Hibe projesi bütçesi hazırlarken önce yapılacak işleri ve giderleri belirleyin; sonra hangi maliyetin program kapsamında değerlendirilebildiğini ve ödemelerin ne zaman yapılacağını kontrol edin. Hibe tutarı, proje için baştan hazır olması gereken nakitle aynı şey değildir. Destek oranı kadar eş finansman ve ödeme takvimi de planınızı etkiler.
HibeRaporu, şirket belgelerinizi ve proje bilgilerinizi birlikte değerlendirerek seçilen programın başvuru dosyasını hazırlar. Destek alanlarını ve başvuru yaklaşımımızı inceleyip bütçe hazırlığınızı ekibimizle görüşebilirsiniz. Bu rehber, bütçeyi gider listesi olmaktan çıkarıp uygulanabilir bir iş planına bağlamanıza yardımcı olur.
Bütçeye faaliyetlerden başlayın
İlk adım satın almak istediğiniz ürünleri sıralamak değil, projenin hangi işi yapacağını açıklamaktır. Her giderin karşısında hangi faaliyeti mümkün kıldığı görülsün. Proje anlatımında bulunmayan bir alımın bütçede görünmesi, dosyanın yeniden incelenmesi gerektiğine işaret edebilir.
Çalışma listenize kalem, miktar, birim, birim fiyat, toplam ve dayanak belge alanları ekleyebilirsiniz. Hesabın hangi teklife veya teknik ihtiyaca dayandığı kaybolmasın. Aynı ürünün farklı adlarla iki kez bütçeye alınmadığını kontrol edin.
Giderleri ayrıntılandırırken programın bütçe formunu esas alın. Şirket içinde hazırladığınız liste yararlı bir ön çalışma sağlar; resmî formun istediği ayrımı değiştirmez.
Uygun maliyetle toplam maliyeti ayırın
Bir harcamanın proje için gerekli olması, destek hesabına mutlaka gireceği anlamına gelmez. Programın maliyet tanımı, giderin zamanı ve belge koşulları ayrıca kontrol edilir. Bu nedenle toplam bütçeyle destek hesabında değerlendirilecek tutarı ayrı gösterin.
Programa göre sınırlamalar değişebilir. AHİKA’nın destek soruları sayfasında, farklı program ve dönemlere ait maliyet açıklamaları yer alır. Buradaki bir çağrıya özgü kuralı başka hibeye uygulamak yerine kendi güncel başvuru rehberinizin ilgili bölümünü okuyun.
Uygunluğu henüz net olmayan kalemi hesabınızda kesin destek kapsamındaymış gibi göstermeyin. Hangi koşulun veya belgenin kontrol edileceğini not edin. Bu küçük ayrım, öngörülen hibe tutarını gereğinden yüksek hesaplamanızı önler.
Hibe eş finansmanı ve öz kaynak aynı mı?
Eş finansman, projenin destek dışında karşılanması gereken payını anlatır. Hibe projesinde öz kaynak bu payın karşılanmasında kullanılabilir; fakat kabul edilen finansman kaynağı ve ispat biçimi programın kendi kurallarına bağlıdır.
AHİKA’nın eş finansman açıklamaları, yararlanıcının katkısına ve katkı kaynaklarına ilişkin ayrı koşullar bulunduğunu gösterir. Bu nedenle banka bakiyesi, ortak katkısı veya başka bir finansman imkânını otomatik olarak kabul edilmiş eş finansman saymayın.
Şirketiniz için şu iki soruyu ayrı cevaplayın: katkı nereden sağlanacak ve hangi tarihte kullanılabilir olacak? Kaynağın varlığı kadar ödeme vadesine yetişmesi de önemlidir. Kesinleşmemiş bir kaynağı kesin finansman gibi yazmak yerine durumu açıkça belirtin.
Temsili hesap: Destek tutarı neden nakit ihtiyacını açıklamaz?
Yalnız hesap mantığını göstermek için uygun maliyetin 100.000 TL, varsayımsal destek oranının yüzde 50 olduğunu düşünelim. Bu basit örnekte destek hesabı 50.000 TL, destek dışındaki pay da 50.000 TL olur. Bunlar herhangi bir programın güncel oranı veya şirketinize verilmiş bir teklif değildir.
Harcamanın tamamının destek gelmeden önce ödenmesi gerektiği bir senaryoda, başlangıçtaki ödeme ihtiyacı yalnız 50.000 TL olmayabilir. Tedarikçiye yapılacak ödemelerin tamamının zamanlaması ayrıca incelenir.
Örneğe uygun maliyet dışındaki giderler veya vergi nakit çıkışı eklenirse tablo yeniden değişir. Bu yüzden hibe hesabını ve nakit takvimini iki ayrı çalışma olarak hazırlayın. Birinin toplamının doğru olması diğerinin uygulanabilir olduğunu göstermez.
Hibe ödemesi ne zaman yapılır, avans var mı?
Ön ödeme, ara ödeme veya harcama sonrasında ödeme seçenekleri her programda aynı değildir. Hibe avans ödemesi bulunacağını varsayarak tedarikçiye taahhüt vermeyin. İlgili rehber ve sözleşmedeki şartları kontrol edin.
GMKA’nın proje uygulama soruları, kendi desteklerinde rapor incelemesiyle ödeme arasındaki ilişkiyi açıklar. Bu örnek, ödeme takviminin belge ve inceleme adımlarına bağlı olabileceğini gösterir; başka bir program için aynı takvim sözü vermez.
Şirket içi nakit planında beklenen destek tarihini bir varsayım olarak işaretleyin. İnceleme uzarsa hangi ödeme bekleyecek, hangi gider için kaynak hazır olacak? Belirsizlikleri görünür tutarak karar alın.
Proje bütçesinde KDV nasıl ele alınır?
KDV’nin uygun maliyete dahil olup olmadığını ve şirketinizin durumunu ayrı kontrol edin. Her hibe için “KDV dahil” veya “KDV hariç” şeklinde tek bir sonuç üretmeyin. Muafiyet veya diğer vergi uygulamaları varsa mali müşavirinizle ilgili belge ve işlemleri netleştirin.
Bütçe sunumunda kullanılan tutarla fiilen yapılacak nakit çıkışı da aynı olmayabilir. Bu yüzden giderin vergi öncesi tutarı, vergi tutarı ve program hesabında dikkate alınan kısmı çalışma notunda ayrı izlenebilir olsun.
HibeRaporu ile dosyanızdaki bütçe bağını kontrol edin
Göndermeden önce faaliyetlerin bütçeyle, bütçenin dayanak belgelerle ve ödeme tarihlerinin finansman planıyla uyumunu kontrol edin. Belgelerin düzenlenmesi için hibe başvurusu hazırlık rehberinden yararlanabilirsiniz.
HibeRaporu ekibi projenizi ve belgelerinizi değerlendirir, eksikleri paylaşır ve başvuru dosyanızı hazırlayarak süreci sizinle birlikte takip eder. Başvuru hazırlığınızı görüşmek için bize ulaşın; giderlerin hangi bilgiyle inceleneceğini birlikte belirleyelim. Nihai uygunluk ve destek kararı ilgili kuruma aittir.