Bir imalat şirketi aynı yıl makine alabilir, ürün geliştirebilir, fuara katılabilir ve çalışan sayısını artırabilir. Şirket belgelerinin bir kısmı bu işlerin hepsinde ortak görünür. Buna rağmen her faaliyetin gideri, takvimi, amacı ve başvuru yolu ayrı açıklanmalıdır.
Hibe Raporu ile destek araştırmasına başlarken tek bir büyük “şirket yatırımı” başlığı yerine faaliyet listesi çıkarın. KOSGEB destekleri, ihracat devlet destekleri ve Ar-Ge projesi desteği araştırmaları bu liste üzerinden karşılaştırılabilir. Birden fazla başlığın bulunması, aynı giderin hepsinden destekleneceği anlamına gelmez.
Ortak şirket dosyası için güncel kayıtların yerini belirleyin
Şirket unvanı, kuruluş, faaliyet, hukuki yapı ve mali veriler temel dosyada tutulabilir. Her kaydın dönemi ve sürümü belli olsun. Yeni bir başvuru için kopyalanan şirket bilgisi, önceki dosyadan geldiği için kendiliğinden güncel sayılmamalı.
KOSGEB işletme beyanı, KOSGEB kayıt sorgulama ve diğer resmî hazırlıklar ilgili sistemdeki kayıtlarıyla izlenir. HibeRaporu panelindeki şirket profili, ön değerlendirmede kullanılan bilgileri düzenlemek içindir. Resmî işlem alındıları kendi dosyalarında ayrıca saklanır.
Makine ve yazılımı çözmek istediğiniz soruna bağlayın
KOSGEB makine desteği araştırmasında ekipmanın hangi kapasite veya kalite ihtiyacını karşılayacağını yazın. KOSGEB yazılım desteği için de lisansın hangi süreçte kullanılacağı açıklanmalı. İki gider aynı proje içinde yer alabilir, fakat her satırın kendi teknik ve mali dayanağı gerekir.
KOSGEB proforma fatura dosyasını üretim ekibinin ihtiyaç notuyla karşılaştırın. Makinenin model adıyla ihtiyacın teknik tanımı arasında ilişki kurulamıyorsa teklifin eklerini isteyin. KOSGEB kapasite geliştirme başvurusu gibi belirli bir program araştırıldığında güncel başvuru sahibi ve finansman koşulları ayrıca kontrol edilir.
Ar-Ge çalışmasını genel yatırım planından ayrıştırın
“ürün geliştirme devlet desteği” araştıran teknik ekip, hangi sorunun henüz çözülmediğini ve hangi deneyle ilerleyeceğini açıklamalı. prototip geliştirme hibesi aramasıyla hazırlanan liste yalnız satın alınacak parçalardan oluşmamalı. Araştırma, deneme ve doğrulama işleri de görünür olmalıdır.
TÜBİTAK proje bütçesi ile genel makine yatırım bütçesinde aynı harcama bulunuyorsa işaretleyin. Bu durumun ilgili programların birlikte kullanım hükümleri açısından değerlendirilmesi gerekir. TEYDEB başvurusu için hazırlanan teknik iş paketini başka destek metninin yalnız başlığını değiştirerek oluşturmayın.
Fuar faaliyetini müşteri ve gider kayıtlarıyla açıklayın
“fuar hibe hesaplama” araştırması için fuarın doğru edisyonu, katılım türü ve stant alanı belirlenir. destekli fuar sorgulama çalışmasını takvim ve resmî listeler üzerinden başlatabilirsiniz. Ardından şirketinizin katılım belgeleriyle dosya incelenir.
“fuar desteği katılım belgesi”, stant bedeli dekontu ve fuar faturası aynı katılımı açıklamalı. ihracat desteği ödeme belgeleri hazırlanırken bu kayıtları başka dış pazar faaliyetlerinin giderleriyle karıştırmayın. Fuar seyahati içinde ayrıca müşteri ziyareti varsa her faaliyetin amacı ve belgeleri ayrı yazılır.
İstihdamı proje personeli ve aylık bordro olarak iki açıdan izleyin
KOSGEB personel gideri için projede planlanan görevle aylık bordro kayıtları ilişkilendirilebilir. SGK teşvik sorgulama ve istihdam teşviki hesaplama ise ilgili çalışan, işyeri ve dönem koşullarıyla ayrı değerlendirilir. Proje gideri ve prim avantajının aynı ekonomik kalem gibi ele alınmaması gerekir.
“ilave istihdam şartı” için hangi dönemin ve hesabın esas alındığı ilgili düzenlemeden alınır. “SGK borcu teşviki etkiler mi” sorusu da somut teşvik ve kayıt üzerinden kontrol edilir. Hibe Raporu ön değerlendirmesi, yetkili bordro ve mali müşavir ekibinizin resmî işlemlerinin yerine geçmez.
Bütün dosyaları tek bir gider eşleştirme tablosunda bağlayın
Şirketinize uygun iç tabloda her gider için benzersiz bir takip numarası kullanabilirsiniz. Giderin hangi faaliyete, teklife, faturaya, ödemeye ve destek araştırmasına bağlı olduğu bu numarayla görülebilir. Böylece aynı kaydın farklı klasörlerde tekrar bulunması toplam gideri yapay olarak büyütmez.
KOSGEB destek ödemesi sorgulama, ihracat desteği DYS başvurusu ve KAYS başvuru gibi farklı işlem yollarının kendi numaraları korunmalı. Ortak şirket tablonuz bunların hangi işi ilgilendirdiğini açıklayan bir harita olur. Resmî kayıtların yerini almaz.
Program kataloğunda yeni seçenekler buldukça önce şirketin hangi faaliyetiyle ilişkili olduğunu yazın. Hibe Raporu ile yapılacak görüşmede bir başlık listesi yerine bu faaliyet ve gider haritasını paylaşmak, hangi dosyadan başlayacağınızı netleştirir.
Panelde analiz grafiklerimi aç
Resmî kaynaklar ve kontrol yolu
Aşağıdaki kaynaklarda seçtiğiniz programın güncel kapsamını, formunu ve işlem tarihini kontrol edin. Yazıdaki senaryolar editoryal hazırlık örnekleridir. Tutar veya süre verilmişse ayrıca belirtilen örnek varsayımları esas alın.
Şirketiniz için sıradaki adımı belirleyin
Ortak şirket belgeleri hazırlığı kolaylaştırabilir; farklı programların proje ve gider kanıtları yine ayrı değerlendirilir. Hibe Raporu program kataloğunda araştırdığınız başlıkları daraltın. Her program dosyası için sürüm, dönem ve işlem sorumlusu belirleyin. Aynı gideri farklı başvurulara ekleme düşüncesi varsa mükerrerlik koşullarını resmî metin ve ilgili kurum üzerinden ayrıca inceleyin.
Bir yazılım lisansı hem üretimde hem pilotta kullanılıyorsa
KOSGEB yazılım desteği için inceleme yapan üretim ekibi yıllık bir lisans teklifi alsın. Aynı sağlayıcının ekran görüntüsü Ar-Ge ekibinin sunumunda da yer alsın. Görselin aynı olması tek başına ikinci bir lisans alındığını göstermez. Kullanıcı sayısını, lisans dönemini ve pilot için açılan hesabın mevcut sözleşmeye dahil olup olmadığını satın alma sorumlusuyla kontrol edin. Yalnız ek kullanıcı için teklif isteniyorsa iç tabloda ana lisansı bir kez bırakıp ek kullanıcının hangi tarih aralığında gerektiğini yazın. Böylece bütçe görüşmesinde kimse aynı yıllık bedeli iki kez istemez.
Aynı teklifin farklı sürümleri iki ekibe giderse
Satın alma ekibi pazartesi 12 aylık lisans için, cuma ise 24 aylık lisans için teklif almış olsun. Üretim ekibi yenisini, proje yazarı eskisini kullanıyorsa iki ayrı başvurunun bütçesi aynı ürün adıyla farklı süreleri anlatır. Şirketin destek başvuru dosyası hazırlama tablosuna teklif numarasının yanına süreyi ve sürümü de yazın. Örneğin KOSGEB iş geliştirme desteği için 12 ay temel alındıysa bunu kendi dosyasında sabitleyin. Sonraki bir alım için güncellenen teklif geldiğinde hangi bütçenin yeniden hesaplanacağı anlaşılır.
