# Kalkınma ajansı projesinde ara rapor ve ödeme talebi nasıl hazırlanır?

[Asıl sayfa](https://hiberaporu.com/blog/kalkinma-ajansi-ara-rapor-odeme-talebi/) · [Hibe Raporu hizmetleri](https://hiberaporu.com/hizmetler/)

![Saha sorumlusu ara ödeme öncesinde sulama tesisini ilerleme fotoğraflarıyla karşılaştırıyor.](https://hiberaporu.com/img/blog/covers/b194-kalkinma-ajansi-ara-rapor-odeme-talebi-green-20261107-1600.webp)

*Yapay zekâ ile üretilmiş temsili kapak görseli.*

Kalkınma ajansı ödeme talebi hazırlarken önce sözleşmenizdeki raporlama dönemini belirleyin. Ara teknik raporda o tarihler arasında tamamlanan işleri, ara mali raporda bunlarla ilişkili giderleri gösterin. Ardından ajansa sunduğunuz ödeme talep formundaki tutarın hangi sözleşme hükmüne ve hangi kayıtlara dayandığını kontrol edin. Bir hizmetin tamamlandığı, faturasının kesildiği ve bedelinin ödendiği günler farklı olabilir. Dosyayı bu üç tarihi görebileceğiniz biçimde düzenleyin.

## Hangi dönemi ve hangi formu kullanacaksınız?

İmzalı sözleşmenin özel koşullarından rapor dönemini, teslim tarihini, ödeme takvimini ve istenen ekleri okuyun. Süreyi veya bütçeyi etkileyen onaylı bir değişiklik varsa çalışma dosyanıza tarihini ve hangi hükmü değiştirdiğini yazın. Projenizin izleme sorumlusundan güncel şablonu ve teslim kanalını teyit edin. Kurum içinde taslak için ayırdığınız son gün ile raporu ajansa sunmanız gereken son günü takvimde ayrı gösterin.

[Çukurova Kalkınma Ajansının yayımladığı proje uygulama rehberinde](https://www.cka.org.tr/uploads/izleme_v/proje-uygulama-rehberi.pdf) ara raporun teknik ve mali bölümleri için örnek formlar bulunur. Mali bölümde sözleşme numarası, yararlanıcı ve rapor dönemi ile bütçe kalemi ve ödeme belgesini ilişkilendiren alanlar yer alır. Kendi ajansınızın sizden istediği sürümü kullanın. Örneğin personel gideri tablosundaki alanları bir ekipman alımına aynen taşımak, teslim veya ödeme kaydını bulmayı zorlaştırır.

## Ara teknik raporda ne yazılır?

Her faaliyet için önce sözleşmede taahhüt ettiğiniz çıktıyı bulun. Sonra dönem içinde gerçekleşen miktarı, gerçekleşme tarihini ve dayandığınız belgeyi yazın. Örneğin dört oturumluk bir eğitimin ilk üç oturumu tamamlandıysa rapora oturum tarihlerini, katılım kayıtlarının dosya numarasını ve dördüncü oturumun durumunu ekleyin. Böylece raporu okuyan kişi, proje sonunda yapılması planlanan işle dönem içinde yapılan işi ayırabilir.

Göstergenizin ölçü birimi de sonucu değiştirir. Aynı on iki kişinin üç gün katıldığı eğitimde toplam 36 kişi-gün katılım vardır. Sözleşmede gösterge “eğitim alan farklı kişi sayısı” ise bu kayıtlardan 12 kişi bildirilir. Teknik ekip imza listelerindeki tekrarları kontrol etsin, mali ekip ise faturada ücretin kişi, gün veya oturum üzerinden mi hesaplandığına baksın. Her iki ekip aynı eğitimi farklı birimlerle tarif edebilir.

## Ara mali raporda harcama satırı nasıl izlenir?

Her gider için onaylı bütçedeki satırı, harcama belgesini ve banka hareketini aynı sıra numarası altında ilişkilendirin. Bir fatura iki taksitte ödendiyse iki dekontu da faturaya bağlayın. Tek bir havale birden fazla faturayı kapatıyorsa hangi faturaya hangi tutarın ayrıldığını gösteren bir açıklama ekleyin. Satın alma kararına geri dönmeniz gerekirse seçim gerekçesini ve teknik kabulü ilgili dosyada bulabilmelisiniz. [Satın alma ve teklif dosyası rehberi](https://hiberaporu.com/blog/hibe-projesi-satin-alma-raporlama-denetim/#kalkinma-ajansi-satin-alma-dosyasi)

Aşağıdaki kontrol tablosunu ara raporu imzaya göndermeden önce proje ve muhasebe sorumluları birlikte kullanabilir.

| Kontrol | Karşılaştırılacak kayıtlar | Açıklığa kavuşturulacak fark |
| --- | --- | --- |
| İş tamamlandı mı? | Faaliyet çizelgesi, teslim veya katılım kaydı | Dönem sonunda hangi işin açık kaldığı |
| Doğru gider satırı mı? | Onaylı bütçe, sipariş ve fatura | Miktar, para birimi veya birim fiyat farkı |
| Ne kadar ödendi? | Fatura, banka hareketi ve muhasebe kaydı | Önceki dönem avansı, bu dönem ödemesi ve kalan borç |
| Hangi tutar talep ediliyor? | Ödeme planı, rapor ve talep formu | Talep edilen tutarın sözleşmedeki dayanağı |

## Örnek hesapta avans ve dönem ödemesi nasıl ayrılır?

Tamamlanan bir eğitim hizmetinin fatura toplamının 100.000 TL olduğunu varsayalım. Yararlanıcı bu rapor döneminde hizmet sağlayıcıya önce 60.000 TL avans, teslimden sonra 30.000 TL daha ödemiş olsun. İki dekontun dönem toplamı **90.000 TL**, tedarikçiye kalan borç **10.000 TL** olur. Bu temsili hesapta başka ödeme, iade, kesinti veya kur farkı bulunmuyor. Buradaki avans, yararlanıcının tedarikçiye yaptığı ödemedir. Ajansın yararlanıcıya aktardığı ön ödeme proje hesabında ayrıca izlenir.

Dosyanıza 100.000 TL’lik faturayı ve iki dekontu ekleyin. İcmalde faturanın değeri ile ödenen tutarı ayrı sütunlarda gösterin. Kalan 10.000 TL sonraki dönemde ödenirse yeni dekontu aynı fatura numarasına bağlayın. Harcamanın hangi raporda ve hangi tutarla beyan edilebileceğini sözleşmenin uygun gider ve ödeme hükümlerinden kontrol edin. Ajansa talep edeceğiniz tutarı belirlerken destek oranını, önceki ajans ödemelerini ve sözleşmedeki ödeme koşullarını ayrıca inceleyin.

## Ödeme talep formunda son kontrolü kim yapmalı?

[Serhat Kalkınma Ajansının proje uygulama rehberindeki Ek 4.4](https://www.serka.gov.tr/assets/upload/dosyalar/proje-uygulama-rehberini-indirmek-icin-tiklayiniz.pdf), ödeme türü, proje bilgileri, talep edilen tutar ve banka hesabı gibi alanları gösterir. Örnek form ara ödeme için teknik ve mali ara raporu ekler arasında sayar. Finans sorumlusu tutarı ve hesabı sözleşme ekindeki mali bilgi formuyla karşılaştırsın. Proje sorumlusu da talebi destekleyen rapordaki dönemi ve faaliyetleri doğrulasın. Son sürümü kurumunuzun yetkili imza düzenine göre iletin.

Gönderdiğiniz rapor, ek listesi ve teslim kaydını birlikte saklayın. Ajans bir gider için açıklama isterse cevapta rapor satırını ve ilgili ekin numarasını belirtin. Düzeltilmiş rapor hazırladığınızda tutarın, belgenin veya açıklamanın hangisinin değiştiğini kaydedin. Böylece bir sonraki dönemde önceki raporun son kabul edilen sürümü üzerinden ilerleyebilirsiniz.

Hibe Raporu ekibiyle proje belgelerinizi ve ödeme dosyanızdaki eksikleri değerlendirebilirsiniz. Belgelerim alanına erişmek için giriş gerekir. Uygunluk analizi hizmetinin kapsamı herkese açıktır. [Belgelerim alanına giriş](https://hiberaporu.com/panel?alan=hibe#hibe/belgeler) · [Uygunluk analizi hizmeti](https://hiberaporu.com/hizmetler/#uygunluk-analizi)