DYS kullanıcı yetki süresi, kişinin hangi yararlanıcı adına ve hangi kapsamda işlem yapabildiğiyle birlikte kontrol edilmelidir. Şirkette imza yetkisi bulunması, DYS’de gereken kullanıcı işlemlerinin tamamlandığını tek başına göstermez. Kayıt açık olsa bile yetki süresinin veya gönderim kapsamının uygun olmaması başvuruyu etkileyebilir. HibeRaporu ile ihracat destek dosyanızı hazırlarken şirket belgelerini, temsil kayıtlarını ve başvuru takibini birlikte değerlendiriyoruz.
Bu rehber mevcut yetkinin yönetimine odaklanır. İlk tanımlama aşamasındaysanız önce DYS firma kaydı ve kullanıcı hazırlığı rehberini inceleyin. Günlük takipte ise şirket, kullanıcı ve açık başvuru kayıtlarını birbirine bağlayan bir kontrol düzeni kurun.
Şirket temsilcisiyle sistem kullanıcısını ayırın
Başvuru dosyasında şirketin unvanı ve vergi numarası, temsile yetkili kişiler ve DYS işlemlerini yapacak kullanıcı ayrı alanlardır. Bakanlığın güncel EK C formu bu ayrımı açıkça gösterir. Formda EK A, B ve C’nin imza sirkülerinde temsile yetkili aynı kişilerce, münferit veya müşterek temsil düzenine uygun imzalanması açıklanır. Bakanlığın güncel DYS form bağlantıları
DYS temsilci yetkilendirme belgesi hazırlarken yalnızca ad soyad eşleşmesine bakmayın. Hangi tüzel kişi adına imza atıldığı, birlikte imza gerekip gerekmediği ve dayanak belgenin geçerliliği de açık olmalı. Aynı gruptaki iki şirketin dosyalarını karıştırmamak için her yetkiyi ilgili yararlanıcıyla eşleştirin.
DYS kullanıcı yetki süresi nasıl belirlenir?
EK C’de başlangıç ve bitiş tarihi bulunur. Formdaki açıklamaya göre bitiş tarihi, yetkilendiren kişinin imza sirkülerindeki yetki bitişini ve azami üç yılı geçemez. Üç yıl otomatik tanınmış sabit süre değildir; temsil yetkisi daha önce sona eriyorsa o sınır dikkate alınır. Güncel EK C Kullanıcı Yetkilendirme Formu
Temsili olarak, formda iki yıllık kullanıcı erişimi istenmiş fakat yetkilendiren kişinin temsil süresi daha erken bitiyor olsun. Kontrolü yalnızca talep edilen iki yıl üzerinden tamamlayamazsınız. Bu örnek tarih sınırlarının birlikte okunmasını gösterir; belirli bir şirketin onaylanmış yetkisi değildir.
Şirket içi listenizde talep edilen süreyle sistemde tanımlanan süreyi ayrı tutun. Gönderilmiş formu “aktif yetki” kabul etmeyin; işlemin sonucunu ve kullanıcı kaydını kontrol edin. Bitiş tarihinden önce belgeleri gözden geçirmek üzere bir sorumlu belirleyin.
Kısmi yetki ile tam yetki arasındaki fark
Güncel EK C, modül bazında kısmi veya tam yetki seçimini içerir. Kısmi yetkili başvuru oluşturup görüntüleyebilir; tam yetkili bunlara ek olarak gönderim yapabilir. İhracat destekleri, hizmet sektörü destekleri ve diğer bileşenler formda ayrı yer alır. Bir modüldeki erişimi bütün DYS işlemleri için geçerli saymayın. EK C yetki kapsamı açıklamaları
İş paylaşımını buna göre kurun. Belgeleri hazırlayan kişinin göreviyle nihai kontrolü ve gönderimi yapacak kişinin görevi belli olsun. Dosya eklenmiş olmasına rağmen gönderim tamamlanmamışsa başvuruyu iletilmiş olarak raporlamayın. Fuar dosyası özelinde DYS üzerinden yurt dışı fuar başvurusu rehberimizden ilerleyebilirsiniz.
Yetki değişikliği ve azil hangi formla yapılır?
DYS Genelgesinin 7’nci maddesinde kapsam değişikliği için EK C, azil için EK D ve ekleriyle ilgili başvuru merkezine şahsen veya KEP üzerinden başvuru yolu düzenlenir. Kullanıcının kendi isteğiyle yetkisini sonlandırması da ayrıca ele alınır. DYS Genelgesi, yetki değişikliği ve azil
Yeni bir kullanıcı eklemeyi eski kullanıcının yetkisini sona erdiren işlem gibi görmeyin. DYS yetki değişikliği dosyasında hangi kapsamın korunacağını, hangisinin değişeceğini ve hangi kullanıcı için azil istendiğini açık yazın. EK D’nin güncel açıklamaları, başvurunun yararlanıcıdan veya kullanıcıdan gelmesine göre imza düzenini farklılaştırır. Yetkilendirilmiş Kullanıcı Azil Formu
Süre dolunca hangi belgeler yenilenir?
Bakanlığın kılavuzu, imza sirkülerinin süresi dolduğunda kullanıcı görevlerinin pasife çekildiğini ve güncel belgelerin sunulması gerektiğini açıklar. Resmî sıkça sorulan sorular metni, yalnız EK C’deki sürenin dolmasıyla sirküler veya imza yetkisinin değişmesini ayrı değerlendirir. DYS dikkat edilecek hususlar, Bakanlık DYS soruları ve cevapları
Bu nedenle her erişim sorununda aynı belge paketini tekrar göndermek yerine sorunun kaynağını belirleyin. Kullanıcı süresi mi doldu, temsil kaydı mı değişti, ilgili modül mü tanımlı değil? Güncel form eklerini kontrol edin; ihtiyaç duyulan belgeyi başvuru merkezinin güncel talebiyle eşleştirin.
DYS danışman erişim yetkisi nasıl yönetilmeli?
Danışmanlık hizmeti almakla sistemde işlem yapma yetkisini aynı karar olarak görmeyin. Hangi kişinin dosya hazırlayacağı, hangi kişinin gönderim yapacağı ve hangi modüllere erişeceği belirlenmeli. Şirket dışındaki kişi için gereken noter ve yetkilendirme belgelerini güncel EK C ile Genelgenin 6’ncı maddesi kapsamında kontrol edin. Başkasının e-Devlet hesabını kullanmak yerine resmî yetkilendirme yoluyla ilerleyin.
Danışman veya personel değişiminde şirket içi devir listesini şu şekilde hazırlayabilirsiniz:
- Açık başvuruların numarası ve mevcut aşaması.
- Eksik tamamlama bildirimleri ve geçerli son tarihler.
- Her dosyanın son gönderilen belge sürümü.
- Yetkisi devam edecek ve sona erecek kişiler.
- Yeni takip sorumlusu ve ilk kontrol tarihi.
Bu liste şirket içi çalışma önerisidir; EK C veya EK D’nin yerine geçmez. Devir tamamlandı diye açık başvuruların sürelerinin değiştiğini varsaymayın. Yetkilendirme gecikmesine ilişkin özel süre talepleri varsa Genelgedeki şartlar ve resmî başvuru yolu ayrıca değerlendirilir; süre uzamasını kendiliğinden kazanılmış kabul etmeyin.
HibeRaporu’nun belge kontrolü, başvuru ve takip desteği ile yetki hazırlığından açık dosyaların izlenmesine kadar sorumlulukları netleştirebilirsiniz. İşlem öncesinde doğru yararlanıcıyı, aktif kullanıcıyı, kapsamı ve bitiş tarihini birlikte doğrulayın; dosya hazırlığını gönderim kanıtıyla tamamlayın.