KOSGEB personel gideri belgeleri hazırlanırken önce destek programını, ardından çalışanın projedeki görevini ve ilgili ayın kayıtlarını eşleştirin. Bu rehber, İş Geliştirme Desteğindeki personel giderlerini esas alır. Resmî ödeme ekleriyle şirket içinde saklayacağınız bordro ve banka kayıtlarını birbirinden ayırmak gerekir. HibeRaporu ile proje dosyanızı hazırlarken personel planını bütçeyle karşılaştırıyor, eksikleri belirliyor ve başvuru ile izleme sürecini birlikte takip ediyoruz.
Çalışanın projedeki görevi dosyada görünür olsun
Bir kişinin şirkette çalışması, personel maliyetinin projeyle ilişkisini tek başına açıklamaz. Hangi faaliyet için görevlendirildiği, mevcut ekibi nasıl tamamladığı ve ne üretmesinin beklendiği anlaşılmalıdır. Görev adı ile fiilen yürütülen iş arasında bağ kurun.
Resmî Proje Bilgi Dokümanı, mevcut personel yapısını, görev dağılımını ve projede kullanılacak işletme kaynaklarını açıklamanızı ister. Personeli yalnız bütçede bir satır olarak bırakmayın; projenin faaliyet anlatımında da yerini gösterin.
Şirket içi hazırlıkta her görev için kısa bir açıklama yazabilirsiniz: yapılacak iş, ilgili faaliyet, sorumlu yönetici ve beklenen çıktı. Bu çalışma resmî bir zorunlu ek şablonu değildir. Proje anlatımı, insan kaynakları ve muhasebe kayıtlarının aynı kişiyi ve işi tarif etmesine yardımcı olur. Dosyanın genel kuruluşu için KOSGEB iş geliştirme projesi rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Resmî personel ödeme dosyasında hangi belgeler bulunur?
Güncel Ödeme Belgeleri Tablosunun İş Geliştirme Desteği personel satırında; Ödeme Talep Formu, varsa İşletme Değerlendirme Raporu, ilgili aya ait SGK sorgulama sonucu, mezuniyet belgesi, teminat ve borç durumuna ilişkin belgeler yer alır. Tabloda bazı kayıtların uygulama birimi tarafından sağlandığı da belirtilir.
Bu ayrım önemlidir: uygulama biriminin elektronik sorguyla sağladığı kayıt ile işletmenin yükleyeceği belge aynı işlem değildir. Sistemin yönlendirmesine göre ilerleyin; elinizdeki ekran görüntüsünü resmî sorgu sonucunun yerine geçtiğini varsayarak kullanmayın.
Hazırlık listenizde her belge için kaynağı, ilgili çalışanı, dönemi ve kimin sağlayacağını belirtin. “Hazır” işareti koymadan önce doğru kişiye ait olduğunu ve istenen içeriği taşıdığını kontrol edin. Mezuniyet belgesindeki kişiyle personel kaydının eşleşmesi gibi temel kontroller, dosyanın farklı ekiplerden gelen parçalarını bir araya getirir.
Destek hesabı net maaşın tamamı üzerinden mi yapılır?
Girişimci Destek Programı Yönergesinin 9'uncu maddesinde aylık hesap, SGK idari kayıtlarındaki sigorta primine esas kazançla ilişkilendirilir. Personel grubuna göre üst limitler bulunur; aylık çalışma gününün 30'dan az olması durumunda oransal hesap uygulanır. Dolayısıyla bankaya yatan net ücretle destek hesabını aynı tutar kabul etmeyin.
KOSGEB proje çalışanı maliyeti planlanırken şirketin toplam nakit ihtiyacını ve beklenen destek tutarını ayrı gösterin. Muhasebenizin hazırladığı maliyet hesabıyla başvurudaki tahmini personel bütçesini karşılaştırın. Fark varsa hangi kalemden kaynaklandığını açıklayın; bütün farkları tek bir “maaş” başlığında toplamayın.
Görev unvanı da tek başına yüksek limit hakkı oluşturmaz. Örneğin bilişim personeli tanımına uygunluğu değerlendirirken yalnız kartvizitteki unvana bakmayın; yönergedeki tanım ve mezuniyet bilgisi birlikte incelenmelidir. Hesap tablonuza dayanağı doğrulanmamış bir personel sınıfı yazmayın.
KOSGEB bordro dosyası nasıl düzenlenmeli?
KOSGEB bordro dosyası oluşturmak, her bordronun resmî başvuruda mutlaka ayrı ek olarak yükleneceği anlamına gelmez. İş Geliştirme Desteğinin güncel personel belge satırını esas alın. Şirket içi kontrol dosyanız ise gerektiğinde açıklama yapabilmek için daha ayrıntılı olabilir.
Çalışan ve ay bazında şu kayıtları birlikte kontrol etmeniz yararlıdır:
- Görev bağlantısı: Kişinin hangi proje faaliyetinde çalıştığı ve görev değişiklikleri.
- Çalışma dönemi: İşe giriş, çıkış ve ilgili ayın çalışma günlerine ilişkin kayıtlar.
- Bordro bilgisi: Muhasebe tarafından oluşturulan ücret ve kesinti kayıtları.
- SGK bilgisi: Dönem ve kazanç bilgilerinin diğer kayıtlarla uyumu.
- Ödeme kaydı: Ücret ödemesinin hangi çalışan ve aya ilişkin olduğunun izlenebilmesi.
- Belge sürümü: Düzeltme yapılmışsa eski kayıtla yenisinin karıştırılmaması.
Bu liste şirket içi kontrol önerisidir; resmî ek listesini genişleten bir KOSGEB talimatı değildir. Belgeleri gelişigüzel çoğaltmak yerine tutarsızlığı bulun. Bir kayıtta hata varsa ilgili düzeltmeyi muhasebe ve yetkili birimlerle gerçek duruma uygun biçimde tamamlayın.
Personel ödeme dekontunu nasıl eşleştirmelisiniz?
KOSGEB personel ödeme dekontu araştırmasında banka kaydını tek başına yeterli kanıt saymayın. Kayıttaki alıcının ve ödemenin hangi aya ait olduğunu şirket içi ücret kayıtlarıyla eşleştirin. Toplu ödeme dosyasında çalışana ilişkin satırın izlenebilir olması kontrolü kolaylaştırır.
Güncel Ödeme Talep Formu, gider gerçekleşmeleri ve ödemeler hakkında beyan içerir; ekler için Ödeme Belgeleri Tablosuna yönlendirir. Bu nedenle standart formdaki beyanla ilgili gider türünün belge listesini birlikte okuyun. Sırf dekontunuz olduğu için personel giderinin diğer koşullarının sağlandığını varsaymayın.
Temsili örnek: Ay ortasında işe başlayan çalışan
Bir üretim projesinde görevlendirilen çalışanın ay ortasında işe başladığını düşünün. Proje bütçesinde tam aylık tahmin bulunurken gerçekleşen çalışma dönemi daha kısa olabilir. Dosyada işe giriş kaydı, ilgili ayın SGK bilgisi ve muhasebe kayıtları karşılaştırılır; tahmin ile gerçekleşme arasındaki fark açıklanır.
Bu temsili örnekte tam aylık bütçeyi otomatik hak ediş gibi kullanmak doğru olmaz. Personelin projeyle ilişkisi ve ilgili ayın gerçek kayıtları birlikte incelenir. Örnek, gerçek bir müşteri sonucu veya kesin destek hesabı değildir.
Ödeme talebinden önce uygunluk kontrolünü tamamlayın
İş Geliştirme Desteğinde işletme sahibi ve ortakları personel kapsamında desteklenmez. Aynı personel için başka destek alınmasına ilişkin kuralın vergi ve SGK gibi yasal yükümlülükler bakımından istisnası vardır. Ayrıca proje boyunca sigorta kaydının yalnız destek verilen işletmede olması şartı dikkate alınmalıdır. Bu hükümleri bütün KOSGEB programlarına aynen genellemeyin.
HibeRaporu ekibi personel planınızla aylık kayıtlarınızı karşılaştırır; dosya hazırlığını, eksiklerin tamamlanmasını ve başvuru takibini sizinle yürütür. Personel gideri dosyanızı HibeRaporu ile değerlendirin. Doğru hazırlık, hangi giderin hangi belgeyle açıklandığını görünür kılar; destek kararı ve ödeme değerlendirmesi kurumun ilgili sürecinde yapılır.