Bir proje koordinatörü sizden PIC numarası istediyse önce Avrupa Komisyonunun Participant Register sayfasında kuruluşunuzu arayın. Doğru tüzel kişiye ait kayıt varsa onun dokuz haneli kodunu kullanın. Kayıt yoksa kişisel EU Login hesabınızla kurumu kaydedin. Kod kuruluşa aittir: yeni bir çağrıya katılmanız, proje sorumlusunun değişmesi veya ekibe başka bir çalışanın girmesi tek başına yeni PIC gerektirmez.
Koordinatöre hangi numarayı göndermelisiniz?
Davetin hangi başvuru sisteminden geldiğine bakın. Funding & Tenders Portal üzerinden yürütülen başvurularda PIC, ortak listesindeki tüzel kişiyi tanımlar. Vergi kimlik numarası, ticaret sicili numarası ve EU Login kullanıcı adı bu alanın karşılığı değildir. Çağrıyı henüz seçmediyseniz önce AB hibe çağrısını konu koduyla bulma adımlarını izleyin. Kuruluş kaydından bağımsız olarak ülke, başvurucu türü ve ortaklık koşullarını seçtiğiniz konuda kontrol edin.
Erasmus+ bunun iyi bir örneğidir. Avrupa Eğitim ve Kültür Yürütme Ajansının yönettiği eylemlerde PIC kullanılırken ulusal ajansların yönettiği eylemlerde ayrı bir sistemin verdiği OID kullanılır. Elinizde OID olması PIC aramasında sonuç çıkacağı anlamına gelmez. Başvuru davetindeki eylemi Erasmus+ kayıt rehberindeki iki başvuru yoluyla karşılaştırın.
Kuruluşunuzun mevcut PIC kaydını nasıl bulursunuz?
Participant Register içindeki kuruluş aramasında önce sicildeki tam unvanı deneyin. Ardından eski unvanı, kısaltmayı ve Türkçe karakterlerin farklı yazımlarını arayın. Örneğin bir üniversite laboratuvarının günlük hayatta kullandığı İngilizce adı sonuç vermiyorsa üniversitenin resmî adıyla tekrar deneyin. Benzer isimli iki kayıt çıktığında ilk sonucu seçmek yerine ülkeyi, tüzel kişi adını ve adresi elinizdeki kayıtla karşılaştırın.
Proje ekibinin daha önce bir AB başvurusu yaptığını biliyorsanız eski teklif dosyasını veya kurumun proje ofisini de kontrol edin. Eşleşen kaydı bulduğunuz halde kuruluş bilgilerini düzenleyemiyorsanız bu bir erişim sorunu olabilir. İkinci kayıt açmadan önce kurumda kaydı yöneten kişiye ulaşın. Unvan değişikliğiyle yeni bir tüzel kişiliğin kurulması aynı şey değildir; tereddüt varsa belgeleri karşılaştırıp portalın destek kanalından yönlendirme isteyin.
Kayıt yoksa hangi bilgileri hazırlamalısınız?
Kuruluş adına kayıt işlemini kimin yürüteceğini belirleyin. Bu kişi kendi EU Login hesabıyla Participant Register sayfasında kuruluş kaydını başlatır. Bilgileri kartvizitten veya tanıtım sunumundan kopyalamak yerine dayanak belgeyle karşılaştırır. Aşağıdaki tablo şirket içi hazırlık içindir; Komisyonun her başvurucudan aynı belgeleri isteyeceği anlamına gelmez.
| Kontrol | Karşılaştırılacak bilgi |
|---|---|
| Resmî unvan ve hukuki statü | Sicil kaydındaki tüzel kişi ile formdaki şirket, dernek veya kamu kuruluşu seçimi örtüşüyor mu? |
| Adres ve kayıt bilgileri | Tescilli adres yerine teslimat adresi mi yazıldı? Sicil ile vergi numaraları doğru alanlarda mı? |
| İletişim ve erişim | Kaydı yapan kişi portal bildirimlerini alabilecek mi? Kurum içinde bu bildirimleri kim izleyecek? |
| Başvurudaki ortak | Ortak listesine girecek kod gerçekten sözleşmede yer alacak tüzel kişiye mi ait? |
Eksik bilgi varsa taslağı kaydedip aynı hesabın My Organisations alanından devam edebilirsiniz. Kayıt tamamlandığında elde ettiğiniz PIC ile resmî unvanı birlikte koordinatöre iletin. Böylece koordinatör, teklif formunda kodla gelen kuruluş adını ortaklık görüşmelerinde kullandığınız adla karşılaştırabilir. Taslak bir kaydı tamamlanmış sanıp numara beklemek, son gün gereksiz yazışmaya yol açabilir.
PIC alınca kuruluş doğrulanmış olur mu?
Hayır. Kodun üretilmesi ile beyan edilen tüzel kişiliğin doğrulanması farklı aşamalardır. Komisyonun Funding & Tenders çevrim içi kılavuzunun ikinci bölümü bu ayrımı açıklar. Merkezi doğrulama birimi, başvuru sürecinde gerektiğinde kaydı başlatan kişiye bildirim gönderir. İstenen resmî belgeleri ve açıklamaları bildirimde belirtilen portal alanından iletin. Ortaklara e-postayla kimlik belgesi dağıtmanız bu işlemin yerini tutmaz.
LEAR, kuruluşun portalda temsil ve yetki yönetimi için atadığı kişidir. İlk kaydı açmak, kendiliğinden LEAR olarak atanmak anlamına gelmez. Kuruluşun yasal temsilcisi atamayı yapar; portalın oluşturduğu atama belgesi ve yetkiyi gösteren dayanaklar ilgili iş akışında sunulur. Doğrulanmış kayıtta kuruluş bilgilerinin değişikliğini LEAR veya hesap yöneticisi talep edebilir. Proje teklifi yazan çalışanı bu yüzden otomatik olarak kurum adına sözleşme imzalayabilecek kişi kabul etmeyin.
Temsili örnek: dört ekip için kaç kuruluş kaydı gerekir?
Aynı başvuruda bir üniversitenin iki laboratuvarı, bağımsız bir şirket ve ayrı tüzel kişiliği olan bir dernek çalışsın. Laboratuvarların kendi tüzel kişilikleri olmadığını, üniversite ile şirketin kayıtlarının bulunduğunu ve derneğin hiç kaydolmadığını varsayalım. Dört ekip olsa da üç tüzel kişi vardır. Gereken yeni kayıt sayısı 3 − 2 = 1 olur: dernek kayıt açar, laboratuvarlar üniversite üzerinden katılır, şirket mevcut kodunu bildirir.
Bu hesap ortak sayısı şartını karşıladığınızı göstermez. Çağrı üç bağımsız kuruluşa ek olarak farklı ülkelerden katılım istiyorsa kodları saymak yeterli olmaz. Özellikle şubeler ve üniversite birimleri için Komisyonun tüzel kişilik ve LEAR doğrulama kurallarına ve çağrının kendi ortaklık hükümlerine birlikte bakın.
Dosyanızda her ortak için resmî unvanı, PIC bilgisini ve açık kalan belge sorusunu aynı satıra kaydedin. Hibe Raporu ile çalışıyorsanız Belgelerim bölümüne giriş yapabilirsiniz. Giriş yapmadan uygunluk analizi hizmetini inceleyebilirsiniz. Hibe Raporu ekibi kuruluş belgeleriyle başvuru dosyasındaki tutarsızlıkları inceleyebilir; PIC kaydı ve resmî doğrulama Avrupa Komisyonunun portalında yürütülür.
