılıma ilişkin resmî duyuruyu açın. Sözleşmede yazan ticari paket adıyla fuarın destek listesindeki katılım biçimi farklı ifadeler kullanabilir. Bir paketin isminde “Türkiye alanı” geçmesi gibi ticari açıklamaları, kendi başına resmî sınıflama olarak kaydetmeyin. Katılım türünü doğru kayıt üzerinden doğrulayın.
Bireysel fuar katılım desteği araştırması yaparken, sözleşmenin doğrudan fuarın ilgili tarafıyla nasıl kurulduğunu ve şirketin hangi etkinlikte hangi sıfatla yer aldığını açıklayın. Milli katılım fuar desteği araştırmasında, organizatörün düzenlediği katılımın ilgili döneme ait belgelerini isteyin. Ekip bir etkinlikte iki farklı teklif almış olabilir. Son imzalanan katılım kaydının hangisi olduğunu dosyada görünür tutun.
Ticaret Bakanlığı desteklenen yurt dışı fuarlar listesi üzerinden arama yaparken şirketin elindeki etkinlik ve organizasyon bilgisini ilgili dönemle eşleştirin. Organizatörün pazarlama sayfasındaki tarih veya şehir bilgisi, daha sonra değişen etkinliğe ait olabilir. Bir farklılık gördüğünüzde son geçerli belgeyi ve doğrulama kaynağını tarihli biçimde kaydedin. Ticaret Bakanlığı fuarlar sayfası
Genelgedeki inceleme merciini dosyanızın türüne uygulayın
Fuar Desteklerine İlişkin Genelge’nin 8. maddesine göre yurt dışı fuar destek dosyaları DYS’de ilgili İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği tarafından sonuçlandırılır. Bireysel katılımda katılımcının üyesi olduğu genel sekreterlik esas alınır. Yurt dışı fuar organizasyonlarına ilişkin dosyalarda inceleme merciini Bakanlık belirler. Madde, üyeliği gerekmeyen katılımcılar ve farklı bir genel sekreterliğe ulaşan başvurular için de hüküm içerir. Dosyanıza uygulanacak durumu güncel kayıtla birlikte okuyun. Fuar Desteklerine İlişkin Genelge, madde 8
Bir şirket birden çok üyelik kaydı veya sektör bilgisiyle çalışıyor olabilir. Önce başvuru sahibinin kimliğini ve katılım türünü kesinleştirin. Şirketin hangi üyelik bilgisinin bu dosyayla ilişkili olduğunu, gerektiğinde ilgili birimle doğrulayın. İki şirketin aynı grup bünyesinde olması üyelik kayıtlarının da aynı şirket adına tutulduğunu göstermez. Şirket unvanıyla üyelik bilgisini bir arada kontrol edin.
Hangi birimin inceleme yaptığına ilişkin bilgi farklı kaynaklarda farklı görünüyorsa, her kaydın nereden ve ne zaman alındığını yazın. DYS’de görünen dosya numarası ve inceleme birimi, sözlü görüşmede kullanılan birim adından farklı olabilir. Başvuru sorumlusu bu farkı çözmeden aynı dosya için birden çok kişiyle paralel takip başlatırsa cevaplar karışabilir. İletişimde aynı dosya numarasını ve etkinlik adını kullanın.
İki fuar için örnek bir takip tablosu kurun
Kurgusal bir işletmenin ilk etkinliğe bireysel katılım sağladığını, ikinci etkinliğe bir organizasyon üzerinden gittiğini düşünelim. İki katılımda da şirketin ticari unvanı aynıdır. İnceleme birimi hakkında yapılacak kontrolün dayanağı ise katılımın türüne göre değişebilir. Başvuru ekibi her fuar için ayrı kayıt açarsa, ilk etkinlik için doğrulanan üyelik veya inceleme bilgisini ikinci etkinliğe yanlışlıkla taşımaz.
| Takip alanı | İlk fuar | İkinci fuar |
|---|---|---|
| Katılım biçimi | Bireysel katılım | Organizatör kapsamındaki katılım |
| Kontrol edilecek başlangıç kaydı | Etkinlik ve şirket üyeliği | Etkinlik ve organizasyon bilgisi |
| Gönderim takibi | İlk dosyaya ait DYS kaydı | İkinci dosyaya ait DYS kaydı |
| İnceleme birimi | Bu başvurunun sistem kaydından doğrulanır | Bu başvurunun sistem kaydından doğrulanır |
| Açık iş | Dosyaya ait son belgeyi temin etme | Organizatörden katılım kaydını kontrol etme |
Şirketin fiilen kaç fuara katıldığını satış listesinde görmek mümkündür. Başvuru takibi için buna ek olarak etkinliğin tam adı, katılım türü, gönderim tarihi, dosya numarası ve inceleme birimi gerekir. Yurt dışı fuar desteği araştırması tamamlanıp başvuru yapıldığında hazırlık tablonuzdaki tahminleri yeni sistem kaydıyla güncelleyin. Her fuara ait bekleyen işlem ve sorumlu, tek satırda görülebilsin.
Gönderimden sonra birim değişikliği şüphesini kayıtla inceleyin
Gönderim öncesi hazırlık notunuzda bir genel sekreterliğin adı bulunabilir. Başvuru gönderildikten sonra sistemde başka bir birim görünürse, önce dosyanın gerçekten hangi birime ulaştığını ve ne durumda olduğunu kontrol edin. Aynı etkinlik için yeni başvuru hazırlamaya girişmeden önce mevcut kayda ne olduğunu öğrenin. Genelge’nin 8. maddesinde, farklı bir genel sekreterliğe ulaşan DYS başvurusunun ulaştığı birimce sonuçlandırılması düzenlenir. Somut dosyanızda gerekli işlemi ilgili birim üzerinden doğrulayın. Fuar genelgesi, madde 8
Fuar desteği başvuru durumu sorgulama notunda yalnız ekranın o gün görünen durumunu kaydetmekle yetinmeyin. Değişiklik fark ettiyseniz önceki kaydı ve yeni kaydı tarihleriyle gösterin. Birimle görüşülmüşse hangi başvuru üzerinden hangi sorunun sorulduğunu yazın. Dosya devredildiğinde yeni sorumlunun ilk görüşmeyi baştan kurmak zorunda kalmaması için cevaplanan ve bekleyen maddeler açık olsun.
Eksik belge bildirimini doğru dosyayla eşleştirin
“DYS fuar başvurumda eksik belge var” diye araştırırken ilk iş bildirimin hangi fuar ve hangi dosyaya ait olduğunu doğrulamaktır. Şirketiniz aynı dönem birkaç fuara başvurduysa fatura ve katılım evraklarının adları birbirine benzeyebilir. Bildirimde anılan kayıtla başvuru paketindeki dosyayı karşılaştırın. İstenen açıklamayı şirket içinde ilgili evrakı düzenleyen kişiye yönlendirin.
Fuar desteği başvurusu için gerekli evraklar listesini hazırlarken sonradan gelen bildirimi, ilk belge kontrolünden ayrı bir işlem olarak izleyin. Her talep için bildirim tarihi, istenen bilgi, sağlayacak kişi ve tamamlanma kaydı yer alsın. Örneğin organizatörden gelecek katılım belgesiyle bankadan alınacak ödeme kaydı farklı işlere karşılık gelir. Bir belge hazır olduğunda bütün bildirimin tamamlandığını düşünmeden diğer maddeleri de kontrol edin.
DYS fuar teşvik başvurusu dosyasını bir danışman takip ediyorsa sistem kaydını kim izleyecek, şirket içi evrakı kim toplayacak ve tamamlanan işi kim doğrulayacak, bu soruları baştan açıklığa kavuşturun. Bir çalışanın aldığı telefon bilgisini, ilgili işlemde görülen sistem kaydıyla birlikte not etmek sonraki görüşmelerde farkın anlaşılmasını sağlar. Şirket içinde tek bir güncel takip tablosu kullanın.
Dosyayı devralan çalışana bir görüşme geçmişi bırakın
İlk çalışan işten ayrıldığında veya dosyayı başka bir ekip üyesi devraldığında yalnız son ekran görüntüsünü paylaşmak yetersiz kalabilir. Başvurunun hangi şirket adına yapıldığını, hangi etkinliği kapsadığını ve en son hangi birimin hangi konuyu incelediğini kısa bir devir notunda gösterin. İlk gönderim, son bildirim ve son yanıt için tarihli kayıtları ekleyin. Dosyayı devralan kişi, aynı soruyu tekrar sormadan hangi işlemin beklediğini görebilsin.
Örnekteki ilk fuar için organizatörün katılım yazısı beklenirken ikinci fuarın ödeme dekontu hazırlanıyor olabilir. Ekip içi “fuar belgesi bekleniyor” notu iki işi ayırmak için yeterli bilgi sağlamaz. Takip tablosunda belgenin tam adını, ait olduğu etkinliği, işlemi yapacak kişiyi ve beklenen teslim gününü yazın. Belge ulaştığında kayıt üzerinde hangi bildirimi veya dosya maddesini karşıladığını işaretleyin.
Bir görüşmede alınan bilgi, sonraki sistem kaydıyla değişirse yeni durumu tarihli olarak ekleyin. Önceki bilginin hangi görüşmeye ait olduğunu koruyun. Örneğin yanlış etkinlik adıyla açılmış şirket içi bir satır düzeltilmişse, düzeltmenin sistem başvurusuna mı yoksa yalnız takip tablosuna mı ait olduğunu belirtin. Böylece dosyanın güncel durumunu okuyan kişi, hangi işlemin kurumda ve hangi işlemin şirkette gerçekleştiğini anlayabilir.
Görüşmeye başvuru numarası ve somut soruyla gelin
Fuar destek dosyası hazırlama hizmeti görüşmesine etkinlik bilgisi, katılım sözleşmesi ve varsa DYS dosya kaydını birlikte getirin. “Başvurum hangi aşamada?” sorusunun yanında ekranda görülen birimi, son bildirimin tarihini ve eksik görünen kaydı belirtin. Fuar teşvik danışmanlığı kapsamında hangi işlemlerin şirkete, hangi işlemlerin dosya hazırlığına ve hangilerinin ilgili kurumun değerlendirmesine ait olduğunu bu bilgiler üzerinden konuşabilirsiniz.
Fuar desteği için danışman firma seçerken birden çok etkinliğin aynı dönemde izlenmesi için hangi kayıtların kullanılacağını da görüşün. Fuar desteği ne zaman yatar sorusunun değerlendirilebilmesi için dosyanın önce hangi aşamada bulunduğu açıklığa kavuşmalı. Hibe Raporu görüşmesine gelirken her etkinliğin başvuru numarasını ve son işlem kaydını ayrı tutun. İlerleme bilgisi geldiğinde değişikliği doğru dosyaya ekleyin. Fuar dosyası hazırlığı ve takip hizmeti
İki şirkette dosya numarasının son dört hanesi aynıysa
Bir grubun ihracat birimi iki tüzel kişi adına aynı etkinlikteki işlemleri izlesin. Telefon notunda yalnız dosya numarasının son dört hanesi saklanmışsa incelemeci birimden gelen dönüş yanlış şirketin kaydına işlenebilir. Bir fuar teşvik başvurusu hakkında görüşmeye başlamadan önce tam işlem referansını ve başvuran şirketi birlikte doğrulayın. Karşı taraf farklı bir dosyadan bahsediyorsa katılım türünü ve edisyonu da okuyarak eşleşmeyi netleştirin. Görüşme notuna tam referansı yazmak, benzer numaranın başka bir kuruma yönlendirilmiş gibi görünmesini önler.
Yazılı durum isterken muhataba ne göndermelisiniz?
Birliğe giden ilk e-postada dosyanın tamamını tekrar göndermek yerine hangi işlem için cevap beklediğinizi belirtin. Örneğin teslim teyidi var ama son yazışmada yalnızca eksik eklerin kayda alındığı yazıyorsa, sorunuz eklerin alınıp alınmadığı mı yoksa dosyanın hangi aşamada olduğu mu? Etkinlik, şirket unvanı, referans ve son işlem tarihini tek satırda verin. Bu hazırlık sayesinde fuar desteği başvuru durumu sorgulama talebiniz belirli bir fuar katılım desteği kaydına bağlanır ve gelen yanıtı doğru dosyada saklayabilirsiniz.
