Sağlık turizmi reklam gideri belgeleri hazırlanırken kampanyayı, hedef ülkeyi, kullanılan dili, yayın kanıtını, faturayı ve ödemeyi aynı faaliyet kaydında eşleştirin. Reklam hesabındaki toplam harcama görüntüsü bu ilişkiyi tek başına açıklamaz. Ayrıca tanıtımın sağlık mevzuatına uygunluğu ile giderin destek kapsamında değerlendirilmesi farklı kontrollerdir. Dosya hazırlığına, hizmeti sunan sağlık tesisiyle aracılık eden şirketin rollerini ayırarak başlayın.
Önce başvuran kuruluşu ve tanıtılan hizmeti belirleyin
Her kampanya için başvuru sahibi şirketin ticari unvanını, kullanılan hesabı ve tanıtılan sağlık hizmetini yazın. Sağlık turizmi aracı kuruluşu, hizmeti kendisi veriyormuş gibi sunulmamalıdır. Kampanyada başka bir sağlık tesisinin adı bulunuyorsa taraflar arasındaki ilişkiyi ve tanıtımın kapsamını açıklayan kayıtları hazırlayın.
Hizmet Sektörlerinin Desteklenmesine İlişkin Genelge, 103. maddede aracı kuruluşun rolünü açıkça belirtmesini ve sağlık hizmetinin anlaşmalı kuruluşlarda sunulacağını ifade etmesini düzenler. Şirket adının faturada bulunması, bu içerik kontrolünü tamamlamaz.
Genel şirket uygunluğunu henüz değerlendirmediyseniz önce sağlık turizmi destekleri uygunluk rehberini okuyun. Buradaki çalışma, uygunluk araştırmasının ardından belirli bir tanıtım harcamasının belgelerini düzenlemeye odaklanır.
Yayına çıkan içerikle hedefleme kaydını birlikte saklayın
Sağlık Bakanlığının yayımladığı yönetmeliğin 8. maddesi, uluslararası sağlık turizminde yurt dışına yönelik ayrı hesap veya site, dil, yetki belgesinin yayımlanması ve hedef kitle koşulları getirir. Türkiye'de yaşayan kişilerde talep oluşturmak yasaktır; otomatik hedefleme de ilgili kurala göre kapatılmalıdır. Aracı kuruluş ile sağlık tesisinin tanıtım yetkilerini aynı kabul etmeyin.
Kampanya açılırken hedef ülke ve dil ayarlarının tarihli kaydını alın. Ardından gerçekten yayımlanan metni, görseli, videoyu ve yönlendirme sayfasını saklayın. Taslak içerikle yayına çıkan sürüm farklıysa son sürümü belirtin. Reklam kimliği, hesap adı ve tarih görünmeden alınmış bir ekran görüntüsü, başka kayıtlarla eşleştirmeyi zorlaştırır.
Bu arşivleme önerisi içerik izni vermez. Ajansın veya platformun reklamı kabul etmesini, mevzuat açısından onay belgesi olarak kullanmayın. İçerik değerlendirmesini yayından önce kuruluşunuzun yetkili sorumlularıyla tamamlayın.
Medya harcamasını diğer ajans işlerinden ayırın
Tek bir teklifte reklam yayını, tasarım, video çekimi, hesap yönetimi ve internet sitesi çalışması bulunabilir. Bu işleri yalnız “dijital pazarlama” toplamında bırakmayın. Hangi işin hangi kampanyaya, döneme ve teslimata ilişkin olduğunu gösteren ayrıntıyı hizmet sağlayıcıdan alın.
Genelgenin 21. maddesindeki destek, ilgili faaliyet listesiyle bağlantılıdır; 103. madde ise tanıtımın uygulanmasına ilişkin koşullar ve kapsam dışı işler içerir. Özellikle arama motoru optimizasyonunu reklam yayınıyla aynı destek satırına koymayın. Özel tanıtım faaliyetlerinde ön onay kontrolü gerekebileceğinden her işi başvuru sonunda değerlendirmeye bırakmayın.
Kendi çalışma listenizde medya yayını, üretim ve yönetim için ayrı satırlar oluşturabilirsiniz. Bir faturanın birkaç işi kapsaması halinde açıklamanın hangi belgede bulunduğunu not edin. Yardımcı tablo, güncel resmî eklerin veya kurumun istediği belgelerin yerine geçmez.
Dönem raporunu faturayla ve ödemeyle karşılaştırın
Reklam hesabından indirilen raporun başlangıç ve bitiş tarihini kontrol edin. Aylık faturayla yalnız birkaç güne ait performans raporunu eşleştirmeyin. Hesap birden fazla kuruluşu veya kampanyayı içeriyorsa başvuruya konu kaydı açıklanabilir biçimde ayırın; bütün hesabın toplamını tek sağlık tesisine mal etmeyin.
Fatura numarası, düzenleyen taraf, alıcı, para birimi ve hizmet açıklamasını ödeme kaydıyla karşılaştırın. Aracı ajans üzerinden çalışılıyorsa reklam platformu, ajans ve başvuran kuruluş arasındaki belge bağlantısını ayrıca açıklayın. Belirsiz bir farkı kapatmak için rakamları değiştirmeyin; iade, düzeltme veya başka döneme ait işlem bulunup bulunmadığını araştırın.
Kampanya raporundaki gösterim ve tıklamalar faaliyet kaydını anlamaya yardımcı olabilir. Bunları gerçek hasta sayısı, sağlık sonucu veya kesin ihracat geliri diye sunmayın. Destek dosyasındaki iddia, sunduğunuz belgenin gerçekten gösterdiği sınırda kalmalıdır.
Hasta bilgilerini kanıt dosyasında gereksiz çoğaltmayın
Hasta görseli veya yorumu kullanılmışsa ilgili içeriğin kullanım koşullarını ayrıca değerlendirin. Yönetmeliğin 6, 7 ve 8. maddeleri birlikte okunmalıdır; bir onam kaydının bulunması, her mecrada ve her hedef kitleye sınırsız yayın hakkı sağlamaz. Sağlık tesisine tanınan özel düzenlemeleri aracı kuruluşun kendi tanıtımına doğrudan taşımayın.
KVKK'nın güncel rehberi, sağlık bilgilerinin özel nitelikli kişisel veri olduğunu ve işleme şartlarının ayrıca değerlendirilmesini açıklar. Kampanya harcamasını göstermek için gerekmeyen hasta dosyalarını ajans raporuna veya ortak çalışma klasörüne eklemeyin.
Orijinal kanıtları yetkili erişimle koruyun. Ekip içinde paylaşılacak çalışma kopyasının kapsamını veri sorumlunuzla belirleyin; gerekiyorsa gereksiz bilgileri ayırın. Bu işlem, resmî başvuruda zorunlu tutulan bilgileri keyfî biçimde kaldırma veya kanıtı değiştirme yöntemi değildir.
Temsili örnek: İki ülkede yürütülen bir kampanya
Tamamen temsili bir sağlık turizmi aracı kuruluşunun iki ülkeye yönelik kampanya yürüttüğünü düşünün. Aynı ayın ajans faturasında reklam yayını, video üretimi ve site çalışması birlikte bulunuyor. Dosyayı yalnız toplam fatura ve banka transferiyle kapatmak yerine her işi faaliyetiyle eşleştirin.
Kontrolü şu sırayla yapabilirsiniz:
- Kampanya kimliğini, kuruluşu ve hizmeti belirleyin.
- Hedef ülke, dil, hesap ve yayın sürümünü kaydedin.
- Her iş kalemini ilgili teklif, teslim ve rapora bağlayın.
- Fatura dönemiyle faaliyet ve ödeme dönemini karşılaştırın.
- Açıklama bekleyen farkı, belgeyi sağlayacak kişiyi ve kontrol tarihini yazın.
Bu örnek gerçek müşteri sonucu veya kampanyanın kesin destekleneceği iddiası değildir. Amaç, incelemede sorulabilecek bağlantıları dosya hazırlanırken görünür kılmaktır.
Tanıtım dosyanızı HibeRaporu ile hazırlayın
HibeRaporu ekibi, faaliyet ve gider belgelerinizi birlikte inceler; uygunluk araştırmasını, eksiklerin tamamlanmasını, dosya hazırlığını ve başvuru takibini sizinle yürütür. Sağlık turizmi tanıtım dosyanızı birlikte değerlendirmek için bizimle görüşebilirsiniz. Şirketinizin yetki belgelerini ve kampanya kayıtlarını düzenli sunması, hangi eksik için kimden belge isteneceğini netleştirir.
Başvuruya gönderilen son dosyayı ve sonradan gelen kurum bildirimlerini aynı faaliyet kaydına bağlayın. Destek değerlendirmesi sağlık hizmeti veya tanıtım izni sağlamaz; nihai karar yetkili kuruluşlara aittir.