KOSGEB kapasite geliştirme ödeme süreci için kredi sözleşmesini, taksit ödemelerini, gerçekleşen giderleri ve proje izleme durumunu birlikte takip edin. Program, kullanılan kredinin faiz veya kâr payı giderlerine destek sağlar. Kredi anaparasını, alınan ekipmanın bedelini ve KOSGEB destek ödemesini aynı tutar gibi değerlendirmeyin.
HibeRaporu ekibi şirket belgelerinizi ve proje dosyanızı inceler; eksikleri belirler, başvuru ve ödeme hazırlığını sizinle yürütür. Ödeme dosyanızı birlikte değerlendirelim. Gider belgelerini, revizyonları ve kurum bildirimlerini birbiriyle tutarlı biçimde takip etmenize yardımcı oluruz.
İlk adım: Karar, sözleşme ve gerçekleşen gideri ayırın
Hazırlığa KOSGEB’in resmî program sayfasındaki güncel mevzuat ve formlarla başlayın. Önce kurul kararındaki giderleri, sonra finansman sözleşmesini ve gerçekleşen alımları karşılaştırın. Bir giderin projede planlanmasıyla fiilen gerçekleşmesi ayrı bilgilerdir.
Dosyanızda kredi sözleşmesi için bir kayıt, her gider için de onu izleyebileceğiniz ayrı bir satır tutabilirsiniz. Belgeler farklı zamanlarda oluştuğunda aynı işlemi hangi kayıtların açıkladığı kolayca görülmelidir. Yalnız klasörde çok sayıda dosya bulunması bu ilişkiyi kurmaz.
Harcama açıklamalarını teknik ekiple, kredi ve taksit bilgilerini mali sorumluyla kontrol edin. Farklı kişiler farklı belge sürümleri kullanıyorsa son sürümü belirleyin. Destek talebine hangi kayıtların esas alınacağı konusunda ortak bir çalışma dosyası oluşturun.
Kapasite geliştirme ödeme talebi hangi kontrollerden sonra yapılır?
Güncel Kapasite Geliştirme Destek Programı Yönergesinin 28’inci maddesi, dönemsel izleme kaydı ve uygun izleme değerlendirmesiyle ilgili taksit ödemelerinden sonra sistem üzerinden ödeme talebini düzenler. İstenen ekler arasında gider faturaları veya bunların yerine geçen belgeler ile Personel Gider Tablosu bulunur.
Başvuruya hazırlanırken “izleme yapıldı”, “sisteme kaydedildi” ve “ödeme talebi gönderildi” durumlarını ayrı işaretleyin. Bir adımın tamamlandığını başka bir kaydın varlığından tahmin etmeyin. Eksik bilgi için kimden açıklama alınacağını ve hangi belgenin beklendiğini not edin.
Dönemsel İzleme Formu, faaliyetlerin gerçekleşme durumunu ve proje ilerleyişini ele alır. Bu nedenle ödeme hazırlığını yalnız muhasebe evrakı toplama işi olarak görmeyin. Teknik faaliyet kaydının hangi dönemi anlattığı da açık olsun.
Ödeme Talep Formundaki ekleri doğru okuyun
Resmî Ödeme Talep Formu, bir gider için ilk ödeme talebinde fatura veya yerine geçen belgenin eklenmesini belirtir. Personel Gider Tablosu, SGK borç durumu ve temin edilebilen İşletme Değerlendirme Raporu da ekler arasında yer alır. Vergi borcu bilgisinin uygulama birimince sorgulanacağı açıklanır.
Listeyi dosyanıza uyarlarken belge adını, ait olduğu işletmeyi ve kapsadığı dönemi kontrol edin. Personel kaydıyla makine faturasını aynı kontrol satırına sıkıştırmayın. Farklı gider türlerinin dayanakları farklı olabilir; eksik alanı ilgisiz bir ekle doldurmayın.
Formdaki beyanları da ekler kadar dikkatle okuyun. Bir kutuyu onaylamak, dosyadaki açıklamanın işletmenin gerçek durumuyla uyumlu olduğunu kontrol etmenin yerini tutmaz. Anlamını netleştirmediğiniz beyanı sırf gönderimi tamamlamak için kabul etmeyin.
Fatura, dekont ve sözleşme eşleştirme kaydı oluşturun
Aşağıdaki düzen şirket içi çalışma önerisidir; KOSGEB’in zorunlu formu değildir. Her gider için aynı alanları kullanmak, kayıtları yeniden bulmayı ve farklı belgeleri karşılaştırmayı kolaylaştırır.
- Gider ve karar bağlantısı: Giderin açık adını ve kurul kararında karşılık gelen kalemi yazın. Benzer isimli iki alımı birbirine karıştırmayın.
- Finansman bağlantısı: İlgili kredi sözleşmesini ve geri ödeme planını işaretleyin. Hangi belgeye baktığınız dosya adından anlaşılabilsin.
- Fatura bilgisi: Düzenleyen işletme, alıcı, tarih ve numarayla birlikte mal veya hizmet açıklamasını kaydedin. Teknik ad farklıysa açıklama ihtiyacını belirtin.
- Ödeme kaydı: Dekontun hangi işleme veya taksite ilişkin olduğunu gösterin. Tedarikçiye yapılan ödeme ile kredi taksit ödemesini ayrı tutun.
- Gerçekleşme ve dönem: Alımın veya faaliyetin hangi proje dönemiyle ilişkili olduğunu yazın. Planlanan işlemi tamamlanmış gibi işaretlemeyin.
- Eksik ve takip: Belirsiz bilgiyi, sorumlu kişiyi ve beklenen belgeyi not edin. Açık sorular kapanmadan satıra genel bir “tamam” işareti koymayın.
Kapasite geliştirme fatura ve dekont kontrolünü bu kayıt üzerinden yapabilirsiniz. Belgelerdeki tutarların aynı görünmesi tek başına doğru eşleştirme kanıtı değildir; hangi işlemin belgelendiği de örtüşmelidir.
Temsili örnek: Makine alımıyla taksit ödemesini karıştırmayın
Bir işletmenin proje kapsamında makine aldığını ve ilgili kredi için taksit ödediğini düşünelim. Dosyada makine faturası, alıma ilişkin ödeme kaydı, kredi sözleşmesi ve kredi taksit kaydı bulunsun. Bu belgeler aynı ekonomik sürecin farklı işlemlerini açıklar; birbirinin yerine geçmez.
Hazırlık sorumlusu her kaydı ilgili gider ve sözleşmeyle ilişkilendirir. Bir dekontun açıklaması yetersizse hangi işlemi gösterdiğini mali ekiple netleştirir. Bu örnek gerçek müşteri dosyası, kurum kabulü veya ödeme sonucu değildir.
KOSGEB finansman gideri belgelendirme hazırlığında kredi anaparasını doğrudan destek tutarı kabul etmeyin. Yönerge, uygun giderler, destek puanı ve vade üzerinden dönem desteğinin hesaplanmasını ayrıca düzenler. Şirket içi tahminle kurumun belirlediği ödemeyi ayrı kaydedin.
Süre, borç ve erken ödeme kontrollerini unutmayın
Ödeme talebinin son tarihini, yönergedeki desteklenebilecek son taksit esasına göre kendi takviminize işleyin. Mazeret değerlendirmesini otomatik süre uzatımı gibi planlamayın. Erken ödeme düşünüyorsanız dönem ödemesinden ayrı koşullara tabi ilgili düzenlemeyi inceleyin.
Vergi ve SGK borcu bakımından ödeme formunun beyanlarını ve güncel program hükümlerini kontrol edin. Mahsup ihtimali varsa beklenen destekle şirket hesabına geçebilecek nakdi ayrı değerlendirin. Bu ayrım için vergi borcu ve destek ödemesi rehberimiz yardımcı olur.
Belgelerin son sürümünü, gönderim kaydını ve sonraki kurum bildirimlerini düzenli saklayın. HibeRaporu dosya hazırlığı, eksik tamamlama ve sonuç takibini sizinle yürütür. Kapasite geliştirme dosyanızı ekibimizle hazırlayın; nihai gider uygunluğu ve destek ödemesi ilgili kurumun kontrolüne bağlıdır.