Küresel Rekabetçilik Ar-Ge harcaması kontrolü için geçmiş mali yılların giderlerini kaynak kayıtlarıyla eşleştirmeli, yıllar arasındaki artışı ayrı incelemelisiniz. Bir Ar-Ge projesinin bulunması veya gelecek yıl için bütçe ayrılması, geçmiş harcama artışını kanıtlamaz. Hazırlığa proje sunumundan değil, başvuru tablosundaki yıl ve tutarların hangi belgelere dayandığından başlayın.
Hibe Raporu ekibi şirket belgeleri, mali bilgiler ve başvuru anlatımı arasındaki uyumu incelemenize yardımcı olur. Bu yazı Ar-Ge projesinin bilimsel niteliğini değerlendirmekten farklı olarak, Küresel Rekabetçilik başvurusunda geçmiş harcamanın izlenmesine odaklanır. Önce hangi yoldan başvurabileceğinizi belirlemek için programın başvuru şartları rehberini okuyabilirsiniz.
Ar-Ge harcaması artışı hangi koşulla birlikte değerlendirilir?
Program Yönergesinin 7. maddesindeki ilgili yol; hızlı büyüyen işletmelerin son üç yıl içinde her yıl önceki yıla göre ihracatını ve Ar-Ge harcamasını artırmasını içerir. Ar-Ge tutarının tek başına yüksek olması bu koşulların tamamını karşılamaz. Güncel Program Yönergesi, madde 7.
Başvuru Kontrol Formu, hızlı büyüme, ihracat artışı ve Ar-Ge harcaması artışını ayrı kontrol satırlarında gösterir. Birindeki olumlu sonucu diğerine taşımayın. Örneğin ihracat artışını belgelemek, Ar-Ge gider serisinin de doğrulandığı anlamına gelmez. Kontrol Formu, kriter 4.
Başvuru formundaki gider alanını doğru okuyun
Proje Başvuru Formunun 1.2 bölümünde yıllara ayrılmış Ar-Ge Harcamaları Tablosu bulunur. Ayrıca son üç yıllık mali veriler bölümünde “E 1 Araştırma ve Geliştirme Giderleri” satırı yer alır. Bunları hazırlık sırasında birlikte karşılaştırın; bir tablodaki farkı açıklamadan diğerine olumlu sonuç yazmayın. Başvuru Formu, bölümler 1.2 ve 5.3.
Hangi kalemin hangi mali kayıtta izlendiği belirsizse mali ekibinizle kaynağa dönün. Başvuruya uygun görünmesi için gider adını veya dönemini değiştirmeyin. Şirketin bütün teknoloji yatırımlarını otomatik olarak Ar-Ge harcaması saymak da doğru bir hazırlık yöntemi değildir. Proje ekibinin teknik açıklamasıyla muhasebe kaydının neden eşleştiğini gösterebilmelisiniz; tereddütlü uygulamayı ilgili KOSGEB birimiyle netleştirin.
Kalemden yıllık toplama uzanan bir kayıt zinciri kurun
Şirket içi çalışma dosyanızda, yıllık toplamın arkasındaki işlemleri izlenebilir hâle getirin. Aşağıdaki tablo bir hazırlık önerisidir; resmî gider uygunluğu listesi veya zorunlu başvuru eki değildir.
| Kontrol edilen bilgi | Hazırlık dosyasında tutulacak bağlantı | Çözülecek soru |
|---|---|---|
| İş veya proje | Faaliyet açıklaması ve şirket içi referans | Harcama hangi çalışmaya ait? |
| Tutar | Kaynak kayıt ve belge referansı | Toplam nereden geliyor? |
| Mali yıl | İlgili dönem ve kayıt açıklaması | Karşılaştırılan yıl doğru mu? |
| Revizyon | Değişen satır, gerekçe ve kontrol eden kişi | Eski tutar neden değişti? |
Personel, malzeme veya hizmet gibi farklı işlemler incelenirken aynı belge türünü hepsine zorla uygulamayın. Elinizdeki kayıt neyi açıklıyor, hangi bilgi hâlâ eksik, ayrı belirtin. Bu örnek kategoriler her harcamanın programda kabul edileceği anlamına gelmez. Teknik ilişki, mali kayıt ve kurumun aradığı veri kapsamı birlikte kontrol edilir.
Orijinal belgeyi çalışma tablosuyla değiştirmeyin. Belge adı, dönem ve sürüm bilgisini koruyun. Bir ekip toplamı güncellerken diğerinin eski dosyayla devam etmesi, proje anlatımı ile mali eklerin farklılaşmasına yol açabilir. Dosya hazırlığı ve süreç takibi hizmetimiz bu bağlantıların ve eksiklerin düzenlenmesine yardımcı olur.
Aynı harcamayı iki kanıt nedeniyle iki kez saymayın
Tamamen varsayımsal bir kontrol örneğinde, bir hizmetin faturası 70.000 TL, bu faturaya ilişkin ödeme kaydı da 70.000 TL olsun. Bunlar aynı işlemi açıklayan iki belgedir; yalnız iki dosya bulunduğu için toplamı 140.000 TL yapamazsınız. Bu örnek tutar hesabından önce belge-işlem eşleşmesinin neden gerekli olduğunu gösterir.
Örnekteki hizmetin Ar-Ge harcaması olarak kabul edildiği, hangi mali yıla yazılacağı veya destekleneceği varsayılmamıştır. Bunlar ayrıca incelenir. Kontrol dosyasında tek işlem referansı altında fatura ve ödeme bağlantısı kurulabilir. Böylece belge sayısıyla gider sayısı birbirine karışmaz; henüz açıklanamayan tutar da kesinleşmiş veri gibi sunulmaz.
Ar-Ge projesi beyanı neden yıllık harcama kanıtı değildir?
Hibe Raporu şirket profili ekranının Faaliyet bölümünde, yürütülen veya planlanan bir Ar-Ge projesi olup olmadığı sorulur. Bu alan bir durum bilgisidir. Aşağıdaki gerçek görüntüde “Bilmiyorum” seçilidir; yıllık tutar veya harcama artışı sonucu gösterilmez. Panel bağlantısı giriş gerektirir; görsel büyütülebilir.
“Projemiz var” cevabını geçmiş üç yılın tüm satırlarına olumlu kanıt gibi aktarmayın. Planlanan proje henüz harcama doğurmamış olabilir; mevcut projenin belgeleri ise farklı dönemlere ait olabilir. Profil bilgisi hazırlığı yönlendirebilir, fakat mali serinin yerini tutmaz. Harcama geçmişi için ilgili belgeleri Belgelerim bölümünde düzenleyebilirsiniz; bu bölüm de giriş gerektirir.
Son kontrolde hangi farkları açık bırakmamalısınız?
Başvuru Kılavuzu, seçilen koşula göre sistemin yüklenmesi gereken evrakı gösterdiğini açıklar. İç kontrol tablonuzla resmî ek listesini ayrı tutup birbiriyle karşılaştırın. Kılavuz, başvuru koşulları bölümü.
İstenen yılları, tutarların kaynağını, mükerrer işlemleri ve açıklama bekleyen farkları kontrol edin. Hibe Raporu ile uygunluk analizinden başlayarak eksik belgeleri ve başvuru hazırlığını birlikte planlayabilirsiniz. Güncel çağrı ayrıca incelenir; hazırlık dosyasının tamamlanması nihai destek kararı veya ödeme hakkı oluşturmaz.