Yılın son aylarında yapılan bir fuarın ticari ve idari kayıtları sonraki yılda da işlenmeye devam edebilir. Fatura, ödeme, eksik evrak ve başvuru takvimi farklı günlere dağılabilir. Yurt dışı fuar desteği hazırlığında bu olayları yalnız yıl adına göre tek dosya notunda toplamak yeterli olmaz. Her kaydın hangi katılıma ve hangi işlem aşamasına ait olduğu görünmelidir.
Hibe Raporu'nun fuar dosyası hizmetleri için görüşmeye gelirken katılım kaydınızla işlem takviminizi birlikte hazırlayabilirsiniz. Aşağıdaki örnek yıl ve ay ifadeleri dosya düzenini açıklamak içindir. Herhangi bir dönemde başvuru hakkı, açık çağrı veya ödeme tarihi duyurusu olarak kullanılmaz.
Etkinliğin yılıyla işlemin yılını ayrı yazın
Fuarın tarih aralığı katılımın kimliğidir. Ödemenin veya dosya gönderiminin tarihi ise başka bir olayı anlatır. Kurgusal bir örnekte aralık ayında yapılan etkinlik için belgenin ocak ayında tamamlandığını düşünelim. Dosya adındaki yeni yıl, etkinliğin yeni bir edisyona dönüştüğü anlamına gelmez. Etkinlik ve işlem tarihlerini ayrı sütunlarda tutun.
Aralık 2026 fuar desteği araştırmasıyla başlayan bir not, dosyanın bütün işlemlerinin aynı ayda tamamlanacağını göstermez. Şirket içi klasörde etkinliğin tam adı ve edisyonu bulunsun. Yeni yılda eklenen evrakın hangi katılımı açıkladığı, bağlantı veya kayıt numarasıyla belli olsun.
Dönem notlarını şirketin gerçek kaydına bağlayın
Aralık 2026 fuar hibesi veya aralık 2026 yurt dışı fuar desteği gibi aramalar, araştırmanın başladığı dönemi anlatan örneklerdir. Bu sorguların bulunduğu notun yanına hangi resmî kaydın incelendiğini yazın. Arama metnini dosya uygunluğunun veya süre hesabının dayanağı gibi kullanmayın.
Benzer biçimde 2026 fuar teşvikleri araştırmasından kaydettiğiniz bir açıklama, başka yılın bütün etkinlikleri için otomatik olarak geçerli olmaz. Yeni yılın araştırmasında hangi hükmün ve listenin kullanılacağı kontrol edilirken eski katılım dosyasının dayanakları da korunmalıdır. Böylece güncel araştırmayla geçmiş dosyanın hangi bilgilerle hazırlandığı birbirine karışmaz.
Başvuru süresini muhasebe kapanışına bağlamayın
Fuarın bitişiyle başlayan bir başvuru süresi varsa bunun kaynağını ve başlangıç tarihini ayrıca takip edin. Şirketin yıl sonu muhasebe işlemlerini tamamlaması, destek başvurusunun takvimini kendiliğinden belirlemez. Ticaret Bakanlığının fuar mevzuatı bölümünden ilgili güncel düzenlemelere ulaşabilirsiniz.
Fuardan sonra kaç gün içinde başvuru yapılır araştırmasında düzenlemenin kullandığı süre birimini okuyun. Geçmiş dosyanın takvimini yeni dosyaya kopyalamadan önce etkinlik tarihini ve ilgili hükmü karşılaştırın. İç ekip için belirlediğiniz hazırlık günüyle resmî işlem süresini aynı alan içinde yazmayın.
| Tarih veya kayıt | Dosyada neyi açıklar? | Devir sırasında sorulacak soru |
|---|---|---|
| Fuar tarihleri | Etkinliğin ilgili edisyonu | Sonraki kayıtlarda aynı katılım mı var? |
| Sözleşme ve fatura | Ticari ilişkinin kapsamı | Şirket ve hizmet bilgisi uyuşuyor mu? |
| Banka hareketi | Gerçekleşen ödeme | Hangi faturayla eşleşiyor? |
| Başvuru gönderimi | Resmî işlem aşaması | Hangi sürüm gönderildi? |
| Yeni bildirim | Beklenen tamamlayıcı işlem | Sorumlu ve kontrol tarihi belli mi? |
Ödeme ve iadeleri yeni yılda da aynı zincirde izleyin
Yurt dışı fuar ödemeleri avans ve bakiye şeklinde farklı günlere dağılmış olabilir. Muhasebe kaydını yalnız banka işleminin yılına göre ayırdığınızda aynı katılımın ödemeleri farklı çalışma dosyalarında kalabilir. Takip tablosunda etkinlik referansını ortak alan olarak kullanın. Vergisel ve muhasebesel dönem değerlendirmelerini ilgili uzmanınızla kendi kayıtlarınız üzerinden yürütün.
Fuar iptali ve stant avansı gündeme geldiyse organizatörle yapılan yazışmaları ve varsa iade veya aktarım kaydını da aynı dosyaya bağlayın. Ticari iadenin yeni yılda gelmesi, eski katılımın hangi kararla değiştiğini açıklamaz. Olay sırası ve tarafların bildirimleri korunmalıdır.
Fuar stant alanı değişikliği için de eski ve yeni planın hangi tarihte geçerli olduğunu yazın. Yeni yıl bütçesinde yalnız son rakamın görünmesi, önceki ön hesabın neden farklı olduğunu anlatmayabilir. HibeRaporu fuar hesabını yeniden incelerken kullanılan girdileri tarihli olarak kaydedin.
Dosyayı kişiden kişiye özetle devredin
Yeni yılda sorumlu değişiyorsa devir notunda açık işleri listeleyin. Hangi evrak bekleniyor, kimden istendi ve hangi bildirimle ilişkili? Son tarih veya işlem referansı varsa dayanağıyla yazın. Bir önceki sorumlunun kısa mesajlarını okumak, yeni kişinin bütün dosya düzenini kendiliğinden öğrenmesini sağlamaz.
Kurgusal bir dosyada organizatör teyidi hazır, ödeme açıklaması ise muhasebede bekliyor olabilir. Devir notunda bu iki durum ayrı görünsün. Fuar bittikten sonra destek başvurusu hazırlığıyla ilgili hangi adımın tamamlandığı açıkça yazılsın. Her satırın kapanması bir belge veya işlem kaydıyla doğrulanabilsin.
Yeni dönem araştırmasını eski dosyanın yanına ekleyin
Yeni fuar için hazırlığa başlarken geçmiş katılımın sonuç ve öğrenme notlarını kullanabilirsiniz. Ancak geçen dosyanın uygunluk veya ödeme sonucunu yeni etkinliğin garantisi gibi taşımayın. Fuar masraflarını geri alma hedefini her katılımın kendi kayıtları ve güncel koşulları üzerinden değerlendirin.
HibeRaporu panelinizde şirket belgelerini düzenleyip ekibimizle görüşürken eski dosyanın açık işleriyle yeni katılım planını ayrı açıklayın. Yıl değişiminde korunması gereken kayıtları ve hangi konunun yeniden araştırılacağını bu iki liste üzerinden belirleyebiliriz.
Dosyayı devralan kişi açık işi beş dakikada bulabilir mi?
Yıl sonu devrini, dosyayı hazırlamayan bir çalışma arkadaşınızla deneyin. Örneğin Aralık klasöründe fatura ve banka dekontu var, ancak ocakta bildirilen eksik evrak kişisel e-posta kutusunda kalmış olsun. Dosyayı alan kişiden son bildirimi, yanıt taslağını ve yanıtı gönderecek kişiyi bulmasını isteyin. Bulamadığı kaydı ortak dosyaya taşıyıp bildirimin alındığı zamanı da ekleyin. Özellikle fuar desteği eksik evrak süresi araştırılırken hangi bildirimin esas alındığı bu şekilde görünür. Devir kaydını, son gönderimin teslim teyidine kimin bakacağını yazarak kapatın.
