Destek araştırması yapan işletme kısa sürede çok sayıda duyuru ve program adıyla karşılaşabilir. Açık hibe programları listesini şirketin yatırım gündemine bağlamak, araştırmayı somut bir hazırlığa dönüştürür. Önce ne yapmak istediğinizi ve hangi bilginin henüz belli olmadığını yazın. Böylece her programın neden incelendiği ve sonraki kontrolde ne aranacağı anlaşılır olur.
Hibe Raporu program kataloğunda farklı destek alanlarını araştırabilirsiniz. Bu rehber, katalogda başlayan taramayı şirket içinde düzenli bir hibe çağrı takibi tablosuna dönüştürmek için hazırlanmıştır. Takip planınızı şirketin gerçek karar ve belge hazırlığıyla birlikte yürütün.
Araştırma sorusunu işletmenin ihtiyacıyla tamamlayın
“Hibe al” veya “devlet hibe” gibi kısa aramalar başlangıçta çok farklı seçenekleri getirebilir. İşletmenizin yapmak istediği işi eklediğinizde araştırma daha açıklanabilir hâle gelir. Yeni makine, üretim alanı, ürün geliştirme, ihracat hazırlığı veya çalışan ihtiyacı için hangi faaliyetin planlandığını belirtin.
Kurgusal bir işletmenin paketleme kapasitesini artırmak ve yeni ülkeye satış yapmak istediğini düşünelim. Bu iki hedef için araştırılan programlar aynı dosyada tek amaç gibi yazılmamalıdır. Her seçeneğin yanına hangi hedefle ilişkilendirildiğini kaydedin. Şirket içinde başka biri listeyi açtığında program adlarının neden toplandığını görebilsin.
Devlet hibeleri araştırmasında destek türünü de baştan işaretleyin. Geri ödemesiz devlet desteği, geri ödemeli destek veya finansman aracı gibi farklı yapılar ayrı nakit ve uygulama soruları doğurur. Programın kendi açıklamasını okuyarak ne sunduğunu belirleyin. Bu bilgi kısa listenin temel sütunlarından biri olsun.
İlk elemede kaynak ve kapsam kaydını birlikte tutun
Sektöre göre hibe sorgulama yaparken faaliyetinizle programın kapsamı arasında hangi ilişkiyi kurduğunuzu yazın. NACE koduna göre hibe araştırmasında kullanılan kodun ve sınıflama bilgisinin kaynağı görülsün. İl, işletme yaşı veya proje konusu gibi başka koşullar varsa bunlar için ayrı kontrol soruları oluşturun.
Her program satırında resmî kaynak bağlantısı, incelenen doküman ve kontrol tarihi bulunsun. Bir haber yazısı araştırmaya yön verebilir. Başvuru hazırlığına geçerken kurumun güncel duyurusu ve ilgili rehberleri de okuyun. Aynı programın eski çağrı dokümanlarıyla yeni dönemin metinlerini tarih ve sürüm bilgisiyle ayırt edin.
KOBİ hibe destekleri başlığı altında bulunan bir seçenek için hangi işletme tanımının ve özel program koşullarının inceleneceğini belirleyin. Şirketin kendisini küçük olarak tanıtmasının yanında resmî kayıt ve program tanımı da değerlendirilmelidir. İlk eleme notu bu açık soruları görünür bırakabilir.
Açık, süreli ve bilgi bekleyen durumları açıklayın
Katalogda görülen programın başvuru düzenini okuyun. Süreli çağrı, sürekli başvuru veya farklı aşamalı bir yöntem söz konusu olabilir. Takip tablosundaki durum adını ilgili kaynakla ilişkilendirin. Kaynağın güncelliği veya şirketinizin koşulu hakkında bilgi eksikse bunu ayrı notla belirtin.
Hibe çağrı takibi için yalnız son başvuru gününü kaydetmek yeterli hazırlık sağlamayabilir. Başvuruya kadar hazırlanacak belge, teknik teklif veya şirket kararı varsa bunları da iş listesine ekleyin. Son günün yakınlığıyla dosyanın hazır oluşunu aynı gösterge gibi kullanmayın. İki bilgi birlikte ele alınmalıdır.
| Kısa liste alanı | Kaydedilecek bilgi | Sonraki kontrol sorusu |
|---|---|---|
| Şirket ihtiyacı | İlgili yatırım veya faaliyet | Bu program neden inceleniyor? |
| Destek türü | Programın sunduğu araç | Bütçe ve ödeme yapısı nasıl? |
| Kapsam | Başvuru sahibi ve faaliyet | Hangi koşul açık kaldı? |
| Kaynak | Resmî bağlantı ve belge sürümü | Son kontrol ne zaman yapıldı? |
| Hazırlık | Belge ve sorumlu | Hangi iş tamamlanacak? |
| Takvim | Başvuru ve iç ekip hedefi | Bir sonraki kontrol günü ne? |
Program sırasını en yüksek tutara göre kurmayın
Şirketim hangi hibeleri alabilir sorusuna yaklaşırken programın hedefinizle ilişkisini, dosya hazırlığını ve açık koşullarını birlikte okuyun. Büyük görünen üst tutar tek başına öncelik belirlemez. İşletmenin zaman, kaynak ve uygulama kapasitesi de görüşmenin parçasıdır.
Kurgusal örnekte bir program çok yakında kapanıyor ama gerekli teknik hazırlık henüz başlamamış olabilir. Başka bir seçenek şirketin mevcut kayıtlarıyla daha somut araştırılabilir durumda bulunabilir. Yönetim hangi işe kaynak ayıracağını bu açıklamalar üzerinden tartışabilir. Kısa listedeki her satır için kararın gerekçesi yazılı olsun.
İzlemeyi görev ve dosya düzenine bağlayın
Şirket içi kısa toplantıda her program için tek bir sonraki iş seçebilirsiniz. Teknik teklif bekleniyorsa onu sağlayacak kişi, kaynak güncellemesi araştırılacaksa kontrol sorumlusu belli olsun. Toplantıdan toplantıya aynı açık sorunun neden devam ettiğini de not edin. Bu kayıt, araştırma listesinin yalnız büyümesini değil karar üretmesini sağlar. Bir seçenek kapatıldığında ilgili belge ve gerekçe erişilebilir kalsın.
Bir program için yeni belge geldiğinde veya kurum duyurusu güncellendiğinde ilgili satırı kontrol edin. Hangi koşulun açıklığa kavuştuğunu ve hangi sorunun hâlâ açık olduğunu yazın. Dosya sorumlusu değişirse araştırma aynı kayıt üzerinden devredilebilsin. Daha önce elenen bir seçeneğin gerekçesini de saklamak yeniden taramada zaman kazandırabilir.
HibeRaporu şirket panelinde profil ve belge bilgilerinizi hazırlayabilir, danışmanlık görüşmesinde kısa listenizi ekibimizle değerlendirebilirsiniz. Şirketime uygun hibe raporu için ilk görüşmeye program adlarının yanında ihtiyaç ve açık soru tablosunu getirin. Sonraki inceleme bu somut kayıtlarla ilerleyebilir.
Dünkü kısa liste bugün neden değişti?
Haftalık hibe çağrı takibi sırasında iki kaydınız olduğunu düşünün: Biri şirketin sektörüne uyuyor ama yatırım yeri belirsiz, diğeri aynı yatırım için farklı bir kurumun ilanına dayanıyor. İlk kayıt için yatırım yeri netleşmedikçe araştırma açık kalır. İkinci kayıt için ilan numarası ve yürütücü kurumu karşılaştırın; aynı fırsatın iki ayrı duyurusunu iki finansman kaynağı gibi saymayın. Kısa listeye bir sonraki kontrol tarihini ve kararı değiştirecek bilgiyi ekleyin.
