Bir işletmenin yeni makine, personel ve tesis hazırlığı için birden fazla destek seçeneğiyle karşılaşması mümkündür. Her program ayrı gideri destekliyor gibi görünebilir. Ancak aynı fatura iki hibede kullanılır mı sorusu, araştırmanın yalnız bir bölümüdür. Bazı düzenlemeler giderin yanında yatırım veya destek unsuru düzeyinde birlikte kullanım koşulları da getirir. Önce hangi programların hangi kapsamda incelendiğini belirlemek gerekir.
Hibe Raporu'nun uygunluk ve dosya hazırlama hizmetlerinde mevcut desteklerinizin ve yeni yatırım planınızın birlikte açıklanması önem taşır. Bu rehber, programları karşılaştırmak için hazırlayabileceğiniz destek ve gider haritasını anlatır.
Mevcut desteklerinizi ilk görüşmede paylaşın
Şirketinizin devam eden projelerini, başvurularını ve henüz sonuçlanmamış taleplerini listeleyin. Sadece ödeme alınanları yazmakla yetinmeyin. Bir yatırım için araştırılan veya kullanılması planlanan destek de değerlendirmede önemli olabilir. Her kayıt için programın adı, proje konusu, aşama ve ilgili gider grubu bulunsun.
Kurgusal bir işletmede üretim ekibi makine desteğini, finans ekibi yatırım teşvikini ayrı danışmanlarla araştırıyor olabilir. Ekipler birbirlerinin dosyasını görmüyorsa aynı yatırım için farklı varsayımlarla ilerleyebilir. Merkezi bir liste, hangi konunun birlikte incelenmesi gerektiğini erken fark etmeye yardımcı olur.
Kuralın hangi düzeyde kurulduğunu okuyun
Aynı fatura iki hibede kullanılır mı araştırmasında yalnız iki gider satırını karşılaştırmayın. Düzenlemede aynı gider, aynı personel, aynı destek unsuru veya aynı yatırım gibi hangi tanımın kullanıldığını inceleyin. Bu kavramlar aynı kapsamı anlatmayabilir. Faturaları ayrı dosyalara koymak, yatırım düzeyindeki bir koşulu kendiliğinden çözmez.
İncelenen Yatırımlarda Devlet Yardımları Hakkında Kararın 33. maddesi, diğer kamu destekleriyle yararlanma ilişkisini yatırım ve destek unsurları bakımından düzenler. Maddede kredi ve belirli programlara ilişkin istisnalar da bulunur. Bu nedenle hükmün ilk cümlesini tek başına alarak bütün seçenekleri uygun veya uygunsuz ilan etmeyin. Güncel metnin tamamını kendi dosyanızla birlikte değerlendirin.
Proje, yatırım ve gider için ortak bir harita çıkarın
Her programın hangi amacı ve hangi harcamayı ele aldığını aynı tabloda gösterin. Bir makine, yazılım veya personel gideri hangi projeyle ilişkili? Aynı fiziksel yatırım birden fazla dosyada anlatılıyor mu? Başvurudaki proje adı farklı olsa da fiilî yatırım ilişkisi ayrıca incelenmelidir.
Kurgusal örnekte yeni üretim hattı için makine ve yazılım alınacak olsun. Bir dosyada bunlar birlikte yeni hat yatırımı, diğerinde yalnız yazılım projesi olarak açıklanmış olabilir. İki metnin aynı işletmedeki hangi gerçekleşmeyi anlattığını teknik ekiple netleştirin. İsim farklılığı, kapsamların bağımsız olduğunu tek başına göstermez.
| Harita alanı | Yazılacak bilgi | Birlikte inceleme sorusu |
|---|---|---|
| Program | Tam ad ve ilgili düzenleme | Hangi birlikte kullanım hükmü var? |
| Yatırım | Fiilî tesis veya hat | Aynı yatırım mı anlatılıyor? |
| Gider | Ekipman, hizmet veya personel | Aynı kalem başka dosyada var mı? |
| Aşama | Araştırma, başvuru, kabul veya ödeme | Hangi işlem henüz açık? |
| Beyan | Paylaşılmış destek bilgisi | Dosyalar birbirini açıklıyor mu? |
Personel ve finansman kalemlerini de kontrol edin
Birlikte kullanım incelemesi yalnız makine faturalarıyla sınırlı olmayabilir. Programın personel desteği, finansman veya başka bir unsur için özel hükmü bulunabilir. KOSGEB'in Girişimci Destek Programı sayfasından ulaşılabilen yönerge, kendi kapsamındaki destek koşullarını düzenler. Farklı araçları araştırırken ilgili bileşenin hükümlerini ayrı okuyun.
Hibe eş finansman nedir veya hibe için öz kaynak şartı araştırmasında da kaynakların niteliğini açıklayın. Başka bir programdan araştırılan destekle işletmenin kendi kaynağını aynı adla göstermeyin. Hangi tutarın mevcut, hangisinin talep ve hangisinin henüz varsayım olduğunu bütçe tablosunda belirtin.
Değişiklik olduğunda bütün ilgili dosyaları değerlendirin
Bir tedarikçi veya ekipman değişikliği tek projeyi etkiliyor gibi görünebilir. Aynı yatırım başka bir dosyada da yer alıyorsa ilgili kayıtların güncelliğini kontrol edin. Hibe projesinde tedarikçi değişikliği ve teşvik belgesi revizesi gibi farklı süreçlerin nasıl ele alınacağı kendi düzenlemeleri bakımından araştırılmalıdır.
Hibe projesinde bütçe aktarımı planlandığında da yalnız iç tabloda rakamların yerini değiştirmeyin. Talebin hangi faaliyet ve giderle ilişkili olduğunu açıklayın. Şirketin birden fazla destek araştırması varsa değişiklik notunda bunlarla olası ilişkiyi de görünür bırakın. Son karar için yetkili inceleme ve güncel düzenleme gerektiren noktaları ayrı işaretleyin.
Son kontrolü şirket içinde tek bir listeden yürütün
Yeni bir destek görüşmesi başladığında listeye araştırma aşamasında olduğunu belirten satır ekleyin. Henüz başvuru yapılmamış olması, diğer ekiplerin bu çalışmadan haberdar olmasını gereksiz kılmaz. Görüşme sonrasında seçenek elenirse gerekçeyi kaydedin. Böylece aynı yatırım için farklı tarihlerde yapılan araştırmaların neden açıldığı ve neden kapatıldığı izlenebilir.
Hibe harcama belgeleri için merkezi kayıt tutmak, aynı faturanın farklı ekiplerce farklı dosyalara eklenmesini görmeye yardımcı olur. Dosya sorumlusu güncel başvuru ve destek listesini muhasebeyle karşılaştırsın. Hangi beyanda hangi bilginin verildiği izlenebilir olsun. Böylece görüşmeler yalnız kişilerin hafızasına dayanmaz.
HibeRaporu program kataloğunda yeni seçenekleri araştırırken mevcut desteklerinizi de not edin. Şirket panelinizi ve kayıtlarınızı hazırlayarak ekibimizle görüşebilirsiniz. Aynı yatırımın hangi dosyalarda yer aldığını açıklayan tablo, sonraki uygunluk incelemesinin somut başlangıcı olur.
Bir siparişin yerine iki ayrı sipariş açıldığında eski bağı kaybetmeyin
Bir üretici tek siparişle alacağı paketleme hattını teslim sırası değiştiği için iki siparişe bölsün. İki proje sorumlusu yeni numaraları görünce alımları birbirinden bağımsız sanabilir. Ekip hibe projesinde tedarikçi değişikliği ihtimalini de inceliyorsa eski teklifteki ekipman kodunu her yeni siparişin karşısına yazsın. Hangi parçanın aynı kaldığını, hangisinin yeni tedarikçiye geçtiğini ve iptal edilen satırı gösterin. Böylece kurumdan görüş istenirken satın alma yazılımının ürettiği iki yeni numara yerine teknik olarak neyin değiştiği anlatılabilir.
