AB projesinde raporlama planını, imzalı hibe sözleşmesinden üç bilgiyi çıkararak kurun: Hangi dönemi raporlayacaksınız, her ortak hangi kaydı sağlayacak ve bu kaydı ne zamana kadar saklayacak? Örneğin bir üretim hattında yapılan testin faturası maliyeti açıklayabilir; hangi numunelerin denendiğini veya hedefin karşılanıp karşılanmadığını göstermez. Teknik ekip ile mali işler aynı test için birbirini tamamlayan iki dosya tutmalı. Aşağıdaki örnek Ufuk Avrupa sözleşmesine dayanır. Başka bir AB programında kendi sözleşmenizin rapor türünü, tarihlerini ve belge kurallarını esas alın.
Raporlama takvimine hangi tarihleri yazmalısınız?
Sözleşmenin bilgi formundan (Data Sheet) raporlama dönemlerini, gönderim süresini ve ödeme düzenini alın. Teknik ekteki teslim tarihlerini ayrıca işleyin. Bir test raporunun teslimi, bütün döneme ait raporun da gönderildiği anlamına gelmez. Koordinatörün ortaklardan evrak istediği iç tarih ile sisteme resmî gönderim için tanınan son günü ayrı sütunlarda gösterin. Ortaklardan biri gecikirse kimin haber vereceği ve hangi işi gecikmeden sürdürebileceğiniz böylece görünür.
Takvimi ekipçe sınamak için son tarihten geriye doğru çalışın. Temsili plan: Ortakların metinlerini birleştirmeye altı iş günü, mali kontroldeki soruları kapatmaya dört iş günü ayırıyorsanız ve işler sırayla yapılacaksa ilk dosyaları gönderimden en az on iş günü önce toplayın. Resmî tatilleri her ortağın takviminde kontrol edin. Bu on gün kurumun verdiği ek süre değildir. Ekibinizin hazırlık için ayırdığı zamandır.
Teknik raporu mali bildirimle nasıl eşleştirirsiniz?
Bir pilot hattın üç vardiyada denendiğini varsayalım. Teknik sorumlu her vardiya için tarih, kullanılan yöntem, ölçüm ve sonucu kaydetsin. Üçüncü vardiya yapılmadıysa iki vardiyanın sonucunu üç vardiyalık hedefe ulaşılmış gibi sunmayın. Gecikmenin sonraki teslimata etkisini açıklayın. Mali sorumlu ise bildirilecek giderin hangi ortağa, döneme ve faaliyete ait olduğunu kontrol etsin. Bir dosya kodu kullanmak, farklı ekiplerin aynı denemeden söz edip etmediğini görmeyi kolaylaştırır.
| Denetimde sorulabilecek soru | Pilot hattında açılacak kayıt |
|---|---|
| Ne taahhüt edildi? | Teknik ekin geçerli sürümü, iş paketi kodu ve planlanan test |
| Ne gerçekleşti? | Tarihli ölçümler, deneme raporu ve sapma varsa açıklaması |
| Tutar neye dayanıyor? | Gerçekleşen maliyet kaleminde muhasebe kaydı ve ilgili destekleyici belge; götürü payda sözleşmedeki işi gösteren teknik kayıt |
| Ne gönderildi? | Koordinatörün gönderdiği son sürüm, gönderim kaydı ve varsa düzeltme yazışması |
Koordinatörün birleştirdiği raporda şirketinize ait tutarı kendi mali bildiriminizle karşılaştırın. Bir düzeltme sonrasında yalnız hesap tablosu değişmişse teknik açıklamadaki sayılar eski kalabilir. Götürü bedel ve gerçekleşen maliyet karşılaştırması hangi kanıtın ödeme hesabına dayanak olduğunu örnekler. İşin nasıl tanımlandığını kontrol etmek için iş paketi ve teslimat rehberindeki pilot örneğine bakabilirsiniz.
Belge saklama süresi hangi günden başlar?
Ufuk Avrupa örnek sözleşmesinin bilgi formunda kayıt saklama süresi, nihai ödemeden itibaren kural olarak beş yıldır; azami hibe tutarı 60.000 avroyu geçmeyen hibeler için üç yıl belirtilir. Bu eşiği yalnız kendi şirketinize düşen payla karşılaştırmayın. İmzalı sözleşmedeki hibe tutarını ve bilgi formunun 6. bölümünü kontrol edin. Raporun gönderim tarihi, projenin bitiş tarihi ve nihai ödeme tarihi farklı olabilir. Avrupa Komisyonu Ufuk Avrupa model hibe sözleşmesi: bilgi formu ve 20, 21, 25. maddeler
Örneğin proje martta bitiyor, nihai ödeme eylülde yapılıyor ve sözleşmede beş yıl yazıyorsa arşiv kontrolünü beşinci yılın martına koymak altı ay erken olur. Ödeme bildirimini dosyaya ekleyin ve kontrol tarihini gerçek ödeme gününden hesaplayın. Süre sonunda devam eden denetim, inceleme veya uyuşmazlık varsa ilgili kayıtları işlem sonuçlanana kadar koruyun. Başka bir mevzuat daha uzun saklama gerektiriyorsa onu ayrıca değerlendirin. Takvimdeki tarihi otomatik silme emri olarak kullanmayın.
Ödeme tarihini henüz bilmiyorsanız arşiv listesinde bu alanı açık bırakın ve mali sorumluya bildirim geldiğinde güncelleme görevi verin. Tarihi proje kapanış toplantısından tahmin etmek, ortakların aynı dosya için farklı imha günleri belirlemesine yol açabilir.
Denetim talebi geldiğinde ilk dosyayı kim açacak?
Proje kapanmadan önce çalışmaya katılmamış bir ekip arkadaşından örnek bir gideri veya teknik sonucu bulmasını isteyin. Örneğin satın alınan test hizmetinin raporda geçtiği satırı verin. Bu kişi o satırdan siparişe, testin teslimine ve doğru ortağın mali kaydına ulaşabiliyor mu? Aynı isimde iki rapor buluyorsa son gönderilen sürümü belirginleştirin. Belge yalnız eski çalışanın e-posta kutusundaysa erişimi yetkili proje arşivine taşıyın.
Her ortak kendi kayıtlarına kimin erişebildiğini ve muhatap değişirse belgeleri kimin devralacağını bilsin. Denetim talebi geldiğinde istenen dönem ve belge kapsamını yazılı talepten okuyun. Gönderdiğiniz dosyaların listesini, sürümünü ve gönderim tarihini saklayın. Hassas personel kayıtlarını bütün ortaklara açık bir klasöre taşımak yerine yalnız inceleme için yetkili kişilere erişim verin.
Hibe Raporu ekibiyle dosyanızı gözden geçirmek için sözleşmenin bilgi formunu, rapor takvimini ve kişisel verilerden arındırılmış örnek bir kayıt listesini hazırlayabilirsiniz. Belgelerim alanına erişmek için giriş yapın. Hesabınız yoksa uygunluk analizi hizmetinin kapsamını giriş yapmadan inceleyin.
