KOSGEB mükerrer fatura desteği araştırmasında temel kontrol, belgenin numarasından önce hangi gider için destek istendiğidir. Girişimci Destek Programı’nda aynı gider gerçekleşmesi için başka kurumlardan veya diğer KOSGEB programlarından destek alınamaz; vergi, sosyal güvenlik primi ve benzeri yasal yükümlülükler hükümde ayrı tutulur. Bir faturayı iki dosyaya eklemenin amacı ve iki dosyada talep edilen harcama kapsamı birlikte incelenmelidir.
HibeRaporu ekibiyle gider dosyanızı değerlendirin. Mevcut başvurularınızı ve belgelerinizi karşılaştırıyor, çakışan giderleri belirliyor; eksik tamamlama, başvuru hazırlığı, revizyon ve sonuç takibini sizinle yürütüyoruz. Bu yazı fatura ve gider takibine odaklanır. Yatırım veya proje düzeyindeki daha geniş sınırlamalar için destekleri birlikte kullanma rehberini ayrıca inceleyin.
Fatura numarası değişince gider de değişmiş olur mu?
Bir makinenin sipariş, avans, teslim ve ödeme kayıtları farklı belgelerde görünebilir. Aynı alım, farklı dosyalarda farklı adlarla anlatılmış olabilir. Bu nedenle yalnız dosya adlarını veya fatura numaralarını eşleştirmek çifte finansman kontrolü için yeterli değildir. Malın niteliğini, miktarını, teslimini ve ilgili ödemeyi birlikte izlemek gerekir.
Girişimci Destek Programı Yönergesi’nin 39/2. maddesi, sınırlamayı aynı gider gerçekleşmesi üzerinden kurar. Bu yüzden aynı makine alımını ikinci başvuruda başka bir başlıkla göstermek yeni bir gider oluşturmaz. Bu hükmü, bütün destek araçlarının bütün ayrıntılarını düzenleyen tek bir kural olarak da kullanmayın.
KOSGEB çift finansman kontrolü yaparken satın alma kaydına bir iç takip kodu vermeniz yararlı olabilir. Teklif, sözleşme, fatura, teslim ve ödeme belgelerini bu kodla ilişkilendirin. Böylece belgenin yenilenmesi veya açıklamasının değişmesi, aynı alımın ikinci kez fark edilmeden planlanmasına yol açmaz.
Aynı makineye farklı destek başvurusu nasıl değerlendirilir?
Önce iki destekten ne talep edildiğini yazın. Makine alım bedeli, kredi finansman gideri veya vergi avantajı aynı mekanizma değildir. Bununla birlikte mekanizmaların farklı olması, birlikte kullanılabileceklerini kanıtlamaz. Her programın gider, proje ve yatırım bakımından sınırlarını ayrı inceleyin.
Örneğin Kapasite Geliştirme Yönergesi’nin 30/5. maddesi, program kapsamında kredi kullanılan giderler için başka kurumlardan veya diğer KOSGEB programlarından destek alınmasını sınırlar; yasal yükümlülüklere ilişkin istisnayı ayrıca belirtir. Dolayısıyla “bir kurum makineye, diğeri krediye bakıyor” açıklaması tek başına yeterli değildir.
Ödeme talebindeki beyanları da okuyun. Güncel Girişimci Destek Programı Ödeme Talep Formu, talep edilen gider kalemleri için yatırım teşvik mevzuatı kapsamında faiz/kâr payı ve makine desteği kullanılmadığına ilişkin ifade içerir. Bu beyanı doğrulamadan onaylamayın; formdaki ifade bütün birlikte kullanım sorularına tek başına izin vermez.
Tek faturadaki farklı kalemler ayrı desteklere dağıtılabilir mi?
Bir faturada yazılım lisansı, eğitim ve cihaz birlikte yer alabilir. Kalemlerin ayrı yazılması, her birinin başka programa sunulabileceğini göstermez. Önce kalemlerin gerçekte ayrılabilir olup olmadığını, sonra her iki programın buna izin verip vermediğini belirleyin. Daha geniş bir proje veya yatırım sınırlaması varsa fatura satırlarını ayırmak sorunu çözmeyebilir.
Fatura açıklaması belirsizse gerçek hizmet kapsamını sözleşme ve teslim belgeleriyle netleştirin. Belgeyi yalnız destekle eşleşsin diye farklı göstermek yerine gerçekleşen işlemi açıklayın. İzin verilen bir dağılım bulunup bulunmadığı konusunda tereddüt varsa somut kalemler ve diğer destek bilgileriyle ilgili kurumlardan açıklama isteyin.
Ayrıca bir programın karşılamadığı kısmı otomatik olarak başka kaynağa yazmayın. İşletmenin katkı payı, uygun bulunmayan harcama ve henüz desteklenmemiş gider aynı şey değildir. Ayrımın başka program bakımından kabul edilebilirliği ayrıca doğrulanmalıdır.
Desteklerde fatura bazlı takip kaydı nasıl tutulur?
Aşağıdaki alanlar şirket içi kontrol için kullanılabilir. Bu liste resmî başvuru veya muhasebe formatı değildir:
- Gider kimliği: İç takip kodu, mal veya hizmetin adı, miktarı ve varsa cihaz seri numarası.
- Belge bağlantısı: Tedarikçi, fatura tarihi ve numarası, ilgili sözleşme, teslim kaydı ve ödeme kanıtı.
- Tutar ayrımı: Fatura toplamı, ilgili satır, programa sunulması düşünülen tutar ve destek talebi.
- Dosya durumu: Program adı, başvuru numarası, taslak, sunuldu, karar verildi veya ödendi bilgisi.
- Diğer kaynak: Aynı giderle ilişkili başka başvuru, destek kararı veya ödeme kaydı.
- Kontrol sonucu: İncelenen hüküm, belirsiz konu, kurum açıklaması, sorumlu kişi ve son güncelleme.
Tek satırda bütün faturayı göstermek yerine gerektiğinde her gerçek gider için alt kayıt açın. Toplamların belgeyle uyuştuğunu kontrol edin. Bu ayrıntılandırma destek hakkı oluşturmaz; incelemenin izlenebilir olmasını sağlar.
Başvuru yapılmış olmasıyla ödeme alınması aynı mı?
Destek dosyası henüz sonuçlanmadığında durumu “destek yok” diye kapatmayın. Taslak plan, sunulmuş talep, olumlu karar ve alınmış ödeme ayrı aşamalardır. Gider kaydında hangisinin gerçekleştiğini açık tutun. Böylece başka bir dosya hazırlanırken bekleyen talep gözden kaçmaz.
Girişimci Destek Programı Taahhütnamesi, bilgilerin doğruluğunu, değişikliklerin bildirilmesini ve alıma ilişkin belgelerin saklanmasını içerir. Aynı gider için başka destek alınmaması da taahhütler arasındadır. İlk dosyayı hazırlayan kişinin sonradan çıkan karardan haberdar olması bu nedenle önemlidir.
Temsili örnek: Yazılım gideri iki dosyada görünüyor
Bir işletmenin aynı yazılım lisansını hem KOSGEB projesinin gider listesine hem başka bir kamu desteği planına eklediğini düşünelim. Bu tamamen temsili bir kontrol örneğidir. İkinci dosyada adın “dijital altyapı” olarak değiştirilmesi, satın alınan lisansı farklılaştırmaz.
İşletme önce iki kayıttaki lisans süresini, kullanıcı kapsamını ve fatura satırını karşılaştırır. Ardından program hükümlerini inceler; gerekli açıklama veya düzeltme işlemini ilgili dosya üzerinden yürütür. Hangi talebin değiştirildiğine ilişkin kayıt saklanır. Faturanın bir dosyadan silinmesiyle kurum nezdindeki sunulmuş başvurunun kendiliğinden değiştiği varsayılmaz.
Çakışma sonradan fark edilirse ne yapmalısınız?
İlgili gideri, başvuruları ve ödeme durumlarını belirleyip uygulama birimine somut bilgilerle başvurun. Düzeltme, bildirim veya iade gerekip gerekmediğini dosyanın durumuna göre netleştirin. Girişimci Destek Programı’nda hatalı işlem sonucu fazla veya yersiz ödeme tespit edildiğinde yasal faizle geri tahsil hükmü bulunur; sonuç kendiliğinden yapılacak basit bir mahsup gibi görülmemelidir.
HibeRaporu ile gider eşleştirmenizi kurun. Belgeler arasındaki bağlantıları ve diğer destek durumlarını birlikte kontrol ederek başvuru hazırlığını ve sonraki revizyonları takip ediyoruz. Nihai uygunluk ve destek kararı ilgili kurumun değerlendirmesine bağlıdır.