İşletme, destekle aldığı makineyi daha yeni bir modelle değiştirmek veya üretim düzenini küçültmek isteyebilir. Alıcı hazır olsa bile satış kararından önce makinenin hangi programla edinildiğini, hangi tarihten itibaren hangi koşullara tabi olduğunu ve dosyanın son aşamasını bulun. “Hibe ile alınan makine satılır mı?” sorusunun cevabı bu kayıtlara göre değişir. İlk görüşmeye makinenin faturası, varsa seri numarası ve destek dosyasının son sürümüyle gelin.
Makine alım hibesi araştırması yaparken makinenin nasıl alınacağını planlamak kadar ileride hangi koşullarda kullanılacağını da bilmek gerekir. Şirket satın alma sırasında destek kaydıyla ilişkilendirdiği ekipmanı, sabit kıymet listesinde de tanımlayabilir. Bir satış veya devir gündeme geldiğinde hangi makinenin hangi destekle edinildiği tek dosyadan görülsün. Şirketinizin ilgili programını bulmak için Hibe Raporu kataloğundaki resmî kaynaklara bakabilirsiniz. Destek programları
Makinenin hangi karara veya programa bağlandığını bulun
Fatura üzerindeki model, işletmenin sabit kıymet kaydı ve destek dosyasındaki tanım aynı ekipmanı göstermelidir. Bir hat birkaç bileşenden oluşuyorsa satılması planlanan bileşenin listede nasıl yer aldığını açıklayın. Tek faturada birden fazla ekipman varsa satış kararına konu olan kalemin bedelini ve tanımını ayrı bulun. Mali işler ekibi, satın alma kaydında görünen ekipmanı teknik ekipten teyit edebilir.
Hibe harcama belgeleri arasında ilgili fatura, ödeme kaydı ve teslim belgesi bulunabilir. Bunların yanına proje kararını, varsa revizyon ve izleme belgelerini ekleyin. Şirket aynı modelden birkaç makine almışsa bunların hepsi aynı program kapsamında edinilmiş olmayabilir. Seri numarası veya işletmenin kullandığı sabit kıymet kodu, satışa konu makineyi doğru dosyaya bağlamaya yardım eder.
Programın satış, kiralama ve devir hükümlerini okuyun
KOSGEB, Girişimci Destek Programı sayfasındaki makine satışına ilişkin açıklamasında destekle edinilen ekipmanın destek süresindeki satış, kiralama, devir ve rehin kısıtlarını belirtir. Kendi desteğinize uygulanacak süreyi ve hükümleri, destek kararınızla birlikte güncel program belgelerinden kontrol edin. Şirketiniz farklı KOSGEB programlarından yararlandıysa ekipmanın bağlı olduğu programı ayrı belirleyin. KOSGEB Girişimci Destek Programı
Yatırım teşvik belgesiyle edinilen sabit kıymetler için ilgili teşvik düzenlemesine bakın. 9903 sayılı Karar’ın 26. maddesine göre, belgeye konu yatırım için edinilen sabit kıymetin satışı, tamamlama vizesi yapılmamışsa veya vize müracaatından itibaren iki yıl dolmamışsa Bakanlık iznine tabidir. Vize tamamlanmış ve belirtilen süre dolmuşsa madde satışa izin verir. Uygulanacak kuralı belirlerken belgenizin dayandığı düzenlemeyi, vize müracaat tarihini ve vize durumunu birlikte doğrulayın. 9903 sayılı Karar, madde 26
“Hibe hangi durumda geri alınır?” sorusunu araştırırken işlemin tam olarak ne olduğunu belirtin. Satış, başka bir işletmeye kullanım için verme, kiralama veya işletmenin mülkiyetindeki makineyi farklı bir projeye aktarma farklı koşullara tabi olabilir. Hangi işlem için izin veya bildirim gündeme geldiğini ilgili program üzerinden değerlendirin. Olası geri alma tutarını, ilk faturanın toplamına bakarak kesinleştirmeyin. Kararda veya yetkili birimin değerlendirmesinde hangi tutarın hangi dayanağa bağlandığını inceleyin.
Satış görüşmesinden önce tarihleri yan yana koyun
Kurgusal bir işletmenin makineyi üç yıl önce satın aldığını, yatırım teşvik tamamlama vizesi için ise 18 ay önce müracaat ettiğini varsayalım. Satış gündeme geldiğinde şirketin yalnız fatura tarihini kontrol etmesi yetersiz kalır. 9903 sayılı Karar’ın 26. maddesinin dosyaya uygulanması hâlinde tamamlama vizesi müracaat tarihinin ve vize durumunun ayrıca değerlendirilmesi gerekir. İşletmenin satış kararından önce ilgili birimle doğrulayacağı tarih, bu dosyada satın alma günüyle aynı değildir.
| Şirket içi kayıt | Ne gösterir? | Kontrol edecek ekip |
|---|---|---|
| Makine faturası ve teslim kaydı | Ekipman kimliği ve satın alma bilgisi | Satın alma ve muhasebe |
| Destek kararı veya teşvik belgesi | Ekipmanın hangi kapsama bağlandığı | Proje sorumlusu |
| Vize müracaatı ve sonuç kaydı | Kapanış işleminin tarihi ve durumu | Teşvik dosyası sorumlusu |
| Olası satış teklifi | Planlanan fiyat, alıcı ve işlem tarihi | Yönetim ve satış |
| İzin ya da bildirim kaydı | İlgili işlemin dayanağı | Yetkili çalışan |
Örnek tabloda satış tarihi henüz kesinleşmemişse yönetim notuna “planlanan” olarak yazın. Alıcının teklifinin geçerlilik süresiyle şirketin tamamlaması gereken incelemeyi birlikte görün. Bir görüşmede satış şartı değişirse yeni taslağı eski teklifin üzerine yazmadan saklayın. Hangi koşulla karar verildiği daha sonra görülebilsin.
Bir hattın parçası satılacaksa kalan kapasiteyi hesaplayın
Makine satışından sonra işletmenin proje kapsamında planladığı üretim düzeni değişebilir. Örneğin hat iki aynı özellikte makineyle saatte 120 parça üretiyor olsun. Teknik ekip, birinin çıkarılması hâlinde diğerinin gerçek koşullarda saatte 60 parça üretebileceğini öngörüyorsa bu tahminin dayanağını yazsın. Üretimin başka bir aşaması darboğaz oluşturuyorsa bu hesabı yalnız makine sayısına göre yapmayın. Ürün grubu, çalışma süresi ve satış siparişlerini de değerlendirin.
Teşvik belgesi makine listesi içinde planlanan satışa konu ekipmanı işaretleyin. Kalan ekipmanla projenin hangi işinin yapılabileceğini teknik notta açıklayın. Aynı dönemde yeni bir makine alınması planlanıyorsa yeni makinenin teslim ve kurulum günlerini de gösterin. Teşvik belgesi revizesi veya proje değişikliği araştırması gerekiyorsa eski ve yeni üretim düzenini karşılaştıran bu tabloyu ilgili birime sunabilirsiniz.
Satış geliriyle yeni makineyi finanse etmeyi planlıyorsanız iki işlemin tarihini nakit tablosuna yazın. Alıcı bedelin bir bölümünü teslimden sonra ödeyebilir, yeni tedarikçi ise daha önce avans isteyebilir. Şirketin hesabına geçecek paranın hangi tarihte kullanılabileceğini inceleyin. Hibe için öz kaynak şartı araştırmasında, yeni yatırımın kendi finansman ihtiyacı ve önceki ekipmana ilişkin açık işlemler birlikte görülsün.
Grup içi kullanım değişikliğinde ekipmanın fiilî yerini kaydedin
Bir şirket makineyi satmak yerine aynı grubun başka işletmesine vermeyi düşünebilir. İki işletmenin unvanını, makinenin mevcut yerini ve planlanan kullanım yerini dosyada gösterin. Muhasebe kaydındaki şirketle makineyi fiilen kullanacak şirket değişiyorsa bunun hangi sözleşme ve teslim işlemine dayanacağını açıklayın. Şirket içi iş planı hazırlanırken ilgili destek koşullarını da bu somut işlem üzerinden kontrol edin.
Ekipman geçici olarak bakım veya teknik inceleme için başka bir yerde tutuluyorsa bu durumun başlangıç ve bitiş tarihlerini kaydedin. Makinenin bulunduğu yer, yapılacak iş ve teslim alan taraf, işletmenin arşivinden görülebilsin. Bir kontrol sırasında ekipmanın yerinin sorulması hâlinde şirket, eski adresi gösteren fatura ile geçici yer değişikliğini açıklayan kaydı birlikte sunabilir. Bu kayıt düzeni, farklı olayların tek işlem gibi değerlendirilmesini önler.
Satış gelirini ve olası yükümlülükleri örnek hesapta görün
Kurgusal işletmenin makine için 500.000 liralık bir satış teklifi aldığını düşünelim. Söküm ve nakliye için işletmeye 30.000 liralık bir gider düşüyor olsun. Şirketin kendi nakit senaryosunda bu iki kalem üzerinden 470.000 lira kalır. Satışın koşullarına ilişkin incelemede ayrıca 100.000 liralık bir geri alma tutarı bulunduğunu varsayarsak aynı senaryoda 370.000 lira kalır. Örnek, satış fiyatı ile şirketin elinde kalabilecek nakit arasındaki farkı gösterir. Gerçek işlemde ilgili karar, şirketin vergi ve mali kayıtları ile sözleşme koşulları üzerinden değerlendirme yapılır.
Alıcının ödemeyi iki parçada yapacağını varsayarsanız tutarların hangi tarihte kullanılabileceğini de yazın. İlk ödeme şirketin söküm ve nakliye giderini karşılayabilir, ikinci ödeme ise makine tesliminden sonra gelebilir. Bu arada yeni ekipmanın avansı isteniyorsa yönetim beklenen satış toplamıyla o gün kullanılabilecek kaynak arasındaki farkı görsün. Tabloda kesinleşmiş alıcı teklifini, şirketin gider tahminini ve kurum değerlendirmesini kendi dayanaklarıyla belirtin.
Makine satışının işletme içinde gerçekleştiğini gösteren son kaydı saklamak da önemlidir. Satış gerçekleşirse eski ekipmanın hangi tarihte kullanım dışına çıktığını, alıcıya ne zaman teslim edildiğini ve işlemin muhasebe kaydına nasıl yansıdığını not edin. Bir izin veya bildirim süreci yürütüldüyse ilgili belgeyi aynı kayıtla ilişkilendirin. Yeni makine devreye alındığında üretim ekibinin kullandığı ekipman listesi ve mali işler kayıtları güncel durumu birlikte göstersin.
Satış kararını doğrulanmış bir işlem notuyla tamamlayın
Şirket yönetimine makinenin kimliğini, bağlı olduğu programı, planlanan işlemi, tarihleri ve görüşülen koşulları özetleyen bir sayfa sunun. Açık kalan sorunun yanında kimin cevap vereceğini ve hangi kaydın beklendiğini belirtin. Alıcı teklifi yenilenirse değişen bedeli ve teslim tarihini aynı karar notuna ekleyin. Muhasebenin son gördüğü teklif ile yönetimin değerlendirdiği teklif farklıysa iki kayıt arasındaki farkı onaydan önce açıklayın.
Hibe danışmanlığı görüşmesinde satış planını ve proje dosyasının mevcut durumunu bu belgelerle anlatabilirsiniz. Hibe Raporu üzerinden dosya değerlendirme ve takip hizmetlerini inceleyebilirsiniz. Danışmanlık ve dosya hazırlığı
Etiket yenilenince eski fatura hangi makineyi gösterir?
Bir presin bakımda kontrol ünitesi değişmiş ve yeni ünitenin üzerinde ayrı bir seri numarası bulunuyor olsun. Alıcı yalnız bu etiketi fotoğrafladıysa makinenin ilk teslim belgesindeki numara ile teklif ekindeki numara farklı görünebilir. Satış görüşmesinden önce gövde plakasını, değişen parçanın etiketini ve servis fişini ayrı ayrı bulun. Eski ve yeni parçaları aynı satıra yazıp makinenin kendisini ayrı tanımlayın. Böylece teşvik belgesi makine listesi ile sahadaki ekipmanı karşılaştıracak kişi, parça değişimini başka bir makine alımı sanmadan hangi varlık hakkında karar istendiğini anlayabilir.
