Kalkınma ajansı projesinde bir kuruluşun rolünü belirlemek için üç soruyu birlikte cevaplayın: Hangi işi üstlenecek, kararları kim verecek, gideri kim karşılayacak? Projeyi sizinle birlikte tasarlayıp uygulayan kuruluş için proje ortaklığı koşullarına bakın. Deneyimini paylaşan veya bir etkinliğe katkı sunan kuruluş için iştirakçi koşullarını inceleyin. Bir hizmeti ücret karşılığında satın alacaksanız rehberin satın alma hükümlerini açın. Kuruluşun adını başvuru formuna yazmadan önce planladığınız ilişkiyi bu hükümlerle karşılaştırın.
Başvuru sahibi, proje ortağı ve iştirakçi hangi işi üstlenir?
Bir kooperatifin yöresel ürünleri için izlenebilirlik sistemi kurduğunu düşünelim. Kooperatif dosyayı hazırlıyor ve projeyi yürütüyor. Bir eğitim kurumu pilot uygulamayı kooperatifle birlikte tasarlıyor, üyelerin eğitimini üstleniyor ve sonuçları raporluyor. Bir meslek odası ise üyelerine duyuru yapmayı ve kapanış toplantısına konuşmacı göndermeyi teklif ediyor. Bu örnekte rol dağılımını aşağıdaki çalışma tablosuyla tartışabilirsiniz. Kurum türlerinin uygunluğunu seçilen çağrının rehberi belirler.
| Olası rol | Örnekteki görev | Başvurudan önce netleştirilecek konu |
|---|---|---|
| Başvuru sahibi | Kooperatif takvimi, bütçeyi ve ajansla yazışmayı yürütür. | Dosyayı kimin imzalayacağı, ödemeleri ve raporları kimin izleyeceği |
| Proje ortağı | Eğitim kurumu eğitimi tasarlar, pilotu yürütür ve sonuçları teslim eder. | Kuruluşun ortak olma koşulları, üstlendiği faaliyet ve harcamaların belgeleri |
| İştirakçi | Meslek odası duyuru yapar ve deneyimini paylaşır. | Katkının kapsamı, doğrudan menfaat ve giderlere ilişkin çağrı kuralları |
| Yüklenici | Seçilecek firma etiketleme yazılımını sözleşme bedeli karşılığında kurar. | Teknik şartname, satın alma usulü ve çıkar çatışması hükümleri |
Tablonun en çok işe yaradığı an, iki kurumun aynı iş için farklı beklentiler taşıdığı andır. Örneğin eğitim kurumu henüz teklif aşamasında size “üç günlük eğitim bedelimiz” diye fiyat verdiyse, toplantıya katılmış olması onu kendiliğinden proje ortağı yapmaz. Önce eğitim içeriğini kimin belirlediğini, eğitim kurumunun hangi kararlardan sorumlu olacağını ve ödemeyi hangi ilişkiye dayanarak alacağını netleştirin.
Ortaklık ve iştirakçi beyannamesinde neye bakılır?
Trakya Kalkınma Ajansının TR21/23/TUR referanslı turizm programı bu ayrım için somut bir örnektir. Rehberin ortak ve iştirakçi uygunluğuna ayrılan bölümlerinde her kuruluş için rolüne uygun ayrı beyan istenir. Bu çağrıda beyanı kuruluşun yetkili temsilcisinin imzalaması, mühürlemesi ve belgenin KAYS’a yüklenmesi öngörülmüştü. Aynı rehber, iştirakçinin harcamalarını uygun maliyet kapsamı dışında tutuyordu. Kendi dosyanızda belge adını, imza biçimini ve gider kurallarını ilgili çağrının güncel metninden alın. Trakya Kalkınma Ajansı başvuru rehberi, bölüm 2.1.1 (PDF)
Ortaklık beyannamesini doldurmadan önce proje anlatımındaki kurum unvanını yetki belgesindeki unvanla karşılaştırın. Eğitim faaliyetinin numarası, tarih aralığı ve beklenen çıktısı bütçe ve takvimde aynı işi göstermeli. “Eğitim verilecektir” ifadesi yerine eğitimi kimin tasarlayacağını, salonu kimin hazırlayacağını ve katılım kayıtlarını kimin teslim edeceğini yazın. İmza yetkisi birlikte kullanılacaksa bunu dosyayı kapatacağınız güne bırakmadan kontrol edin.
İştirakçi katkısı bütçede nasıl gösterilir?
Temsili iş yükü hesabında meslek odasının iki uzmanı üçer saat, kooperatifin bir çalışanı da dört saat ayırıyor olsun. Odanın katkısı 6 kişi-saat, kooperatifin hazırlığı 4 kişi-saat, toplam iş yükü 10 kişi-saat eder. Bu hesaptan bir ödeme tutarı çıkmaz. Örnekte ücret kararlaştırılmadığı için odanın altı saatini başvuru bütçesine satın alınacak hizmet gibi yazmayın. Bir ücret veya nakdî katkı planlanırsa tutarı, ödeme kaynağını ve rehberde hangi koşula dayandığını ayrıca açıklayın.
Aynı toplantı için hem ortak kurumun görev çizelgesinde hem hizmet alımı teklifinde “eğitmen temini” yazıyorsa iki satırın aynı kişiyi ve saatleri kapsayıp kapsamadığına bakın. Eğitim içeriğini tasarlamakla toplantıda sunmak farklı işler olabilir. Farklıysa çıktıları ayrı tanımlayın. Aynı işse sorumluyu ve harcama satırını tekleştirin. Ödeme zamanı ve işletmenin karşılayacağı pay için proje bütçesi ve eş finansman tablosunu kullanabilirsiniz.
Görev dağılımını sınamak için pilot gününü takvimde bir hafta ileri alın. Oda yeni tarihi üyelerine duyurabiliyor mu? Eğitim kurumu eğitmenini değiştirebiliyor mu? Yazılım firmasının teslimi gecikirse uygulamalı eğitim hangi tarihte yapılabilir? Verilen yanıtları faaliyet planına geçirin. Böylece takvimi kimin değiştirebileceği ve değişiklikten kimin haberdar edileceği de belli olur.
İştirakçi ürün satacaksa ne değişir?
Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansına, bir kamu kurumunun üretim yaptığı projede bir derneğin ürünleri satıp satamayacağı sorulmuş. Ajans, Anadoludakiler programına ilişkin yanıtında derneğin iştirakçi olarak sağlayacağı katkıyla satıştan elde edeceği menfaatin ayrı incelenmesi gerektiğini açıklıyor. Benzer bir model kuruyorsanız ürünün sahibini, faturayı düzenleyecek kuruluşu, gelirin aktarılacağı hesabı ve proje sonrasında işletmeyi kimin sürdüreceğini yazın. Bu bilgileri ekleyerek tereddütlü rolü başvuru öncesinde ilgili ajansa sorabilirsiniz. KUDAKA program soruları, Anadoludakiler 21. soru
Dosyayı göndermeden önce her kuruluşa kendi satırını okutun. Yetkili temsilci hangi işi hangi tarihte teslim edeceğini ve bunun için ödeme öngörülüp öngörülmediğini doğrulayabilmeli. Hibe Raporu şirket profiline giriş yapabilir veya uygunluk analizi hizmetini giriş yapmadan inceleyebilirsiniz. Ekibimiz kuruluş belgeleri, görev paylaşımı ve bütçeyi birlikte kontrol ederek başvuru dosyasının hazırlanmasına yardımcı olur.
