AB proje ortaklığında koordinatör, kuruluşların katkılarını tek bir teklifte birleştirir. Proje desteklendiğinde fon veren kurumla iletişimi yürütür, raporları ve teslim edilecek çıktıları sunar. Yararlanıcı olarak katılan her ortak ise üstlendiği faaliyeti yürütür ve kendi katkısını belgelendirir. Bir şirket konsorsiyumun koordinatörü olmadan da saha denemesine liderlik edebilir. Daveti değerlendirirken hangi çıktıyı teslim edeceğinizi, bunun için ekibinizden kimin zaman ayıracağını ve sonucu kime ileteceğinizi sorun. Avrupa Komisyonu Funding & Tenders kılavuzu, bölüm 3.1.3
Şirketiniz koordinatörlüğü üstlenebilir mi?
Önce çağrının konu sayfasındaki katılım şartlarını okuyun. Türkiye’de yerleşik kuruluşunuzun başvurabileceği rolü, gerekli ülkeleri ve bağımsız kuruluş sayısını burada doğrulayın. Ufuk Avrupa içinde çok ortaklı araştırma çağrıları ve tek kuruluşla yürütülen programlar bulunur. Seçtiğiniz çağrının konusu, takvimi ve iş yükü teklifinize yön verir. Avrupa Araştırma Yürütme Ajansının katılım açıklaması
Koordinatörlük teklif edildiğinde küçük bir prova yapabilirsiniz. Üç ortaktan birer sayfalık faaliyet tanımı isteyin. Tanımlar aynı çıktıya mı gidiyor? Pilot tesisin hazır olacağı ay, yazılım ekibinin teslim tarihiyle uyumlu mu? Bütçedeki personel süresi bu işleri karşılıyor mu? Bu karşılaştırmayı kimin yapacağı, anlaşmazlık çıktığında ortakları kimin toplayacağı ve başvuru kapanışında gönderimi kimin takip edeceği belli olmalı. Teknik açıdan en deneyimli ekip olmanız, bu işler için ayırabileceğiniz süreyi tek başına göstermez.
Bir iş paketinde görev dağılımı nasıl yazılır?
Bir üreticinin fabrikasında enerji tüketimini izleyecek sensörlerin denendiğini düşünelim. Üniversite ölçüm yöntemini geliştiriyor, teknoloji şirketi cihazı kuruyor, üretici kendi hattında denemeyi yürütüyor. İlk taslakta üçünün karşısına da “testlerden sorumlu” yazılırsa cihazın kabulünü kimin yapacağı ve hat durduğunda denemenin nasıl tekrarlanacağı belirsiz kalır. Aşağıdaki temsili görev tablosu ilk ortaklık toplantısında bu belirsizliği çözmek için kullanılabilir.
| İş ve sorumlu kuruluş | Bir sonraki ekibin kullanacağı teslim |
|---|---|
| Üniversite ölçüm yöntemini yazar | Üreticiye başlangıç ölçümü, süre ve kabul ölçütlerini içeren test planını verir. |
| Teknoloji şirketi sensörü kurar | Üreticiye cihaz listesini, kalibrasyon kaydını ve veri aktarım denemesini teslim eder. |
| Üretici pilot uygulamayı yönetir | Üniversiteye ölçüm dosyasını, hat duruşlarını ve eksik ölçüm aralıklarını bildirir. |
| Koordinatör ortakların girdilerini toplar | Proje takvimini günceller ve kuruma gönderilecek rapordaki tutarsızlıkları ilgili ortakla çözer. |
İş paketini yöneten kuruluşla her teslimi hazırlayan kişi farklı olabilir. Örnekte pilotun lideri üreticidir. Ölçümleri yorumlayabilmek için üniversitenin test planına ihtiyaç duyar. Bu nedenle tabloda teslim tarihinin yanına bir de önkoşul yazın. Bir hafta geciken cihazın hangi saha vardiyasını etkileyeceğini böylece başvuruyu göndermeden görebilirsiniz. Aynı çıktıya iki farklı ad verildiyse görev tablosunda ve teknik teklif içinde ortak bir ad kullanın.
Taahhüt edilen kişi-ay ekibin kapasitesine sığıyor mu?
Temsili bir kapasite hesabında pilot süresi dört ay olsun. Şirket iki mühendisinin her birini bu dönemde yarı zamanlı görevlendirebiliyorsa toplam 2 × 4 × 0,5 = 4 kişi-ay ayırabilir. Teklif taslağında kurulum için 1,5 kişi-ay, saha denemesi için 2 kişi-ay, sonuç raporu için 1 kişi-ay yazıldığında taahhüt 4,5 kişi-aya çıkar. Açık 0,5 kişi-aydır. Teklif kesinleşmeden görevleri paylaşın, süreyi yeniden planlayın veya ek personelin gerçekten müsait olduğunu doğrulayın.
Bu hesap yalnızca çalışma süresini karşılaştırır. Bütçeyi hazırlarken ilgili çağrının mali modelini ve kuruluşunuzun dayanak kayıtlarını kullanın. Dört aylık toplamın yeterli görünmesi de ekip planını tamamlamaz. İki uzmanın aynı hafta başka bir tesiste çalışması gerekiyorsa pilotun tam olarak hangi gün başlayabileceğini ayrı kontrol edin. Kurulumla rapor yazımının farklı beceriler gerektirdiğini de hesaba katın.
Ufuk Avrupa ortak arama profilinde hangi bilgiler olmalı?
Önce eksik yetkinliği bir cümleyle yazın. Bu örnekte konsorsiyumun aradığı kuruluş, üretim hattında cihaz kurulmasına izin verebilen ve ölçüm sırasında bir saha sorumlusu görevlendirebilen bir üreticidir. Ortak arama metnine konu kodunu, önerilen görevi, gereken altyapıyı, faaliyetin yaklaşık süresini ve ilk görüşmede doğrulanacak bilgiyi ekleyin. Kuruluşun geçmiş projelerini ve ilgili konuya yönelik ortaklık ilanlarını Avrupa Komisyonunun arama sayfasında inceleyebilirsiniz. Funding & Tenders ortak arama sayfası
Bir davete yanıt verirken tesisin kapasitesini somutlaştırın. Hangi hattı açabilirsiniz, veri paylaşımı için kimden izin alınır, test sonunda hangi biçimde kayıt teslim edebilirsiniz? Bunları netleştirdikten sonra koordinatöre kuruluşun resmî unvanını ve doğruladığınız PIC numarasını iletin. AB projelerinde kuruluş kaydı ve PIC rehberi
Ortaklık teklifini onaylamadan önce
Şirketiniz adına son taslağı okuyacak kişinin önüne iş paketi, personel planı ve bütçeyi birlikte koyun. Kendisine şu soruyu sorun. “Pilotun başlangıcı bir ay kayarsa hangi teslimi, hangi ortağı ve hangi maliyet kalemini etkiler?” Yanıt verilemiyorsa dosyadaki ilgili satıra sorumluyu ve bağımlılığı ekleyin. Teknik çizim, test verisi veya yazılım paylaşılacaksa ekiplerin erişim ve kullanım koşullarını ortaklık görüşmesinde yazılı olarak netleştirin.
Hibe Raporu ekibi, şirketinizin proje rolü ile belgelerindeki kapasitenin örtüşüp örtüşmediğini sizinle inceleyebilir. Şirket profiline erişmek için giriş gerekir. Hizmetin kapsamını giriş yapmadan da okuyabilirsiniz. Şirket profiline giriş · Uygunluk analizi hizmeti
