TÜBİTAK başvuru belgelerini toplarken önce üç soruyu ayırın: Şirket başvuru yapabilecek şekilde kayıtlı mı? Proje önerisi formuna hangi bilgiler yazılacak? Hangi belgeler ayrıca ek olarak sunulacak? Örneğin iş paketinin süresi formda açıklanır; deneme düzeneğinin çizimi bu açıklamayı destekleyen bir ek olabilir. Çizimin hazır olması iş planının tamamlandığı anlamına gelmez.
Bu rehber, şirketlerin 1501 ve 1507 sanayi Ar-Ge başvuruları içindir. Akademik araştırma veya burs başvurusunun evrak listesi farklıdır. Hangi programın projenize uyduğundan emin değilseniz önce TÜBİTAK sanayi destekleri karşılaştırmasını inceleyin. Programı seçtiyseniz ilk iş, ilgili çağrının belgesini ve eklerini aynı klasörde toplamaktır.
Şirketin ön kaydı ile proje başvurusu arasındaki fark
TÜBİTAK’ın 1501 ve 1507 proje önerisi hazırlama kılavuzuna göre kuruluş bazlı ön kayıt, proje başvurusundan önce gelir. Daha önce kaydolduysanız baştan bir kayıt açmak yerine mevcut kuruluş bilgilerini kontrol edin. Ortaklı projede bu kontrolü her ortak için yapın. Şirket unvanı değişmişse veya eski yetkilinin görev süresi bitmişse bunu proje metninde açıklamak, kuruluş kaydının güncellenmesi yerine geçmez.
Yetkiliyi ve e-imzayı ayrı ayrı kontrol edin: İmza aracı çalışsa bile kişinin temsil yetkisi sona ermiş olabilir. Kuruluş bilgilerini mali işler, yetki durumunu şirketi temsile yetkili kişi kontrol edebilir. Proje yürütücüsü de öneride kendisi için yazılan görev ve süreleri doğrulayabilir. Kontrolü kimin yapacağını baştan belirlemek, son gün bir kişinin diğerinin onayını beklemesini önler.
AGY100 ve AGY101 için çalışma dosyası
1501 proje önerisi AGY100, 1507 proje önerisi AGY101 olarak geçer. Elektronik başvuru TÜBİTAK’ın PRODİS sistemi üzerinden yapılır. Aşağıdaki tablo, ekibin formu doldurmadan önce kullanabileceği bir çalışma listesidir. Her satır ayrı bir zorunlu PDF değildir.
| Hazırlık | Hangi bilgiyi toplayın? | Göndermeden neyi karşılaştırın? |
|---|---|---|
| Proje özeti | Ürün veya süreç, çözülmek istenen teknik sorun, hedeflenen çıktı | Özetteki hedef ile son iş paketinin çıktısı aynı mı? |
| Teknik dayanak | Başlangıç ölçümü, kullanılan yöntem, başarısız deneme veya karşılaştırmalı test | Ölçümün tarihi, birimi ve koşulları belli mi? |
| İş planı | Her iş paketinin sorumlusu, süresi, faaliyeti ve teslim edeceği çıktı | Test tarihi, prototipin hazır olacağı tarihten sonra mı? |
| Bütçe | Personel zamanı, malzeme adedi, dış hizmetin kapsamı ve maliyet dayanağı | Teklifteki birim ve miktar bütçe satırıyla uyuşuyor mu? |
| Finansman ve pazar | Kaynak ihtiyacı, hedef müşteri ve satış varsayımının dayanağı | Tahmin ile belgelenmiş sipariş ayrı gösterilmiş mi? |
Bir laboratuvardan test hizmeti alacaksanız yalnız toplam bedeli istemeyin. Hangi numuneyi hazırlayacağınızı, laboratuvarın neyi ölçeceğini ve teslim edeceği raporu yazılı olarak netleştirin. Böylece teklifi alan satın alma sorumlusu ile iş paketini yazan mühendis aynı hizmetten söz eder. Teknik belirsizliği tanımlamakta zorlanıyorsanız Ar-Ge niteliği rehberindeki ölçüm örneğini kullanabilirsiniz.
Hangi dosyalar ek olarak sunulur?
Formdaki açıklama yeterliyse aynı metni yeniden PDF yapmak okura ek bilgi sağlamaz. Buna karşılık bir devrenin iki sürümü arasındaki farkı gösteren işaretli çizim yararlı olabilir. Çizime sürüm numarası, tarih ve kısa bir açıklama koyun; formda hangi teknik iddiayı desteklediğini belirtin. Daha önce benzer bir proje sunduysanız önceki çıktıyla yeni çalışmanın farkını iki sütunda göstermek de işe yarar.
Koşula bağlı belgeleri bu yardımcı eklerden ayrı tutun. Örneğin kılavuz, 1501’de proje bütçesi belirlenen eşiği aşıyorsa TÜBİTAK formatında ekonomik fizibilite raporu gerektiğini belirtir. Eşiği eski başvuru dosyanızdan kopyalamayın: 1501 program sayfasındaki güncel limit belgesine ve seçtiğiniz çağrıya bakın. 1507 program sayfasından başvuruyorsanız o çağrının belgelerini esas alın. Bir programın ek şartını diğerine otomatik olarak taşımayın.
Temsili hesap: Test teklifi ile bütçe satırı uyuşuyor mu?
Bir şirketin üç prototipin her birinde dört dayanım testi planladığını varsayalım. Laboratuvarın varsayımsal birim fiyatı test başına 2.500 TL; yeniden test, taşıma ve KDV bu örneğin dışında. İş planı 3 × 4 = 12 test gerektirir. Teklif aynı birim üzerinden düzenlenmişse tahmin 12 × 2.500 = 30.000 TL olur. Bütçeye yalnız dört test yazılmışsa görünen tutar 10.000 TL’dir; 20.000 TL farkın nedeni iki prototipin testlerinin unutulmasıdır.
Fark görünce doğrudan bütçeyi artırmayın. Teklif dört testlik bir paket için mi, tek test için mi verilmiş? Tedarikçiyle birimi doğrulayın, sonra gerekiyorsa iş planını veya bütçe satırını düzeltin. Bu örnek bir tutarlılık kontrolüdür; destek oranı, kabul edilen gider ya da ödenecek hibe hesabı değildir.
Son kontrolde hangi sürüm gönderilecek?
Proje yürütücüsü, mali işler sorumlusu ve yetkili aynı sürümü görsün. Son çizimde prototip sayısı değiştiyse test planını ve maliyet tahminini de açın. Ek dosyayı yükledikten sonra okunur biçimde açıldığını kontrol edin. Hangi sürümü kimin doğruladığını, neyin eksik olduğunu ve gerçekte hangi dosyayı gönderdiğinizi bir satırla kaydedin. Taslağın kaydedilmesi ile tamamlanan önerinin TÜBİTAK’a iletilmesi farklı adımlardır; gönderim kaydını şirket dosyanızda saklayın.
Hibe Raporu ile çalışıyorsanız paneldeki Belgeler bağlantısı giriş gerektirir. Henüz hesabınız yoksa uygunluk analizi hizmetini açık sayfadan inceleyebilirsiniz. Hibe Raporu belge hazırlığına yardımcı olur; resmî başvuru ve destek kararı TÜBİTAK’ın sürecindedir.