Hibe projesi satın alma kuralları, destek programına, sözleşmeye ve giderin türüne göre değişir. Harcama yapmadan önce uygun kalemi, uygulanacak seçim yöntemini, işlem zamanını ve istenecek kanıtları kontrol edin. Faturanın bulunması tek başına satın almanın ve giderin destek kapsamında kabul edildiğini göstermez.
HibeRaporu ekibiyle proje uygulama hazırlığınızı değerlendirin. Belgelerin kontrolü, eksiklerin tamamlanması, başvuru ve ödeme dosyasının düzenlenmesi, revizyon ve süreç takibinde sizinle ilerliyoruz. Satın alma kararı, teknik kabul ve mali kayıtların sorumlularını şirketiniz içinde de açıkça belirleyin.
Hibe sözleşmesi yükümlülükleri için kontrol dosyası oluşturun
İlk dosyanızda geçerli sözleşmeyi, kabul edilen bütçeyi, teknik ekleri, uygulama rehberini ve kurum bildirimlerini bir araya getirin. İnternette bulduğunuz genel bir evrak listesini kendi projenizin hükümlerinin yerine kullanmayın. Aynı programın farklı çağrı veya sürümlerini de karıştırmayın.
Örneğin TKDK ödeme talep işlemleri sayfası, tedbir ve çağrıya göre farklı rehber sürümleri yayımlar. Bu ayrım yalnız dosya adını değiştirmek değildir; hazırlığı doğru proje ve belge sürümüne dayandırmanız gerekir.
Çalışma listenizde her yükümlülüğün karşısına sorumlu, son işlem zamanı ve kanıt dosyasını yazın. Satın alma, teslim, ödeme talebi ve raporlama tarihlerini tek bir “proje sonu” tarihine sıkıştırmayın. Kurumdan gelen ek bilgi taleplerini de ayrı izleyin.
Hibe projesi teklif toplama aşaması
Teklif istemeden önce ihtiyacı karşılayan teknik kapsamı belirleyin. Karşılaştırılan tekliflerin aynı miktar, kapasite ve teslim kapsamını içerip içermediğini kontrol edin. Nakliye, montaj, eğitim, garanti ve bakım gibi unsurların nerede gösterildiği anlaşılır olsun.
Bütün hibelerde aynı sayıda teklif veya aynı ihale yöntemi gerektiğini varsaymayın. Uygulanacak yöntem ve koşulları kendi rehberinizden doğrulayın. Sadece düşük bedelli görünen teklifi seçmek yerine değerlendirme ölçütlerinin ne olduğunu baştan belirleyin.
AB hibe sözleşmesi açıklama rehberi, ilgili alım ve alt yüklenicilik hükümlerinde ekonomik uygunluk ve çıkar çatışmasından kaçınma ilkelerini ele alır. Bu çerçeveyi Türkiye'deki her programın aynı satın alma usulünü uyguladığı şeklinde yorumlamayın.
Pratik olarak teklifleri alındıkları halleriyle saklayın. Sonradan değişen teklifin önceki sürümünü silmek yerine hangisinin neden esas alındığını kaydedin. Tedarikçiyle bağlantı veya menfaat ilişkisi varsa ilgili programın kuralını işlem öncesinde inceleyin.
Seçim gerekçesini teslim kaydıyla bağlayın
Seçilen ürün veya hizmetin onaylı giderle ilişkisi açık olsun. Teknik ekip, satın alınan çözümün gerçekten gereken işi yapıp yapmadığını değerlendirmelidir. Dosyada ürün adı benzer görünürken kapasite, model veya hizmet kapsamı farklı kalmamalıdır.
Teslim sırasında miktar, teknik özellik ve eksikleri karşılaştırmak için bir kontrol kaydı tutabilirsiniz. Bu öneri, her programda aynı isimli bir teslim tutanağının zorunlu olduğu anlamına gelmez. Programın istediği belge ve kabul yöntemini ayrıca uygulayın.
Hizmet alımında teslim edilen rapor, yazılım, eğitim veya diğer çıktının ne olduğunu kaydedin. Yalnız fatura açıklamasında “danışmanlık” yazması, hangi çalışmanın tamamlandığını anlatmayabilir. İş kapsamıyla teslim edilen sonucu birlikte okuyun.
Hibe projesi harcama belgeleri nasıl eşleştirilir?
Hibe projesi gider belgelendirme çalışmasında her kalemi bütçe satırıyla ilişkilendirin. Teklif, sözleşme veya sipariş, teslim kanıtı, fatura ve ödeme kaydı aynı işlemi gösterebilmelidir. Avans varsa hangi ödemeye ve faturaya bağlı olduğunu açıklayın; aynı tutarı iki kez saymayın.
TKDK'nın ÖTP hazırlama rehberi, fatura ve ödeme bilgilerinin ilişkilendirilmesine yönelik açıklamalar içerir. Buradaki program özelindeki belge kurallarını bütün hibeler için değişmez liste olarak kullanmayın. Ayrıntı için TKDK ödeme talep paketi rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Örneğin KOSGEB Kapasite Geliştirme Ödeme Talep Formu, kredi taksitleri ve gider gerçekleşmelerini destekleyen belgelere dayanır. Bu programı makine bedelinin doğrudan hibe edilmesi gibi değerlendirmeyin. Kapasite geliştirme ödeme rehberimiz ilgili dosya ayrımını açıklar.
Hibe projesi raporlama yalnız harcama listesi değildir
Raporlama, planlanan faaliyetle gerçekleşeni birlikte açıklamalıdır. Hangi iş tamamlandı, hangi çıktı oluştu, gecikme veya değişiklik oldu mu? Teknik anlatımla mali tablonun aynı dönemi ve kapsamı göstermesini sağlayın.
Gerçek maliyet esaslı modelle götürü hibe modelini ayırın. AB rehberinde gerçek maliyetler için gider kayıtları; götürü tutarlarda ise kabul edilen çalışmanın gerçekleştirilmesini gösteren kanıtlar farklı ele alınır. Bu ayrım, diğer muhasebe veya ulusal kayıt yükümlülüklerinin yok olduğu anlamına gelmez.
Erasmus işbirliği rehberindeki ödeme koşulları, faaliyetlerin kalite şartlarına uygun tamamlanmasının önemini gösterir. Sadece faturaları dosyalayıp taahhüt edilen çıktıları kaydetmemek yeterli bir takip düzeni oluşturmaz.
Hibe projesinde değişiklik talebi ne zaman düşünülmeli?
Tedarikçi, ekipman modeli, faaliyet, yer veya takvim değiştiğinde önce ilgili bildirim ve onay hükmünü kontrol edin. Her değişiklik aynı işlem değildir; bazıları bildirim, bazıları revizyon veya sözleşme değişikliği gerektirebilir. Sonradan mutlaka onaylanacağı varsayımıyla hareket etmeyin.
KOSGEB'in güncel Kapasite Geliştirme yönergesi, revizyonu ve ödeme işlemlerini ayrı hükümlerle düzenler. Bu hükümlerden bütün destekler için ortak süre veya sınırsız revizyon hakkı çıkarmayın.
Değişiklik kaydına gerekçeyi, etkilenen bütçe ve faaliyeti, istenen işlemi ve kurum cevabını ekleyin. Sözlü görüşmeyi resmî onay yerine kullanmayın. Dosyada kabul edilen son sürümün hangisi olduğu görülebilsin.
Hibe projesi denetimi için altı kontrol
Aşağıdaki liste uygulama önerisidir; programın resmî denetim listesinin yerine geçmez:
- Kapsam: Gerçekleşen alım kabul edilen faaliyete ve gider kalemine uyuyor mu?
- Seçim: Uygulanan yöntem ve tedarikçi seçiminin gerekçesi gösterilebiliyor mu?
- Teslim: Alınan ürün veya hizmetin gerçekleşmesi hangi kayıtla doğrulanıyor?
- Ödeme: Tutar, taraflar ve işlem bağlantısı mali belgelerde tutarlı mı?
- Değişiklik: Bildirim, revizyon ve kurum kararları dosyada bulunuyor mu?
- Arşiv: Kayıtlar sözleşmedeki saklama ve erişim koşullarını karşılıyor mu?
Temsili olarak, teslim edilen makinenin modelinin teklifteki modelden farklı olduğunu düşünelim. Bu örnek gerçek müşteri sonucu değildir. Fiyat aynı kalsa bile teknik kapsamı, onaylı gideri ve gerekli değişiklik işlemlerini kontrol etmek gerekir. Yalnız faturanın ödenmiş olması bu farkı ortadan kaldırmaz.
HibeRaporu ile uygulama ve raporlama dosyanızı düzenleyin. Belge kontrolü, eksiklerin tamamlanması, dosya hazırlığı, revizyon ve süreç takibinde ekibimizle ilerleyebilirsiniz. Teknik kabul ve mali kayıtlar ilgili sorumlularca doğrulanır; giderin kabulü ve ödeme kararı destek veren kuruma aittir.