# KOSGEB makine ve ekipman giderleri nasıl belgelenir? [Asıl sayfa](https://hiberaporu.com/blog/kosgeb-makine-destegi-belgeleri/) · [Hibe Raporu hizmetleri](https://hiberaporu.com/hizmetler/) ![Paketleme makinelerinin teknik kapsamını üretim alanında karşılaştıran ekip; temsili görsel](https://hiberaporu.com/img/blog/covers/b65-kosgeb-makine-tedarikci-degisikligi-1600.webp) *Yapay zekâ ile üretilmiş temsili kapak görseli.* KOSGEB makine desteği belgeleri hazırlanırken teklif, kurul kararı, fatura ve ödeme kayıtları aynı ekipman üzerinden eşleştirilmelidir. Faturanın dosyada bulunması tek başına giderin desteklenmesini sağlamaz. Alımın proje kapsamına, teknik koşullara ve ödeme kurallarına uyumu da değerlendirilir. Bu rehber, Girişimci Destek Programının İş Geliştirme Desteğindeki makine, teçhizat ve kalıp giderlerine odaklanır. Hibe Raporu ekibi şirket belgelerini ve alım dosyasını birlikte inceler, eksik kayıtların tamamlanmasına ve başvuru hazırlığına yardımcı olur. Elinizdeki dosyaları [uygunluk ve belge incelemesi hizmetimizle](https://hiberaporu.com/hizmetler/#uygunluk-analizi) değerlendirebilirsiniz. Aşağıdaki kontrol düzeni, resmî evrak listesinin yerine geçen yeni bir zorunluluk listesi değildir. ## Önce destek programını ve işlem aşamasını belirleyin [KOSGEB Girişimci Destek Programı sayfası](https://www.kosgeb.gov.tr/site/tr/genel/destekdetay/1231/girisimci-destek-programi), İş Geliştirme Desteği içinde makine-teçhizat ve kalıp giderlerini ayrı unsur olarak gösterir. Bu destek geri ödemelidir. Başka bir programdaki makine finansmanını veya yatırım teşvikini aynı evrak ve hesaplama düzeniyle değerlendirmeyin. Dosyanızın ilk sayfasına programı, proje numarasını ve bulunduğunuz aşamayı yazın: başvuru hazırlığı mı, onay sonrası alım mı, ödeme talebi mi? İlk aşamada fiyatı ve teknik ihtiyacı açıklayan kayıtlar, sonraki aşamada gerçekleşen işlemi gösteren belgeler öne çıkar. Henüz teklif alınmış bir ekipmanı satın alınmış gibi kaydetmeyin. Genel evrak düzeni için [KOSGEB başvuru belgeleri rehberini](https://hiberaporu.com/blog/kosgeb-basvuru-belgeleri/) kullanabilirsiniz. Makine dosyasını ise aşağıdaki gibi tek alımın geçmişini gösterecek şekilde düzenleyin. ## Teklif ve teknik özellikleri proje gideriyle eşleştirin [İş Geliştirme Desteği Proje Başvuru Formunun](https://webdosya.kosgeb.gov.tr/Content/Upload/Dosya/Giri%C5%9Fimcilik/2026/2026.10.06/I%CC%87s%CC%A7_Gelis%CC%A7tirme_Desteg%CC%86i_Proje_Bas%CC%A7vuru_Formu_%2808%29_%281%29.pdf) gider bölümü miktarı, birimi ve KDV hariç tahmini bedeli ister. Teknik açıklama ve faaliyet bağlantısı da ayrı alanlarda ele alınır. Teklifinizi yalnız toplam fiyat olarak okumayın; hangi işin hangi ekipmanla yapılacağını açıklayın. Şirket içi hazırlıkta her ekipmana bir dosya kodu verebilirsiniz. Örneğin M01 kodunu teklif karşılaştırmasında, bütçe satırında ve ödeme eşleştirme tablosunda kullanmak, aynı makinenin farklı adlarla izlenmesini önler. Bu kodlama bir KOSGEB form şartı değil, dosya düzenleme önerisidir. Formun 4.3 bölümüne göre fiyat araştırması; teknik özellik ve fiyat içeren proforma, teklif, satıcının ürün sayfası veya e-postası gibi kaynaklardan yapılabilir. Bu dayanaklar destek sürecinde saklanır ve istendiğinde sunulur; başvuruya eklenmeleri gerekmez. Bilginin forma işlenmesiyle kaynak belgenin saklanmasını ayrı işler olarak takip edin. Teklifteki model, kapasite, aksesuar, kurulum ve teslim kapsamını okuyun. İki satıcı farklı paketler sunuyorsa yalnız fiyatları yan yana koymak yanıltıcı olabilir. Birinde bulunan yardımcı ekipman diğerinde yoksa farkı not edin. Bütçenin genel yapısı için [KOSGEB proje bütçesi bölümüne](https://hiberaporu.com/blog/kosgeb-is-gelistirme-projesi/#kosgeb-proje-butcesi) bakabilirsiniz. **KOSGEB için teklif ve proforma faturalar nasıl karşılaştırılır?** KOSGEB proforma fatura karşılaştırmasında önce aynı ihtiyacın fiyatlandığından emin olun. Şirket içi kontrol için şu alanları yan yana koyabilirsiniz; tablo resmî form değildir: | Alan | Kontrol | | --- | --- | | Ürün ve kapsam | Model, miktar, teknik özellik ve dahil aksesuarlar | | Fiyat tabanı | Para birimi, KDV durumu ve varsa kur varsayımı | | Ek maliyet | Nakliye, kurulum, eğitim ve diğer hariç kalemler | | Zaman ve koşul | Teklif geçerliliği, teslim, ödeme vadesi ve garanti | Temsili olarak aynı nitelikteki makine için A teklifinin 200.000 TL, ayrıca kurulumun 20.000 TL; B teklifinin kurulum dahil 215.000 TL olduğunu varsayalım. İki teklif de KDV hariç ve TL ise karşılaştırılabilir toplamlar 220.000 TL ile 215.000 TL olur. Görünen ilk fiyatın düşük olması toplamın düşük olduğunu göstermez. 5.000 TL fark bir hibe hesabı veya satın alma tavsiyesi değildir; garanti ve teslim koşulları ayrıca değerlendirilir. Yazılımda lisans süresi ve kullanıcı sayısını, hizmette teslim edilecek işi aynı mantıkla karşılaştırın; gider türünün kendi program koşullarını ayrıca okuyun. Kaynak tarihi ve seçimin gerekçesini saklayın. Açıklanmayan kalemi sıfır maliyet saymayın. Başka bir programın teklif sayısını bu desteğe taşımayın; proformayı gerçekleşmiş satış faturası veya ödeme kanıtı yerine kullanmayın. ## Kurul kararıyla satın alınan ekipman aynı mı? [Kurul Karar Formunda](https://webdosya.kosgeb.gov.tr/Content/Upload/Dosya/Giri%C5%9Fimcilik/2026/2026.05.04/Ek11-I%CC%87s%CC%A7_Gelis%CC%A7tirme_Desteg%CC%86i_Kurul_Karar_Formu_%2804%29_%281%29.pdf) gider adı, asgari nitelik, miktar ve desteklemeye esas tutar birlikte yer alır. Kontrolü ilk tahmini listenizle sınırlamayın; geçerli son kararı esas alın. Model veya tedarikçi değişmişse eski teklifi silip yeni faturayı yerine koymak dosyanın geçmişini kaybettirir. Değişen özellikleri ve gerekçeyi ayrıca açıklayın. İşlemin nasıl yürütüleceği için [makine ve tedarikçi değişikliği rehberini](https://hiberaporu.com/blog/kosgeb-makine-tedarikci-degisikligi/) inceleyin. Aşağıdaki tablo şirket içi kontrol örneğidir; bütün satırlar herkes için zorunlu başvuru eki değildir. | Kontrol noktası | Karşılaştırılacak kayıt | Görülmesi gereken ilişki | |---|---|---| | Planlanan alım | Teknik teklif ve proje gider satırı | Aynı ihtiyaç, miktar ve kapsam | | Kabul edilen kapsam | Son kurul kararı ve varsa revizyon | Onaylı özelliklerle alımın uyumu | | Gerçekleşen satış | Fatura ve ekipman bilgileri | Satıcı, alıcı ve alınan ürünün açıklığı | | Gerçekleşen ödeme | Dekont veya ilgili ödeme kaydı | Ödemenin hangi faturaya ait olduğu | | Teslim ve kullanım | Eldeki teslim, kurulum ve teknik kayıtlar | Dosyadaki ürünle işletmedeki ekipmanın eşleşmesi | ## Ödeme talebinde hangi belgeler kontrol edilir? 7 Kasım 2026 tarihinde kontrol edilen [Ödeme Belgeleri Tablosunun](https://webdosya.kosgeb.gov.tr/Content/Upload/Dosya/Giri%C5%9Fimcilik/2026/2026.10.05/Odeme_Belgeleri_Tablosu.pdf) makine satırında ödeme talep formu, varsa İşletme Değerlendirme Raporu, işletme adına düzenlenen fatura veya eşdeğer belge, ödeme kanıtı, teminat ve SGK/vergi borcu kayıtları bulunur. Varsa raporun Findeks'ten indirilen orijinal PDF biçimi istenir. Aynı tablonun açıklamalarına göre uygulama biriminin sağladığı belgeleri ayrıca eklemek gerekmez. SGK kaydı veri paylaşımıyla sağlanabiliyorsa yeniden istenmez; vergi borcu kaydı uygulama birimince sağlanır. Ödeme talebi sistemde hazırlanıp onaylanır, kurumun sağlayamadığı ekler ilgili talebe yüklenir. Başvuru sırasında güncel sürümü yeniden kontrol edin. Kendi takip listenizde “bende hazır”, “kurum tarafından sağlanıyor” ve “tamamlanacak” durumlarını ayırın. Böylece sistemin temin ettiği bir kayıt için gereksiz belge aramaz, sizin yüklemeniz gereken eksik faturayı da gözden kaçırmazsınız. ## Fatura ve dekont eşleştirmesi nasıl yapılır? Fatura numarası, tarih, alıcı unvanı, satıcı ve bedeli ödeme kayıtlarıyla karşılaştırın. Bir ödeme birden fazla faturayı kapatıyorsa hangi tutarın hangi faturaya ayrıldığını gösteren açıklayıcı bir çalışma hazırlayın. Belgedeki eksikliği kendi tablonuzla gizlemeyin; dayanak kaydın tamamlanmasını sağlayın. [Girişimci Destek Programı Yönergesi](https://webdosya.kosgeb.gov.tr/Content/Upload/Dosya/Giri%C5%9Fimcilik/2026/2026.10.06/GDP_Yo%CC%88nergesi_%2816%29_%281%29.pdf), ödeme kanıtlarını ve özel ödeme yöntemlerini ayrıca düzenler. Üçüncü kişinin satıcıya yaptığı ödemede borç veya fatura bağlantısının gösterilmesi gerekir; yetersiz açıklamada satıcı yazısı da istenir. Kredi kartı, çek veya satıcıya doğrudan destek ödemesinin koşullarını standart havale gibi varsaymayın. Temsili eşleştirme örneği: Vergi dahil toplam borcu 360.000 TL olan tek faturaya karşılık 120.000 TL ve 240.000 TL olmak üzere iki ödeme yapıldığını düşünelim. Toplam ödeme 360.000 TL, aritmetik bakiye sıfırdır. Ancak bu sonuç yalnız borç eşleşmesini gösterir; destek hesabı değildir. Vergi, kabul edilen gider, teknik uygunluk ve tarih kontrolleri ayrıca yapılır. Rakamlar gerçek müşteri dosyası değildir. ## İkinci el makine ve tarih kontrollerini atlamayın Yönergenin 10'uncu maddesi, proje süresinde alınan yeni makine, teçhizat ve kalıpları; yeni olmayan makinelerde ise elektrik motorlarının en az IE2 verim sınıfında olması koşulunu düzenler. İkinci el makinede yalnız satış bedeline bakmayın; teknik niteliği açıklayan kayıtları hazırlayın ve kabul edilecek kanıtı uygulama birimiyle netleştirin. Proje başlangıcından önce yapılan makine ödemeleri destek hesabının dışında tutulur. Bu nedenle teklif, fatura, teslim ve ödeme tarihlerini ayrı sütunlarda izleyin. Önceden verilen bir avansı sonraki tarihli faturayla kendiliğinden uygun saymayın. Bu kontrol sırasında gerçek kayıtları değiştirmeden açıklama hazırlayın. ## Hibe Raporu ile makine dosyanızı tamamlayın [Belgelerim bölümüne](https://hiberaporu.com/panel?alan=hibe#hibe/belgeler) giriş yaparak dosyalarınızı yükleyebilir ve okuma durumunu takip edebilirsiniz. Panelin işlem günlüğü belge okuma ve analiz adımlarını gösterir; KOSGEB ödeme onayı değildir. Giriş yapmadan başlamak için [açık dosya hazırlığı hizmetimizi](https://hiberaporu.com/hizmetler/#dosya-ve-takip) kullanabilirsiniz. Ekibimizle paylaşırken program adını, alım aşamasını ve açıklama bekleyen noktaları belirtin. Teknik teklif, son karar, fatura ve ödeme kayıtlarını birlikte değerlendirmek eksiklerin doğru kişiden tamamlanmasına yardımcı olur. Hibe Raporu hazırlık ve takip sürecini yürütür; giderin kabulü ve destek ödemesi ilgili kurumun değerlendirmesine bağlıdır.