KOSGEB başvuru belgelerini tamamlamak için önce başvuracağınız programı ve işlem aşamasını belirleyin. Ardından resmî program sayfasındaki başvuru formunu, ekleri ve ilgili kontrol ölçütlerini esas alarak bir eksik listesi çıkarın. Bütün KOSGEB destekleri için geçerli tek bir evrak paketi yoktur; başvuru hazırlığıyla ödeme dosyasını da birbirinden ayırmalısınız.
Hibe Raporu ekibi belgelerinizi, şirket bilgilerinizi ve planladığınız işi birlikte inceler; eksiklerin tamamlanması ve başvuru dosyasının hazırlanmasında sizinle ilerler. Dosya hazırlığı hizmetimizden başlayabilirsiniz. Bu rehber, özellikle program formundaki bilgiyle elinizdeki belgeyi nasıl eşleştireceğinize odaklanır.
KOSGEB gerekli evraklar listesini nereden almalısınız?
Araştırmaya KOSGEB’in resmî destekler dizininden başlayın ve seçtiğiniz programın sayfasını açın. Program adıyla birlikte destek unsurunu da not edin. Aynı çatı altındaki farklı desteklerin formları aynı olmayabilir.
Örneğin Girişimci Destek Programı sayfasında iş kurma, iş geliştirme ve diğer ilgili işlemler için ayrı form bağlantıları bulunur. Başvuru formlarıyla kontrol, değerlendirme, izleme ve ödeme formlarını birbirine karıştırmayın. Sayfada bir formun bulunması, onu mutlaka başvuru sahibi olarak sizin dolduracağınız anlamına gelmez.
Kendi listenizde her kaydın yanına kaynağını ve kullanım amacını yazın. “İndirildi” durumu ile “dolduruldu ve kontrol edildi” durumunu ayrı tutun. Böylece boş bir resmî formun klasörde bulunması, hazırlanmış belge gibi sayılmaz.
Başvuru formu, ek belge ve kurum kontrol formu nasıl ayrılır?
Bu ayrım, yanlış dosyaya zaman harcamanızı önler. Başvuru sahibi tarafından hazırlanan bilgilerle kurumun yaptığı değerlendirmeyi aynı görev listesine koymayın.
| Dosya veya kayıt | Hazırlıkta nasıl kullanılır? | Karıştırılmaması gereken nokta |
|---|---|---|
| Başvuru formu | İstenen işletme ve proje bilgileri tamamlanır | Boş şablon, tamamlanmış başvuru değildir |
| Proje bilgi dokümanı | Projenin gerekçesi ve uygulanması açıklanır | Genel şirket tanıtımı tek başına yetmez |
| Dayanak belge | İlgili bilginin kaynağı gösterilir | Her belge her program için zorunlu değildir |
| Kurum kontrol formu | Değerlendirilecek başlıklar anlaşılır | Kurum adına uygunluk işareti verilmez |
| Ödeme dosyası | İlgili ödeme aşamasının şartları incelenir | İlk başvuru listesiyle aynı kabul edilmez |
İş Geliştirme Desteği başvuru kontrol formu, formun doluluğunu, faaliyet ile projenin uyumunu ve fiyat araştırma tablolarını kontrol başlıkları arasında gösterir. Belgenin sonuç bölümünde kurum personelinin kontrol ve onay alanları vardır. Bu formu okumak, kendi dosyanızdaki açıkları görmenize yardımcı olur; olumlu karar verilmiş sayılmaz.
Şirket bilgilerini hangi hazırlıkla doğrulamalısınız?
Unvan, faaliyet, ortaklık ve temsil bilgilerini farklı dosyalarda tutarlı kullanın. Bir belgenin eski unvanla, diğerinin yeni unvanla düzenlendiğini fark ederseniz ilişkiyi açıklığa kavuşturun. Belgelerin aynı işletmeye ait olduğunu yalnız benzer ticari isimlerden çıkarmayın.
Kayıt ve beyan durumunu henüz kontrol etmediyseniz KOSGEB kaydı ve İşletme Beyanı rehberini izleyin. Buradaki amaç, şirketin sistemdeki hazırlığını proje eklerinden ayırmaktır. Beyan bilgisinin tamamlanması, proje dosyasındaki eksikleri kendiliğinden kapatmaz.
İş Kurma Desteği değerlendirme formu, eğitim, ortaklık, temsil ve faaliyet gibi farklı kontrol konularını içerir; bazı kontrollerin web servis bilgileriyle yapılmasını da açıklar. Bu nedenle her alan için mutlaka yeni bir evrak alınacağı varsayımıyla hareket etmeyin. İşletmenize uygulanan koşulları ve sistemin istediği açıklamaları esas alın.
Proje bilgi dokümanı ile gider belgeleri nasıl eşleştirilir?
İş Geliştirme Desteği proje bilgi dokümanında işletmenin mevcut durumu, proje amacı, kullanılacak kaynaklar, hedefler ve riskler için ayrı alanlar bulunur. Belge, bilgisayarda doldurulup PDF olarak yüklenmesini ister; başlıkların korunmasına ilişkin yönlendirmeler de içerir. Bu formatı başka bir program için otomatik olarak geçerli saymayın.
Teklif dosyanızı proje metninin yanına koyarak okuyun. Alınması planlanan ekipmanın hangi ihtiyacı karşılayacağı, teknik özellikleri ve projedeki yeri anlaşılabiliyor mu? Bir fiyat tablosunun dolu olması, bu ilişkinin açıklandığını göstermez.
Temsili olarak iki ekipman için 180.000 TL ve 220.000 TL teklif bulunduğunu düşünelim. Toplam 400.000 TL eder; ancak bu toplam hibe tutarı değildir. Tekliflerin aynı kapsamı içerip içermediği, vergilerin nasıl gösterildiği, giderin programa uygunluğu ve ödeme koşulları ayrıca incelenir. Örnek rakamlar gerçek müşteri dosyası veya destek limiti değildir.
Eksik belgeleri nasıl takip edersiniz?
Her eksik için tek satırlık bir takip kaydı açın: eksik bilgi, kaynak dosya, tamamlayacak kişi ve sonraki işlem. “Belgeler bekleniyor” ifadesi yerine hangi belgenin hangi bölümünün beklendiğini yazın. Okunmayan bir sayfa ile henüz hazırlanmamış bir proje açıklaması aynı sorunu oluşturmaz.
Dosya açılabiliyor mu, bütün sayfalar var mı, doğru sürüm mü gönderilecek? Bu kontrolleri yükleme sonrasına bırakmayın. Sistem bir düzeltme istiyorsa bildirimin kapsamını ve belirtilen süreyi esas alın; bütün programlar için tek bir tamamlama süresi varsaymayın.
Başvuru öncesinde teknik gereksinimleri programın güncel yönlendirmesinden kontrol edin. Danışmanlık panelinin kabul ettiği dosya türü veya boyutu, resmî başvuru sisteminin aynı dosyayı kabul edeceği anlamına gelmez.
Hibe Raporu Belgelerim bölümünde hangi işi yapabilirsiniz?
Belgelerim bölümünde hazırlık için dosyalarınızı yükleyebilir ve belge okuma durumunu takip edebilirsiniz. Panel giriş gerektirir. İşlem günlüğü belge okuma ve analiz adımlarını gösterir; kurumun başvuru kabul veya hibe onay ekranı değildir. Açık hizmet bağlantısından da ekibimizle uygunluk incelemesini planlayabilirsiniz.
Gönderim öncesindeki son kontrolü şu sorularla yapın:
- Doğru programın ve doğru işlem aşamasının formu kullanıldı mı?
- Şirket bilgileri, proje açıklaması ve gider dayanakları birbiriyle örtüşüyor mu?
- Belgenin hangi bilgiyi doğruladığı açık mı?
- Eksiklerin sorumlusu ve yapılacak işlem belli mi?
- Resmî gönderim yetkisi, kanal ve sonuç kaydı kontrol edildi mi?
Genel dosya düzeni için hibe başvurusu belge hazırlık rehberinden yararlanabilirsiniz. Hibe Raporu ekibiyle son incelemeyi yaparken program adını ve açık konularınızı paylaşın. Dosyanın tamamlanması, ilgili kurumun uygunluk ve destek kararının yerine geçmez.